Деятельность агентств недвижимости является предпринимательской деятельностью, а поэтому она, как и другие виды предпринимательства, сопряжена с оборотом документов.
Конъюнктура рынка на сегодняшний день такова, что для успешного осуществления предпринимательской деятельности необходима полная автоматизация документооборота на всех направлениях работы. Поэтому вопрос об использовании электронного документооборота, сегодня является очень актуальным.
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в агентствах недвижимости даст возможность уменьшить расходы, повысить результативность деятельности, построить работу по принципу ориентации на потребителя предоставляемых услуг, тем самым перейти на новый уровень обслуживания клиентов. Наибольшего эффекта от такого мероприятия можно достичь только при условии построения всей деятельности организации на основе автоматизированных систем.
Автоматизация работы агентства недвижимости позволит решать ряд конкретных задач. Среди них особое место занимает организация обработки и хранения конкретных предложений на рынке недвижимого имущества, а также их систематизация и структуризация. Эффективное решение данной задачи позволяет достичь всех целей, на которые направлено использование автоматизированного документооборота в работе организации.
Использование системы в агентствах недвижимости помимо этого позволит решить следующие задачи:
1. Организация учёта договоров по объектам недвижимого имущества
2. Организация учёта договоров, заключенных на поиск недвижимости
3. Организация учёта договоров аренды объектов недвижимого имущества
4. Организация учёта договоров, которые сопровождают другие направления работы агентства
5. Систематизация информации о договорах, о стадиях на которых они находятся, о результатах работы по ним
Благодаря электронным системами, агентства недвижимости смогут работать по направлениям, описанным ниже.
1. Разработка проекта договора по шаблону
После того, как определен вид договора, который будет заключаться с клиентом, можно будет выбрать его из установленного списка, затем внести всю необходимую информацию, которая касается реквизитов сторон, даты, объектов недвижимости, в поля электронной программы. Она обработает данные и выдаст готовый проект договора. Такой подход позволит всем сотрудникам, даже тем, у кого нет опыта, используя стандартную схему, полностью подготовить договор, а также необходимые приложения к нему. После чего останется только его распечатать.
2. Присвоение учетных данных заключаемому договору
Система автоматически присвоит учетный номер каждому договору, затем сотрудник, который занимается обслуживанием системы, устанавит договору его статус. Заключенный договор разместится в общей электронной базе, доступ к нему будет определен его статусом. Если у агентства есть несколько офисов, все договоры, которые заключены в разных офисах, будут видны руководителю через общую электронную сеть. Данная функция позволит проводить анализ договоров, знакомиться с ними, делать выводы о результатах их исполнения в любой момент времени.
3. Перемещение и движение договора внутри агентства
По мере того, как выполняются различные работы, предоставляются услуги, которые предусмотрены договором, его статус может быть изменен, доступ к нему может быть ограничен. После полного исполнения договор будет автоматически направлен системой для хранения в архив, а информация о клиентах помещена в электронную базу данных.
Такая система автоматизации документооборота в агентствах недвижимости позволит определить документы, которые необходимы для регулирования конкретных видов отношений, а затем по шаблону их заполнять, не тратя время на определение вида документа. Для руководителей всегда будет доступна информация о состоянии заключенных договоров, проводимой работе в агентстве, а также он может осуществлять управление и контроль деятельности в режиме реального времени.
Таким образом, внедрение системы автоматизации документооборота даст возможность автоматизировать всю работу агентства, уменьшить расходы, повысить эффективность работы, а также позволит осуществлять управление и контроль за деятельностью работников, анализировать результаты. Поэтому использование электронного оборота документов станет залогом успеха в современных условиях жесткой конкуренции.
Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота
На этом сайте вы можете посмотреть видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования.
Видео-ролики будут полезны различным пользователям, специалистам, консультанатам, рукводителям предприятий и всем, кто интересуется новыми технологиями.
