На тему информационных технологий можно много и долго говорить. В наше время они просто незаменимы и играют очень важную роль в современном обществе. Именно они позволили автоматизировать многие процессы в различных сферах и направлениях. Одной из таких сфер явилось образование, ведь именно оно требует правильной организации работы библиотек. Все мы знаем о том, что человек, владеющий информацией, владеет миром. Уровень развития общества находится в прямой зависимости от разнообразия и богатства источников в различных учреждениях.
Возможности современной библиотеки во много раз увеличиваются при наличии автоматизированного документооборота. Но также стоит отметить, что просто наличия современных технологий недостаточно, к ним еще нужен научный подход.
Автоматизация документооборота в библиотеках не делается в один день — это долгий поэтапный процесс. Уже сегодня существует огромное количество различных систем автоматизаций, которые разработаны не только отечественными, но и зарубежными производителями. Учитывая, что нужно знать уровень владения системой конечного пользователя и технические возможности оборудования, внедряться автоматические системы должны только специалистами в этой области. Только они смогут подготовить стратегический план и разработать организацию всего подхода.
Автоматизация документооборота в библиотеках подразумевает осуществление трех этапов:
- внедрение программы электронного документооборота
- внедрение программы «электронный каталог библиотеки»
- создание единого информационного пространства ресурсов библиотек.
Не для кого ни секрет, что автоматизация необходима, чтобы обеспечивать управление, распространение и контроль над документами в компьютерной «паутине».
Формирование дел, прием документации, регистрация, рассылка, хранение документов, справочная работа и многое другое называется документооборотом. Проще говоря, это — движение документации от начального до конечного этапа. Что касается документооборота в библиотеках, то здесь необходимо внедрение электронной системы движения документов от библиотекаря к конечному пользователю. Но важно понимать, что, при этом должен быть организован тщательный контроль за исполнением этого документа.
Автоматизация в библиотеках очень выручает регионы, которые находятся в труднодоступных или слишком удаленных местах. В таких случаях информацию сложно проанализировать и обработать в связи с ее недоступностью. Но благодаря системе электронного обмена данными эта проблема будет решена.
Можно перечислить все плюсы внедрения системы автоматизации документооборота в библиотеках.
- прежде всего, отчетные данные библиотечной системы будут предоставляться в единой форме
- все сотрудники библиотек будут непрерывно обеспечиваться необходимой информацией
- все документы будут обеспечены определенными формами отчетности
- предоставляется надежная охрана всей документации на сервере
- происходит мгновенное уведомление об изменениях в законодательствах
- служебные поручения будут находиться под постоянным контролем
- на базе веб-портала будут создны условия для ознакомления потенциального потребителя с информационными ресурсами той или иной сферы
Благодаря внедрению такой системы, появляется множество преимуществ:
- фиксируются выданные поручения, повышается дисциплина и исполнительность сотрудников
- благодаря перемещению документов в электронном виде повышается скорость документооборота
- сокращается время для поиска нужных документов
- невозможно потерять оригинал, когда работа идет по электронным копиям
- проще оценить работу персонала, т.к. все действия фиксируются в самой системе
- появляется возможность быстрого обучения, легче взаимозаменять сотрудников
- повышается уровень культуры в организации
Таким образом, автоматизация документооборота в библиотеках сегодня становится не просто средством оптимизации внутренних процессов, а в условиях современного информационного общества — насущной необходимостью.
На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:
- СЭД «Корпоративный документооборот»
- 1С:Документооборот Корп
- Аналитика: Документооборот
- 1С:Корпоративный документооборот
Возможности некоторых программных продуктов подробно описаны на этом сайте.
Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота
На нашем сайте вы можете найти видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования..
Видео-ролики будут полезны рукводителям предприятия, специалистам, консультанатам и всем интересующимся новыми технологиями.
