В современной жизни любой фирмы, любого предприятия огромное значение приобретает работа с договорами или в общем говоря, документооборот. Многие предприятия в работе с контрактами и договорами используют MS Word, который удобен для редактирования и подготовки текста, но не совсем удобен для мобильного контроля за сроками действия договоров.
Для осуществления в компаниях договорной работы, рекомендуется использовать программный продукт ориентированный на автоматизацию учета договоров на базе платформы «1С:Предприятие». Такая программа дает возможность не только систематизировать все договора фирмы, но и внедрить автоматизацию их согласования, маршрутизации по сотрудникам предприятия, контроля сроков действия и другие полезные элементы.
Автоматизированная система подготовки договоров позволит учесть и контролировать различные параметры договоров. Кроме того автоматизация договоров позволит пользователям оперативно получать информацию, необходимую для эффективной работы с клиентом или поставщиком.
Учет договоров станет более эффективным и оперативным. Использование «1С» для учета договоров позволит быстрее внедрить систему в работу. Обычно на предприятиях пользователи уже знакомы с «1С» и имеют общие навыки использования её документов, справочников, отчетов и других объектов.
Система автоматизации учета договоров на базе 1С позволяет быстро подготавливать однотипные договоры на базе шаблонов. Например, если один раз создать шаблон и указать в нем набор параметров, которые будут подставлены в его текст при формировании, то подготовка нового договора с клиентом, может занять вместо получаса всего несколько минут. Пользователь вводит данные о клиенте в общую базу данных и нажимает кнопку «Распечатать договор». Договор будет сформирован на основе шаблона и автоматически дополнен реальными данными клиента.
Таким же образом можно создать шаблоны не только для автоматизации договоров, но и для других видов документов, например, для коммерческих предложений.
Немаловажным представляется также внутреннее согласование, ратификация и принятие договора. Встроенные в программу бизнес-процессы позволяют проводить согласование по сложным маршрутам незатруднительно для пользователей. Система сама отправит документ в нужный момент нужному пользователю. От него потребуется лишь открыт новую задачу, посмотреть прилагаемый к ней договор и указать свои комментарии или резолюцию. Договор пойдет дальше автоматически.
Внедрение систему учета договоров, позволит не только повысить скорость их согласования, но и позволит снизить до нуля вероятность потери нужного документа. Все договоры хранятся в централизованной базе данных и могут быть легко и быстро найдены сотрудником, имеющим соответствующие права доступа. Встроенные инструменты отбора и фильтрации в дают также облегчают работу с документами и договорами.
Важным элементом автоматизированной системы учета договоров является то, что система автоматически уведомляет пользователей о том, что договор или приложение к нему приложение заканчивается. Это позволит своевременно их продлить, не потеряв ни времени, ни денег.
Смотрите также:
