Системы управления документооборотом DMS

В этой небольшой статье мы рассмотрим основные функции документарных информационных систем (DMS).

1. Объекты предметной области системы – деловые документы

  • Приказы, письма, служебные записки,
  • Акты, протоколы и прочие документы сферы управления,
    полученные в результате каких-то управленческих
    действий или/и требующих выполнения таковых.

2. Задачи (и функции) системы документооборота

  • создание документов;
  • обеспечение хранения в БД; 
  • передача (рассылка) документов по назначению; 
  • обеспечение доступа к документам по запросу; 
  • контроль исполнения поручений, инициированных документами; 
  • планирование распорядка дня и сопровождение хода его выполнения.

3. Особенности. Близость и к документальным и фактографическим системам: 

  • многие документы имеют слабую, но структуру; 
  • индексация, в результате которой фактографическая запись базы даных (БД) для поиска атрибутного (отбор записи по условиям); 
  • хранение в БД и копии документа с возможностью поиска по словам и словосочетаниям (дескрипторам).

системы dms
Работа с документами в системе основнывается на:

Классификации документов:

  • входящие; 
  • внутренние; 
  • исходящие.

Жизненном цикле документов:

  • создание; 
  • хранение; 
  • использование.

Входящие документы

Создание входящих документов интерпретируется как: 

  • получение документа извне по обычной почте; 
  • регистрация документа (№ дата); 
  • принятие решения о целесообразности хранения в БД документов; 
  • получение электронной копии бумажного документа с помощью сканирования, если принято решение о хранении;

Хранение входящих документов связано с выполнение следующих работ

Если принято решение о хранении в БД: 

  • индексирование по атрибутам-классификаторам (источник, тип документа, тема, должность и Ф.И.О. подписавшего и т.п.); 
  • занесение индекса и электронной копии документа в БД.

Использование входящих документов интерпретируется следующим образом: 

  • определение первичного адресата и передача ему копии документа, в т.ч. возможна передача группе адресатов; 
  • обеспечение возможности удаленного доступа к БД документов, атрибутного поиска по атрибутам индексирования и документального поиска по словам и словосочетаниям (дескрипторам) содержание документа; 
  • по результатам анализа документа первичным адресатам (руководители), как правило, принимается решение о поручении некоторых работ (мероприятий), связанных с документом – резолюция-поручение.

Внутренние документы

Создание внутренних документов

  • создание одним пользователем; 
  • создание группой пользователей: 
  • два (редактор-исполнитель); 
  • группа (1: М) – редактор-группа исполнителей; 
  • создание с маршрутом движения.

Хранение внутренних документов. Действия аналогичные водящему документу, если принято решение о хранении.

Использование внутренних документов может интерпретироваться следующим образом: 

  • передача документа как исходящего (для отправки вне); 
  • издание приказа, распоряжения о вводе в действие документа; 
  • использование из БД документов, аналогично водящим документа.

Создание внутреннего документа одним пользователем:

  • без использования дополнительных объектов («с листа»); 
  • на основе макета (бланка, шаблона); 
  • на основе ранее созданного аналогичного документа, в т.ч. с использованием информации других документов.

Групповое создание внутренних документов:

  • работа над одним документом нескольких исполнителей, каждый из которых представляет предложения и замечания к содержанию документа, которые анализируются редактором-руководителем, и в результате нескольких итераций создается документ; 
  • создание с маршрутом, когда после замечаний на очередном этапе, документ «возвращается» на предыдущий этап.

Исходящие документы

Создание и хранение исходящих документов интерпретируются аналогично этапу создания для входящих, но получение документа осуществляется из подразделений.
Использование исходящих документво интерпретируется как: 

  • отправка документа по электронной и обычной (с предварительной печатью) почтой; 
  • обеспечение доступа к БД документов аналогично входящим и внутренним документам.

Отдельной задачей предприятия можно выделить внедрение электронного документооборота. Системы управление документами позволяют работать с различными видами документов. Многие системы содержат задаваемый пользователями набор видов документов.

Смотрите также: