Учет договоров на базе «1С»

Платформа «1С: Предприятие» на сегодня является удобным программным обеспечением для автоматизации не только финансовых задач, но и задач автоматизации бизнес-процессов и автоматизации документооборота.

Важным функциональным направлением «1С» является автоматизация учета договоров. Как таковые договоры присутствуют практически во всех конфигурациях и решениях на базе «1С». Но в них они всего лишь ссылки на договора, содержащие небольшой объем дополнительной информации и реквизитов.

Для построения эффективной системы учета договоров необходима специализированная подсистема автоматизации договорной деятельности. Можно приобрести такую систему и отдельно, но мы рекомендуем использовать интегрированную в систему документооборота подсистему учета договоров. Например, программный продукт СЭД «Наш документооборот 3.0»  содержит средства для автоматизации этой деятельности.

Автоматизация согласования договора Программный продукт ориентирован на учет и контроль движения корпоративных документов, а также на автоматизацию бизнес-процессов предприятия.

Сочетая возможности продукта по автоматизации бизнес-процессов и его механизмы учета и доступа к корпоративным документам можно построить высокоэффективную систему, в которой будут полностью автоматизирован следующий важнейший функционал:

  • Оперативное согласование текстов договоров между различными сотрудниками
  • Автоматическое формирование задач пользователям, связанным с исполнением договоров
  • Автоматический контроль сроков окончания действия договоров и выдача заданий ответственным лицам, связанных с продлением или регламентным закрытием таких договоров, а также учет закрытых договоров

Маршруты согласования договоров могут быть построены с помощью визуального редактора бизнес-процессов. Сложность таких маршрутов зависит только от потребностей предприятия, некоторые предприятия могут ограничиться простым бизнес-процессом, проходящим всего по нескольким сотрудникам, другим же предприятиям необходимы сложные бизнес-процессы, включающие в себя вложенные процессы согласования другими департаментами. Автоматическое прохождение согласуемого договора по всем этим маршрутом можно автоматизировать с помощью удобного и функционального редактора бизнес-процессов, входящего в комплект поставки СЭД «Наш документооборот 3.0».

Учет договоров в 1С

На рисунке выше приведен бизнес-процесс согласования договора, в котором используется пять вложенных бизнес-процессов (отмечены на рисунке синим цветом). При запуске на исполнение основного процесса он, в соответствующие моменты будет запускать другие, подчиненные бизнес-процессы, например отдельные бизнес-процессы согласования договора в определенном подразделении предприятия. Запускаемый подчиненный бизнес-процесс может быть как простым, так и достаточно обширным и сложным. После его выполнения, основной бизнес-процесс снова получит управление и передаст процесс согласования другому подразделению, в которому также будет запущен процесс, проводящий согласование договора в этом подразделении. Такая автоматизция процесса и декомпозиция его на разные уровни повышает эффективность проектирования и мониторинга учета договоров на предприятии.

Сам бизнес-процесс согласования договоров может входить в другие бизнес-процессы, например, на рисунке ниже показан пример обработки поступившей заявки на изделие. В нужный момент, когда от клиента получено принципиальное согласие на заключение договора бизнес-процесс автоматически переходит к запуску подпроцесса согласования договора.

Автоматизация договоров

Автоматизация учета договоров на платформе 1С позволяет также следить за движением денежных средств и отслеживать оборот финансовых потоков, что позволяет финансовой службе оценивать показатели, прогнозировать результаты и производить корректировку показателей в будущем. На базе автоматизированной системы с применением платформ ы «1С»  сотрудники предприятия могут с легкостью вести большой объем договоров.

Программа позволяет указать вид и тип договора, указать стадию, на которой в данный момент находится договор, уточнить сроки договора и размер платежа по нему, указать список лиц, ответственных за исполнение условий договора. Благодаря возможности заранее подготовить шаблоны и бланки договоров, создать новый договор будет очень легко и быстро.  Данные шаблоны будут автоматически заполнены информацией (контактными данными, банковскими реквизитами и прочее) выбранного клиента.

Учет договоров в 1С позволяет оперативно произвести согласование договора. В зависимости от вида договора, важности клиента и других заданных параметров система сама выберет необходимый маршрут согласования договора. В ходе прохождения договора по выбранному маршруту система сама будет создавать необходимые задачи пользователям, отправлять уведомления инициаторам  согласования и выполнять другие заданные на этапе автоматизации данного процесса действия. После завершения согласования уведомление будет оперативно отправлено инициатору.

Автоматизация учета договоров позволяет существенно сэкономить время на работу как с простыми договорами, требующими только быстрой подготовки по шаблонам, так и существенно сэкономить время на автоматизации сложных и часто запутанных маршрутов согласования договоров на предприятиях.

Смотрите также: