Система СЭД «Корпоративный документооборот» содержит встроенные средства автоматизации бизнес-проессов предприятия. В системе есть механизмы проектирования и запуска корпоративных бизнес-процессов. Автоматизация бизнес-процессов предприятия осуществляется с помощью создания новых видов или изменения уже существующих видов. Проектирование видов бизнес-процессов не требует знания языков программирования и не требует внесения каких-либо изменений в режиме «1С:Конфигуратор». Проектирование бизнес-процессов может выполнять консультант, руководитель подразделения, руководитель предприятия или другие сотрудники (имеющие соответствующие права доступа) в обычном режиме «1С:Предприятие».
Запуск корпоративных бизнес-процессов на исполнение осуществляется с помощью создания экземпляров видов бизнес-процессов. Таким образом, для создания и отправки на исполнение корпоративного бизнес-процесса нужно предварительно разработать его вид, который будет использоваться как шаблон для всех создаваемых экземпляров корпоративного процесса.
В этом разделе мы рассмотрим проектирование бизнес-процессов через создание и изменение элементов специального справочника «Виды бизнес-процессов». Виды бизнес-процессов располагаются в подсистеме «Корпоративные процессы» системы документооборота СЭД «Корпоративный документооборот».
Каждый вид бизнес-процесса представляет собой отдельный набор следующих объектов системы:
1. Схема маршрута бизнес-процесса. Схема визуально определяет путь прохождения бизнес-процесса от точки старта до точки завершения. В схему бизнес-процесса могут включаться точки выбора дальнейшего маршрута по определенным условиям, могут включаться точки обработки данных, а также точки выполнения действий. В точках выполнения действий непосредственно создаются задания для сотрудников предприятия. Схема бизнес-процесса также может включать в себя обращение к другим видам бизнес-процессов через создание соответствующих подпроцессов и передачи в них нужных данных.
2. Список исполнителей заданий бизнес-процессов. Список исполнителей может быть определен как для всего бизнес-процесса в целом, так и для каждой его точки действия. Список исполнителей может включать в себя как конкретных исполнителей (сотрудников предприятия), так и точки ролевой адресации. В точках ролевой адресации используются не конкретные сотрудники предприятия, а роли и объекты адресации, например «Руководитель проекта №1», «Руководитель отдела АСУ» и другие. Список исполнителей может быть быстро определен с использованием рабочих групп, сформированных в справочнике «Рабочие группы». В рабочие группы могут включаться как сотрудники, так и точки ролевой адресации.
3. Список используемых ресурсов предприятия. В схеме бизнес-процесса можно указать какие ресурсы предприятия и когда потребуются для выполнения корпоративного бизнес-процесса.
4. Список реквизитов бизнес-процесса. Реквизиты бизнес-процесса предназначены для хранения переменных процесса различных типов, переменные могут хранить любые пользовательские данные, необходимые для выполнения процесса. Проектировщики бизнес-процессов могут определить произвольный набор реквизитов (переменных корпоративного бизнес-процесса. Например, проектировщики могут определить переменную для хранения ссылки на элемент справочника системы, переменную для хранения какого-либо числа или строки.
Кроме вышеописанных объектов, каждый вид бизнес-процесса включает в себя ряд других, вспомогательных объектов СЭД «Корпоративный документооборот».
Обмен видами процессов
Виды бизнес-процессов могут быть сохранены в файл формата bpl. Данный файл содержит xml-описание вида процесса, а также xml-описание ряда вспомогательных объектов. Файлы формата bpl могут быть свободно сохранены для архивирования устаревших версий или обмена с другими проектировщиками (в системе также реализована загрузка видов процессов из файлов формата bpl). Файлы также могут быть заархивированы в zip-архивы, при этом их распаковка производится автоматически при загрузке файлов в СЭД «Корпоративный документооборот».
Параметры доступа к странице библиотеке бизнес-процессов, размещенных на сайте доступны всем зарегистрированным пользователям СЭД «Корпоративный документооборот». На данный день в библиотеке доступны следующие виды бизнес-процессов:
Корпоративный бизнес-процесс «Согласование документов». Бизнес-процесс предназначен для автоматизации процесса согласования документов предприятия. По результатам согласования корпоративный документ (документы) могут быть автоматически направлены на подпись руководителю.
Корпоративный бизнес-процесс «Бронирование ресурсов». Бизнес-процесс предназначен для демонстрации возможности работы с ресурсами предприятия на примере бронирования конференц-зала для проведения встречи. В бизнес-процессе используется таймер и подпроцесс «Служебная записка».
Корпоративный бизнес-процесс «Совещание». Бизнес-процесс предназначен для утверждения повесток совещаний и проведения совещания сотрудников предприятия.
Корпоративный бизнес-процесс «Служебная записка». Бизнес-процесс предназначен для создания и обработки служебных записок сотрудников.
Корпоративный бизнес-процесс «Ознакомление с документом». Бизнес-процесс предназначен для проведения ознакомления сотрудников с корпоративным документом (документами) и присвоению документам соответствующих статусов.
Корпоративный бизнес-процесс «Закупка оборудования». Бизнес-процесс предназначен для демонстрации возможностей по построению бизнес-процессов с использованием объектов разделения и слияния ветвей процесса, а также точек выбора по нескольким вариантам дальнейшего маршрута.
Корпоративный бизнес-процесс «Поручение сотрудникам». Бизнес-процесс предназначен для выдачи поручений и контроля их исполнения.
Корпоративный бизнес-процесс «Продажа оборудования». Бизнес-процесс предназначен для демонстрации возможности по построению сложных бизнес-процессов, включающих в себя другие подпроцессы, а также автоматическому контролю результатов исполнителей без участия сотрудника-контролера.
Пользователи СЭД «Корпоративный документооборот» могут создать заранее включенные в поставку виды процессов, для этого необходимо открыть пункт меню «Библиотека Типовые процессы» в форме списка видов процесса. Загрузка новых видов процессов может производиться только в режиме толстого клиента.
Проектирование вида процесса
Для проектирования бизнес-процесса необходимо настроить его вид в справочнике «Виды бизнес-процессов».
Основная схема маршрута выполнения процесса находится на закладке «Схема бизнес-процесса». На данной закладке визуально проектируется схема маршрута бизнес-процесса и определяются все маршрутные точки (подробнее о маршрутных точках смотрите в разделе «Маршрутные точки корпоративных процессов«). При создании нового вида схема маршрута заполняется наиболее часто используемыми видами объектов. Другие объекты можно добавить через меню формы, пункт «Графическая схема Вставка элементов схемы».
При проектировании маршрута необходимо:
Разместить нужные маршрутные точки на схеме. Основные точки это точки действия, точки обработки данных, точки запуска подпроцессов. Существует также ряд других типов маршрутных точек.
Определить параметры каждой маршрутной точки. Набор параметров маршрутной точки определяется её типом. Подробнее о маршрутных точках смотрите в разделе «Маршрутные точки корпоративных процессов«.
Соединить маршрутные точки соединительными линями. Для точек выбора, точек условий, а также точек разделения и слияния применяется не одна, а несколько соединительных линий. Соединение точек производится посредством перетаскивания соединительных линий от одной точки к другой с помощью компьютерной мыши.
На закладке «Схема бизнес-процесса» можно указать произвольное описание вида бизнес-процесса для других пользователей. Для открытия описания нажмите на гиперссылку «Показать описание процесса».
Параметры бизнес-процесса
Для вида корпоративного процесса необходимо указать ряд параметров, влияющих на все экземпляры корпоративных процессов, создаваемых на его основе. Список параметров определяется на закладке «Параметры процесса». Разработчики бизнес-процессов могут определить описание бизнес-процесса для исполнителей. Данное описание будет использоваться по умолчанию для всех создаваемых заданий исполнителям. Описание может быть изменено как в экземпляре корпоративного процесса, так и в его маршрутных точках.
При редактировании описания бизнес-процесса можно использовать разнообразные средства для форматирования текста, такие как изменение размера и типа шрифта, изменение цвета фона и цвета символов текста, вставка различных гиперссылок, а также вставка картинок в текст описания. Аналогичные возможности предусмотрены и в других текстовых полях видов и экземпляров процессов. Для доступа ко всем возможностям форматирования текста использует меню «Все действия» соответствующей командной панели.
В параметрах бизнес-процесса также можно задать сотрудника, являющегося контролером бизнес-процесса, а также ссылку на шаблон корпоративных документов. Данный шаблон будет использоваться в экземплярах бизнес-процессов при добавлении новых внешних файлов в список ссылок экземпляра бизнес-процесса. При добавлении внешних файлов система автоматически создает корпоративные документы по указанному в параметрах шаблону документа.
Список основных исполнителей
Для каждого вида бизнес-процесса можно указать набор основных исполнителей. Основные исполнители используются во всех точках действия (создания задач сотрудникам) как исполнители по умолчанию. В каждой точке действия можно переопределить список исполнителей с основного списка, на список конкретных исполнителей данной точки маршрута.
Список основных исполнителей может быть составлен из сотрудников предприятия и с использованием ролевой адресации. При ролевой адресации необходимо указать роль исполнителя и, при необходимости, объекты адресации.
Список основных исполнителей задается на закладке «Основные исполнители». На этой же закладке можно включить признаки копирования списка сотрудников корпоративного документа. Такое копирование используется при создании экземпляра бизнес-процесса на основании корпоративного документа (например, при запуске процесса согласования из формы корпоративного документа). Так же можно включить признак копирования списка получателей корпоративного документа. Основное отличие списка получателей, от списка сотрудников, в том, что он располагается на закладке «Регистрация» корпоративного документа, а список сотрудников располагается на закладке «Принадлежность» корпоративного документа.
Реквизиты процесса
При автоматизации вида корпоративного бизнес-процесса можно указать различные реквизиты процесса, реквизиты процесса представляют собой переменные для хранения пользовательских данных. Переменные процесса могут быть просмотрены и, при наличии соответствующих прав, изменены исполнителями задач бизнес-процессов. Реквизиты также используются в точках выбора и в точках условий для определения дальнейшей ветви выполнения схемы бизнес-процесса. Реквизиты могут использоваться и при обмене с подпроцессами для передачи, а также получения данных.
При создании типов реквизитов можно использовать один из типов объектов метаданных конфигурации СЭД «Корпоративный документооборот» (например, ссылки на документы, справочники). А также простые типы значении (строки, числа, булевые значения). Кроме того возможно создание своих типов реквизитов. Для создания таких типов служит группа «Свойства» в структуре справочника «Список метаданных». Созданные в этой группе типы хранятся с использованием справочника «Значения свойств объектов» и соответствующего плана видов характеристик.
Настройка элементов форм
В виде бизнес-процесса можно настроить отображение элементов форм как экземпляров бизнес-процессов, так и отображение элементов форм задач, получаемых исполнителями данного процесса. Настройка внешнего вида форм экземпляров процессов и внешнего вида форм задач сотрудников позволяет без программирования создать подходящие для конкретных задач предприятия виды объектов. Например, задача, выданная сотруднику для согласования корпоративного документа, может значительно отличаться от задачи, выданной в ходе исполнения служенной записки.
На закладке «Настройки форм» в первом списке «Настройки формы экземпляров процессов» можно определить какие названия будут иметь закладки, кнопки, и определенные элементы формы каждого экземпляра бизнес-процесса (созданного на основе данного вида). В списке «Настройки формы задач сотрудников» определяется, как будет выглядеть форма задачи сотрудников данного бизнес-процесса. Названия элементов форм задач могут быть переопределены в настройках точек действия бизнес-процесса.
Прочие настройки и параметры
Все созданные на основе вида процесса экземпляры доступны на закладке «Экземпляры». При необходимости можно включить флажок «Показывать только не завершенные экземпляры корпоративных процессов».
При необходимости проектировщики вида бизнес-процесса могут просмотреть список маршрутных точек, соединительных линий, а также линий выбора вариантов и условий в виде таблицы. Для этого в меню «Все действия» необходимо выбрать пункт «Показать сеть точек».
Видео-ролик «Бизнес-процессы и задачи в СЭД «Корпоративный документооборот»
В видео-ролике показаны основные приемы автоматизации бизнес-процессов и проектирования с помощью визуального редактора. Визуальный редактор бизнес-процессов позволяет быстро и эффективно автоматизировать бизнес-процессы любой сложности. В ролике также приведены примеры работы с задачами, созданными бизнес-процессами при прохождении их маршрутов.
Видео-ролик рекомендуется для проектироващиков бизнес-процессов, а также для всех пользователей, работающих с задачами.
Смотрите также:
