Программа СЭД «Наш документооборот» имеет широкие средства учета и работы с документами предприятия. Все документы предприятия, кроме архивных, находятся в разделе «Документы». Раздел «Документы» является одним из основных разделов программы, т.к. электронный документ является основным носителем информации.
Выбрав пункт «Наши документы» вы можете увидеть список документов программы. В списке можно сгруппировать документы по виду, важности или дате.
В левой части формы списка (мы также называем его «Навигатор») можно включить отображение папок. Папки могут быть сформированы по контрагентам, собственным организациям, категориям, местам хранения и прочим элементам программы. Выбор такой папки показывает те документы, которые «принадлежать» выбранной папке, например, выбрав в левом списке контрагента ООО «Стройтех» мы увидим все документы, которые относятся к этому контрагенту.
Важная особенность СЭД «Наш документооборот» − возможность настраивать форму документа в зависимости от его вида.
В настройках СЭД «Наш документооборот» можно достаточно просто создать список видов документов (например, договоры, входящие, внутренние и т.д.). Использование видов документов позволяет значительно повысить эффективность работы пользователей – для каждого вида можно настроить свой набор реквизитов, переименовать или скрыть поля или закладки документов. При работе с электронным документом определенного вида пользователь видит оптимизированную форму документа, содержащую только необходимый набор реквизитов.
Для быстрого создания новых документов можно использовать шаблоны документов. В форме шаблона документа можно указать его вид, место хранения, а также другие параметры. Пользователь одним кликом может создать предварительно заполненный по шаблону электронный документ. Использование такой «заготовки» (шаблона) значительно снижает количество ошибок при вводе новых документов в программу.
Смотрите также:
