Реализация реформы пенсионного обеспечения потребовала от Пенсионных фондов ведения огромных баз данных будущих пенсионеров. Помимо граждан, участвующих в системе пенсионного страхования, стало необходимо вести не меньшую базу данных всех юридических лиц, осуществляющих отчисления в ПФ РФ. При всем при этом расчеты и начисления пенсий на счета пенсионеров и застрахованных лиц должны осуществляться в реальном времени.
Ежегодно пенсионный фонд (любой формы собственности, в том числе негосударственный пенсионный фонд) должен информировать о размере произведенных отчислений. В связи с этим современные системы автоматизации документооборота в пенсионных фондах просто необходимы, т.к. обработка такого огромного количество различных документов от страхователей и от страховщиков «в ручную» задача непосильная.
Внедрение автоматизации документооборота позволит:
- Вести эффективную работу в области пенсионного обеспечения и обслуживания работников, предприятий-страховщиков и просто жителей муниципальных образований каждого региона
- Оперативно оформлять все необходимые документы и ускоренно проводить прием на работу новых сотрудников
- Планировать и координировать работу любого сотрудника и следить за своевременным исполнением договоров
- Готовить документацию всех видов, в т.ч. распорядительные и организационные документы
- Вводить единую форму отчетности, утвержденную ПФР. Это позволит свести к минимуму количество различных технических ошибок
- Получать электронный отчет о результатах отправки и приема документации
- Создавать электронный архив всего пенсионного фонда, что позволяет ускорить процесс поиска требуемых документов
- Сэкономить время на получение информации о новых формах отчетности или их изменениях
Таким образом, автоматизация документооборота в пенсионных фондах предоставляет следующие преимущества:
- Скорость и комфорт. Независимо от расстояния и времени суток, индивидуальные сведенья и документация могут быть отправлены по необходимому маршруту. В таком случае нет необходимости персонального присутствия при первичной подаче документов, либо же при исправлении ошибок
- Экономия средств на расходы. Любые документы могут сдаваться как в электронном виде, так и подписываться электронно-цифровой подписью
- Легкость интеграции. Если на предприятии уже существует какое-либо приложение с автоматизированным документооборотом, к нему с легкостью интегрируется электронный документооборот, предназначенный для пенсионного фонда
- Экономичность рабочих часов руководителя. При внедренной автоматизации пропадает необходимость подписывать документы, которые были направлены в пенсионный фонд, личной подписью
- Увеличение скорости обработки информации
Следовательно, автоматизация документооборота является необходимой системой для пенсионных фондов, т.к. позволит решить большую часть проблем, которые возникают в работе с индивидуальными сведеньями и отчетами.
На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:
- СЭД «Корпоративный документооборот»
- 1С:Корпоративный документооборот
- 1С:Документооборот Корп
- Аналитика: Документооборот
Возможности программ подробно описаны на этом сайте.
Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота
На этом сайте вы можете посмотреть видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования.
Видео-ролики будут полезны различным пользователям, специалистам, консультанатам, рукводителям предприятий и всем, кто интересуется новыми технологиями.
