В этой небольшой статье мы рассмотрим основные функции документарных информационных систем (DMS).
1. Объекты предметной области системы – деловые документы
- Приказы, письма, служебные записки,
- Акты, протоколы и прочие документы сферы управления,
полученные в результате каких-то управленческих
действий или/и требующих выполнения таковых.
2. Задачи (и функции) системы документооборота
- создание документов;
- обеспечение хранения в БД;
- передача (рассылка) документов по назначению;
- обеспечение доступа к документам по запросу;
- контроль исполнения поручений, инициированных документами;
- планирование распорядка дня и сопровождение хода его выполнения.
3. Особенности. Близость и к документальным и фактографическим системам:
- многие документы имеют слабую, но структуру;
- индексация, в результате которой фактографическая запись базы даных (БД) для поиска атрибутного (отбор записи по условиям);
- хранение в БД и копии документа с возможностью поиска по словам и словосочетаниям (дескрипторам).
Работа с документами в системе основнывается на:
Классификации документов:
- входящие;
- внутренние;
- исходящие.
Жизненном цикле документов:
- создание;
- хранение;
- использование.
Входящие документы
Создание входящих документов интерпретируется как:
- получение документа извне по обычной почте;
- регистрация документа (№ дата);
- принятие решения о целесообразности хранения в БД документов;
- получение электронной копии бумажного документа с помощью сканирования, если принято решение о хранении;
Хранение входящих документов связано с выполнение следующих работ
Если принято решение о хранении в БД:
- индексирование по атрибутам-классификаторам (источник, тип документа, тема, должность и Ф.И.О. подписавшего и т.п.);
- занесение индекса и электронной копии документа в БД.
Использование входящих документов интерпретируется следующим образом:
- определение первичного адресата и передача ему копии документа, в т.ч. возможна передача группе адресатов;
- обеспечение возможности удаленного доступа к БД документов, атрибутного поиска по атрибутам индексирования и документального поиска по словам и словосочетаниям (дескрипторам) содержание документа;
- по результатам анализа документа первичным адресатам (руководители), как правило, принимается решение о поручении некоторых работ (мероприятий), связанных с документом – резолюция-поручение.
Внутренние документы
Создание внутренних документов
- создание одним пользователем;
- создание группой пользователей:
- два (редактор-исполнитель);
- группа (1: М) – редактор-группа исполнителей;
- создание с маршрутом движения.
Хранение внутренних документов. Действия аналогичные водящему документу, если принято решение о хранении.
Использование внутренних документов может интерпретироваться следующим образом:
- передача документа как исходящего (для отправки вне);
- издание приказа, распоряжения о вводе в действие документа;
- использование из БД документов, аналогично водящим документа.
Создание внутреннего документа одним пользователем:
- без использования дополнительных объектов («с листа»);
- на основе макета (бланка, шаблона);
- на основе ранее созданного аналогичного документа, в т.ч. с использованием информации других документов.
Групповое создание внутренних документов:
- работа над одним документом нескольких исполнителей, каждый из которых представляет предложения и замечания к содержанию документа, которые анализируются редактором-руководителем, и в результате нескольких итераций создается документ;
- создание с маршрутом, когда после замечаний на очередном этапе, документ «возвращается» на предыдущий этап.
Исходящие документы
Создание и хранение исходящих документов интерпретируются аналогично этапу создания для входящих, но получение документа осуществляется из подразделений.
Использование исходящих документво интерпретируется как:
- отправка документа по электронной и обычной (с предварительной печатью) почтой;
- обеспечение доступа к БД документов аналогично входящим и внутренним документам.
Отдельной задачей предприятия можно выделить внедрение электронного документооборота. Системы управление документами позволяют работать с различными видами документов. Многие системы содержат задаваемый пользователями набор видов документов.
Смотрите также:
