Наш документооборот
Внимание! СЭД "Корпоративный документооборот" заменен на новый продукт СЭД "Наш документооборот" оптимизированный и переписанный "с нуля".
Описание на этой странице потеряло актуальность.
Прочие возможности системы
- В программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональным сведениям о физических лицах.
- Внутренние документы хранятся в структуре папок, которая используется для упорядочивания документов и ограничения прав доступа к ним.
Поддержка бумажного документооборота
Ведение номенклатуры дел
В соответствии с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации в программе настраивается номенклатура дел, которая в дальнейшем используется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документов. Каждое дело (том) символизирует собой бумажную папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. Если дело закрыто, то программа запрещает списание в него документов.
Для каждого дела (тома) заводится карточка, в которой можно указать индекс, категорию, срок хранения, перечень номеров статей, отметки ЭПК.
Номенклатура дел утверждается руководителем организации и ведется сотрудником, ответственным за нормативно-справочную информацию.
Текущая номенклатура дел может быть автоматически перенесена на следующий год.
Печать и сканирование
Номенклатура дел может быть выведена на печать в общепринятом формате. Подготовленный бумажный документ заверяется подписью руководителя и печатью организации.
Программа позволяет вывести на печать также различные делопроизводственные бланки, необходимые для поддержки бумажного делопроизводства, например:
- Обложку дела
- Внутреннюю опись дела
- Лист-заверитель дела
- Карту-заместитель дела
При печати некоторых бланков возможен вывод наименования предприятия и ФИО ответственных лиц, например, руководителя предприятия, руководителя службы ДОУ (документационное обеспечение управления) и т.д.
Любой бумажный документ может быть отсканирован и загружен в информационную базу со сканера любого типа, поддерживающего интерфейс TWAIN. По окончании процесса сканирования будет автоматически создана электронная копия документа (файл). На основании этого файла можно создать внутренний документ для списания в дело.
При необходимости в карточке документа можно указать сведения о составе его бумажной версии:
- количество листов
- количество приложений
- количество листов в приложениях
Журнал передачи
Для каждого входящего, исходящего или внутреннего документа заводится карточка. Из карточки документа доступен журнал передачи. Журнал содержит записи о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам, а также о возврате переданных документов. Ведется сотрудником, ответственным за делопроизводство.
С помощью данных журнала передачи по документам, находящимся у сотрудников, можно подготовить и распечатать отчет.
Другим продуктом на платформе «1С:Предприятие 8.3» для автоматизации документооборота и бизнес-процессов является СЭД «Корпоративный документооборот». Подробнее о работе с документами в нём.
