Знаете, почему в сказках Шахерезады султан обладал «несметными сокровищами»? Потому что не под силу ему пересчитать все браслеты, кольца, золотые монеты. Голова шла кругом от блеска драгоценных камней. А если нет строгого учета, то обязательно найдется дерзкий Али-баба, который набьет потуже карманы золотом, оставив султана в дураках. Но это только сказка.
Современные «сокровищницы» банков – надежно защищают свои активы и строго соблюдают интересы вкладчиков.
Конкуренция в банковской сфере чрезвычайно высока. Чтобы сохранить достойное место на рынке финансовых услуг банк должен обладать гибкой бизнес-структурой и высокой эффективностью внутренних процессов. Последнее невозможно без системы автоматизации документооборота в банках.
Банк, как финансовый агент, обслуживает разнообразные финансовые потребности своих клиентов – как юридических, так и физических лиц. Среди них: кредитование, депозитное размещение средств, денежные переводы, валютные операции, выдача и обслуживание пластиковых карт. Оказание определенного вида услуг закреплено за отдельными структурными подразделениями. Кроме того, некоторые отделы непосредственно не связаны с облуживанием клиентов, но обеспечивают полноценную деятельность банка: юридическая служба, отдел персонала, бухгалтерия. Каждый отдел имеет особый перечень документов, используемых в работе. Условно документальные потоки можно разделить на административный и операционный.
Операционный документооборот образуется в процессе обслуживания клиентов. Это финансовые документы вкладчиков, заявки на выдачу кредита, открытие счета, договоры обслуживания и многое другое. Административный документооборот обеспечивает внутренние потребности банка, не связанные с клиентской базой. В него включают распорядительные документы по кадровым вопросам, внутренний бухгалтерский учет, переписку, внутренние регламенты, служебные записки и так далее. Административный и операционный потоки документов существуют параллельно, что и является основным отличием банковского документооборота от любого другого.
Другой особенностью банковского документооборота является территориальная удаленность пользователей филиалов и головного офиса, поэтому внедрение автоматизированной системы сделает работу более гибкой, позволит работать в распределенной сети с другими автоматизированными системами банка, благодаря электронно-цифровой подписи.
Автоматизация документооборота в банках охватывает все бизнес-процессы банка. Каждый документ в системе продвигается последовательно от исполнителя к исполнителю, либо несколько исполнителей работают над ним одновременно. Согласования происходят в режиме реального времени. На каждом этапе документ доступен для контроля правильности подготовки и сроков исполнения.
Автоматизация документооборота позволяет использовать электронную цифровую подпись руководителя в удаленном режиме. Web-интерфейс системы интуитивно понятен и прост для внесения изменений. В итоге, сокращается время на облуживание клиентов, унифицируются основные процессы, повышается эффективность контроля за сроками и качеством предоставляемых услуг, существенно уменьшается количество бумажных носителей. Интеграция с другими системами банка, в том числе с программой 1С:Предприятие происходит путем переноса документов из базы в базу.
Важный момент автоматизации документооборота в банках – это соблюдение конфиденциальности. Обеспечивается она за счет возможности присвоения пользователям прав и ограничения доступа к базам данных на разных уровнях. На использование электронно-цифровой подписи делает систему документооборота еще более юридически значимой. Благодаря ей обеспечивается подлинность электронного документа и невозможность автора отказаться от факта его создания.
Среди проблемных моментов использования автоматизации документооборота в банках сегодня можно выделить два. Во-первых, значительно тормозит развитие электронного документооборота различный уровень компьютеризации структур банка.
В этой связи руководству банков необходимо постараться выровнять степень подготовленности отделов. Другой серьезной задачей является индивидуальная настройка системы, при которой схожие процессы в разных банках решаются различными техническими средствами.
Таким образом, основная цель автоматизации в банках и любых других финансовых компаниях — повышение эффективности всех бизнес-процессов и создание долгосрочных конкурентных преимуществ в условиях все возрастающей конкуренции.
На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:
- СЭД «Корпоративный документооборот»
- 1С:Документооборот Корп
- Аналитика: Документооборот
- 1С:Корпоративный документооборот
Возможности некоторых программных продуктов подробно описаны на этом сайте.
Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота
На нашем сайте вы можете найти видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования..
Видео-ролики будут полезны рукводителям предприятия, специалистам, консультанатам и всем интересующимся новыми технологиями.
