Внедрение документооборота на базе «1С:Предприятие»

Сегодня потребность в автоматизации документооборота и бизнес-процессов быстро растет не только у крупных предприятий и холдингов, но и у малых и средних компаний.  Сектор электронного документооборота на сегодняшний день является одним из самых динамично развивающихся секторов на рынке программного обеспечения России, а также стран СНГ.

Рост рынка должен продолжиться и в ближайшие несколько лет. Запрос на автоматизацию документооборота есть как у частных компаний, так и у государственных предприятий.

Автоматизация документооборота не является простой задачей, решение данной задачи требует усилий и инвестиций в программное обеспечение. Одной из самых перспективных и гибких платформ для автоматизации документооборота является платформа . Платформа позволяет автоматизировать бизнес-процессы и документооборот как в малых предприятиях, так и в территориально распределенных холдингах.

Решения, которые разработаны на данной платформе, могут использоваться как в настольном режиме, так и работать в веб-браузерах и быть доступными из любой части мира, где есть сеть интернет. Использование единой платформы приводит к снижению затрат на программное обеспечение. Одни и те же клиентские лицензии 1С могу использоваться одновременно для автоматизации различных учетных задач предприятия.

Лицензии «1С» являются универсальными и подходят, например, и для ведения управленческого учета и для построения системы электронного документооборота. Конечно, программные решения в этих случаях используются разные, но использование общей платформ позволяет сэкономить на лицензиях 1С, что особенно важно для небольших и средних предприятий.

Внедрение документооборота на 1С

Автоматизация бизнес-процессов и документооборота – это одна из важнейших задач, которую необходимо решить для создания эффективной информационной системы современного предприятия. Наша компания предлагает использовать в качестве решения для автоматизации документооборота на базе 1С разработанный нашими специалистами продукт – Систему электронного документооборота «Наш документооборот 3.0».

СЭД «Наш документооборот 3.0» — это коробочный продукт, позволяющий автоматизировать документооборот и бизнес-процессы предприятия, продукт работает на платформе «1С».

Далее рассмотрим предпосылки к внедрению системы электронного документооборота.В России электронное управление документами, как и другие средства автоматизации учета долгое время были не очень эффективными, рынок делового программного обеспечения пока достаточно молодой. В 90-х годах прошлого века компьютеры в России использовались больше как печатные машинки, чем как инструменты управления предприятием. Всё это, конечно, накладывает свой отпечаток на процессы внедрения электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов.

Автоматизация делопроизводства без изменения сложившихся за два десятилетия механизмов работы с информацией и документами не всегда бывает эффективной. Для всего предприятия в целом конечно было бы эффективно снизить затраты времени на обработку документов, на их поиск и передачу нужным сотрудникам, но часто сотрудники привыкли распечатывать и передавать документы из рук в руки и для них внедрение электронного документооборота становится не очень приятным событием. Отсутствие системного подхода к автоматизации бизнес-процессов такого предприятия может привести к обратному эффекту и усилить неразбериху и хаос, связанный с оборотом документов.

Автоматизация делопроизвдоства на 1С

Поиск нужных документов по разным оценкам приводит примерно к 30% перемещений сотрудников между кабинетами офиса. Если просуммировать время перемещения и перевести его в рабочие часы, то получится, что простое хождение из кабинета в кабинет за нужной бумагой занимает примерно один полный рабочий  месяц в год.

Потери бумажных документов могут легко преодолеть планку в 10..15 процентов от общего числа. Согласитесь, потерять даже 10% важной информации это не очень приятно.
Очень значительное количество рабочего времени, у многих сотрудников более половины уходит на согласование документов. При этом сам процесс согласования может занимать минуты, но поиск нужного сотрудника, передача ему документа, затем возврат за согласованным документом отнимает очень много времени. И это время, как и деньги предприятия, уже не вернуть.

Бумажный документооборот приводит не только к потерям рабочего времени и важных документов, такой документооборот может привести и к более серьезным последствиям, например, к тому, что часть поставленных задач будет спокойно игнорироваться сотрудниками, другие будут решать очень медленно. Решение этих проблем возможность только при автоматизации электронного документооборота и оптимизации бизнес-процессов предприятия.

Автоматизация системы учета документов потребует инвестиций в программное обеспечение и почти всегда в услуги по его внедрению. Тем не менее, уже существует просто огромное количество успешного опыта внедрений таких программ.  Чем раньше предприятие начинает процесс автоматизации, тем проще, быстрее и дешевле он проходит.

Обычно затраты на внедрение системы окупаются за срок от 3 до 12 месяцев. Срок может быть и меньше и больше, в зависимости от текущего положения дел на предприятия, а также от общего уровня владения современным программным обеспечение сотрудниками предприятия.

Большое преимущество в автоматизации документооборота имеют программы на базе уже знакомых пользователю платформ, на данный день наиболее распространенной платформой для автоматизации учета является . Общие принципы работы всех решений на базе 1С одинаковы – пользователи работают со справочниками, документами и отчетами, имеющими привычный вид и знакомое поведение.

Наша компания имеет большой опыт выполнения проектов по внедрению систем документооборота. Кроме того мы являемся непосредственными разработчиками популярной системы документооборота СЭД «Наш документооборот 3.0». На нашем сайте можно найти подробное описание этой системы, платформы 1С и примеров внедрений.

Смотрите также: