Примеры автоматизации документооборота и бизнес-процессов

На этой странице приведены некоторые задачи автоматизации предприятия, которые могут быть решены с помощью системы документооборота СЭД «Корпоративный документооборот». Данные задачи приведены для примера, реальный круг задач, решаемых системой документооборота на каждом конкретном предприятии, может быть значительно шире.

Задача 1. Организовать взаимодействие пользователей с целью подтверждения факта ознакомления с документом предприятия. По окончанию ознакомления пользователь должен сохранить в системе, с привязкой к нормативному документу, скан-копию листа ознакомления. Уведомлять пользователя о необходимости выполнить ознакомление. Предоставлять пользователю права на документ в соответствии с его ролью в процессе.

Решение: В данном случае также рекомендуется воспользоваться возможностями подсистемы «Корпоративные процессы» так как в ней уже есть бизнес-процесс «Ознакомление». В процессе «Ознакомление» как раз существует возможность автоматически создавать задачи для исполнителей, а также рассылать уведомления пользователям по данному процессу. В системе есть ряд других процессов, все они уже загружены в демонстрационную базу данных. Ознакомиться с ними можно и здесь

Задача 2. Организовать автоматический прием, учет и хранение отсканированных документов

Решение: Система СЭД «Корпоративный документооборот» уже содержит средства автоматического импорта данных из файловых каталогов и электронной почты. В случае необходимости получения большого количества отсканированных документов можно организовать автоматический импорт из файлового каталога в который данные документы сохраняются потоковым сканером, факсом или другим устройством. При обнаружении нового файла в таком каталоге система автоматически выполнит его загрузку в базу данных и создаст на его основе корпоративный документ с заполненными по шаблону реквизитами. В документе будут указаны предопределенные данные о его физическом месте хранения, принадлежности к организациям и прочие. Кроме того, система после импорта документа может автоматически инициировать запуск нужного бизнес-процесса, а также выслать уведомления заинтересованным лицам об импорте документа. По аналогии можно организовать импорт сканов документов и из электронной почты, подробнее описано на этой странице сайта

Задача 3. Организовать структурированное хранение документов. Структура предполагает выделение видов документов: Нормативные и Протоколы комитетов (предполагается расширение списка в будущем) и их категорий. При построении структуры документов учитывается номенклатура разделов и управленческая структура предприятия.

Решение: Для организации такого хранения информации можно использовать встроенный механизм «Корпоративные папки». Документы могут быть размещены в этих корпоративных папках, а доступ к ним организован через «Навигатор». В «Навигаторе» существует возможность быстро переключаться между различными режимами отображения информации. Подробное описание и примеры организации хранения документов приведены здесь

Задача 4. Каждый документ хранит в себе перечень файлов. Для каждого файла хранится история его версий, с отметкой об утверждении на комитете. Существует возможность отметить что файл Архивный и скрыть отображение архивных файлов. Список файлов в документе структурирован по типам файлов (исходные файлы, информационные материалы и т.д.).

Решение: При работе с файлами поддерживается ведение версий файлов. Соответственно все изменения в версиях будут автоматически сохраняться. В корпоративном документе можно организовать хранение нескольких файлов, в таком случае становится доступным передача таких документов с файлами по маршрутам бизнес-процессов, установка различных реквизитов и отметок в документах, связанных с прохождением файлов.

Задача 5. Организовать взаимодействие пользователей с целью создания нового или переработки существующего нормативного документа по определенному алгоритму. В ходе разработки используются этапы: Разработка документа, Предварительное согласование, Согласование с участниками, Утверждение. Задать ответственных на этапах работ и срок выполнения. Контролировать превышение срока выполнения. Обеспечивать удобное и продуктивное взаимодействие пользователя с системой при выполнении задачи согласно этапу работ. Уведомлять пользователя о необходимости выполнения работ в процессе. Предоставлять пользователю права на документ в соответствии с его ролью.

Решение: В таком случае необходимо воспользоваться подсистемой «Корпоративные процессы» и создать в ней отдельный вид бизнес-процесса, который будет управлять прохождением указанных выше этапов и назначать ответственных сотрудников. В СЭД «Корпоративный документооборот» существует удобный визуальный редактор бизнес-процессов в котором можно строить бизнес-процессы практически любой сложности (в том числе использовать вложенные бизнес-процессы). Подробнее о проектировании маршрутов бизнес-процессов можно прочитать на этой странице сайта

Задача 6. Организовать интеграцию с бухгалтерской базой данных («1С:Бухгалтерия»)

Решение: Для доступа к электронным документам бухгалтерской базы данных можно использовать уже встроенные механизмы интеграции СЭД «Корпоративный документооборот». При использовании данного механизма, пользователи получают доступ к документам другой (бухгалтерской) базы данных в основном окне системы документооборота. Пользователям не требуется запуск отдельного сеанса работы с бухгалтерскими данными. Кроме того, документы (а также другие объекты) из бухгалтерской базы могут быть легко подключены к бизнес-процессам в СЭД «Корпоративный документооборот». Таким образом, становится возможным быстрый запуск документа из бухгалтерской базы на согласование или выполнение других действий в подсистеме «Корпоративные процессы». Пользователи, получившие задачи, с помощью одного клика могут открыть бухгалтерский документ (например, счет на оплату поставщику), при этом выполнять отдельный вход в бухгалтерскую базу не требуется. Подробнее об интеграции 
Пример интеграции

Задача 7. Разграничивать доступ пользователей к системе и к документам. Доступ к документам предоставлять на определенную ветку структуры или на конкретный документ.

Решение: Для разграничения прав доступа используется встроенный механизм, который позволяет настраивать профили групп доступа, группы доступа и другие объекты. Существует разделение доступа по корпоративным папкам, проектам, организациям, видам документов, грифам доступа. Подробнее настройке прав доступа

Существует большое множество и других задач, которые может решать система электронного документооборота «Корпоративный документооборот».

Кроме того, система электронного документооборота СЭД «Корпоративный документооборот» является универсальным решением и имеет полностью открытый программный код с помощью которого функционал программы может быть значительно расширен и изменен.