Правильный подход к автоматизации

Перед тем как начать говорить об автоматизации, нужно решить для себя — нужна ли автоматизация того или иного участка работы вообще.

В современном мире, в котором мы сегодня живем очень тяжело представить свою жизнь без компьютера. Многие предприятия, как государственные, так и частные, уже не могут на сегодняшний день обходиться без них. Но в этой статье речь больше пойдёт не о самих компьютерах, а о программном обеспечении для автоматизации хозяйственной деятельности.

Часто руководство ставит перед собой задачу оптимизировать внутренний документооборот на предприятии. Такое решение всегда сначала вызывает восторг у подчинённых. Но восторг очень быстро проходит, когда наступает сам процесс внедрения.
Поэтому, чтоб руководителям было легче разобраться в выборе программного обеспечения и фирмы, которая будет внедрять программный продукт – написана данная статья.

Правило первое — не берите лишнего, берите только то, что нужно Вам.

Очень редко встречаются грамотные руководители, которые разбираются в выборе программного обеспечения. Часто руководители стремятся не отставать от современных технологий и пытаются внедрить на своём предприятии всё, что только им может повстречаться на пути. Стоит понимать, что программ на сегодняшний день очень большое количество с очень большой фунциональностью. Поэтому нужно подобрать то, что Вам оптимально подходит.

Помните, если Вы услышали, от друзей, знакомых, что они пользуются программой, которая, очень хорошая и работаем, как часы, и они очень довольны, то это ещё не значит, что эта программа также хорошо будет работать у Вас. Бывали случаи, когда сотрудники порекомендовали одному производственному предприятию программу для бухгалтерии. А когда на втором началось внедрение, то выяснилось, что программа по своей функциональности для него слабенькая и не может потянуть его специфику.

Правило второе – прислушивайтесь к мнению своих подчинённых.

Есть ещё одно мнение, что хороший руководитель всегда должен прислушиваться к мнению своих подчинённых. Поэтому перед тем как начать автоматизацию процессов на предприятии – спросите их мнение, что они думают по этому поводу. Ведь часть задач по внедрению упадёт на их плечи. Им придется вносить первичные данные и проходить обучение по работе с новым программным продуктом. Далеко не все люди согласны пойти на это. Это нужно учесть, так как очень тяжело научить работе того человека, который учиться не хочет. Оплата за обучение часто идёт почасовая, и фирмам, которые проводят его — всё равно остались ли знания в голове у вашего сотрудника или нет. Они получают деньги за отработанное время. Да и вообще лучше посоветоваться с сотрудниками – возможно, они сами посоветуют вам какой – либо программный продукт с которым они работали раньше.

Правило третье – разберитесь с функционалом программы.

Этот пункт является очень важным, поскольку тут Вам придется разобраться по сути, что может программный продукт и сможет ли он вообще решить ваши задачи. Не бойтесь советоваться с подчинёнными о тех или иных функциях программы, спрашивайте обо всех словах, значения, которых Вы не знаете. Ведь руководитель тоже человек и всё знать не может. Лучше всего в такой ситуации взять у поставщика распечатку функциональных возможностей программы и пойти с такой распечаткой к бухгалтеру, если это автоматизация бухучёта. Нужно также смотреть, чтоб программа была адаптирована под требования законодательства (особенно это касается бланков (шаблонов) документов), а также поддержка форматов по выгрузке файлов. Например многие отчёты в налоговую инспекцию сдаются в в электронном транспортном файле формата XML или DBF. Следует проследить, чтоб программа выгружала файлы в таком формате.

Правило четвёртое – разберитесь с ценами и запланируйте бюджет на внедрение.

Сегодня на рынке очень много программ, и цены на них сравнительно не маленькие. Часто покупая программное обеспечение, покупатель платит за базовою программу и за каждое рабочее место (т.е. за каждый компьютер) Поэтому не стоит удивляться, когда цена которая стоит в прайсе возрастёт в несколько раз. Очень важно понимать, что Вы покупаете не саму программу, а право использование программы (лицензия) без права передачи ёё третьему лицу. Лицензия, как правило, действует один год, после этого Вам за поддержку придется выложить ещё 20 – 30% от стоимости программы, чтоб продлить лицензию. Программы бывают разного типа. Поэтому самый лёгкий вариант, когда Вы не проплатили лицензию – это только то, что обслуживающая фирма перестанет Вас обслуживать и Вы останетесь сами со своими проблемами, но зато со всеми Вашими данными. Но есть и программы, которые просто автоматически блокируются и Вы не сможете, в неё зайти пока не проплатите деньги за лицензию, а Вам придется это сделать, так как в программе (в базе) находятся все Ваши первичные данные. Но есть программы, схема лицензирования которых не требует ежегодного продления и дополнительных оплат. Одна из них СЭД «Наш документооборот 3.0».

Правило пятое – обслуживание программы.

На протяжении периода использования программного обеспечения будут сбои, или моменты, когда Ваши сотрудники не будут знать, как поступить в сложившейся ситуации. Нужно узнать – это есть ли у фирмы канал связи с технической поддержкой. Ведь много вопросов можно решить просто написав письмо, а в ответ вы должны получить описание возможных путей решения вашей проблемы (такая консультация должна быть бесплатной). Очень хорошо, если фирма предоставляет услугу по прикреплению за вашей организацией одного специалиста, который ведёт вас и обслуживает. В этом есть большой плюс. Человек, который изначально делал настройку Вашей базы данных лучше и быстрее разбирается в ней и намного качественней решит все проблемы.

Моё мнение об автоматизации хозяйственной деятельности – это то, что она должна упрощать и ускорять работу предприятия. Если Вы ставите систему, только потому, что б не отставать от современных технологий, а Ваши подчинённые сидят на работе из – за этого дольше на работе чем когда не было программного обеспечения, то зачем такая система вообще. В такой ситуации стоит задуматься над самой системой стоит ли дальше продолжать использовать ее, или же задуматься над дополнительным обучением персонала. Не мучайте Ваших подчинённых, они должны решать свои задачи на предприятии, а не думать о том, почему не работает система.

© 2013. Статья принадлежит разработчикам программы, перепечатка и копирование разрешается с обязательным указанием прямой ссылки на сайт https://www.документооборот.net

Об основных возможностях системы электронного документооборота на базе 1С 8.2 можно узнать здесь

Смотрите также: