Автоматизация документооборота — это та часть работы, с помощью которой справляются компьютерные технологии. Они частично облегчают нам «бумажную» работу с документами, ведь главная проблема бумажного документооборота – это большая трудоемкость и кропотливость при их оформлении, анализе и контроле за их исполнением.
В автосервисах проблемы документооборота проявляются гораздо ярче, чем на любых других предприятиях такого же размера, но занятых в других сферах деятельности. Для примера, рассмотрим процесс действий работников при ремонте машины с помощью тех или иных запчастей.
Во-первых, работник автосервиса при разговоре с клиентом должен владеть информацией о наличии необходимых запчастей на складе. Если таковые присутствуют на складе, то на основании письменной заявки он должен составить заказ, а если они отсутствуют – сделать заказ поставщику на конкретные недостающие запчасти.
Во-вторых, после поступления наряд-заказа в цех мастер вместе с кладовщиком должны документально зафиксировать каждую выданную запчасть и расходные материалы.
В-третьих, если клиент готов предоставить свои запчасти для ремонта, то этот факт обязательно должен быть учтен отдельно.
В-четвертых, после того как запчасти были отпущены, информация об этом должна оперативно поступить в отделе продаж, чтобы там не возникало путаницы и иных разногласий. А если добавить к этому тот факт, что ремонт автомобиля может длиться не один месяц, а запчасти и того хуже – поступать с перерывами в несколько недель, то задача учета в автосервисе становится задачей не из легких.
Проанализировав всю вышеизложенную информацию, можно с твердостью сказать о том, что даже при правильном оформлении заказов, расходных накладных и иных документов, автоматизация документооборота в автосервисах просто необходима.
Система автоматизации документоооборота в автосервисе на базе платформы 1С:Предприятие может функционировать на предприятиях различной величины, от небольшого сервиса до крупного автосалона. При этом помимо возможности осуществления текущего учета, система дает возможность прогнозирования и управления бизнес-процессами.
При желании можно отследить множество показателей, характеризующих работу автосервиса. Например, на какие марки машин в первую очередь должны выдаваться автозапчасти? Сколько по времени остается до завершения заранее запланированной работы по ремонту того или иного автомобиля? На сколько правильно подобрано время для выполненной работы между механиками, и количеством выполняемой работы? С каких складов выдавали сотрудникам автосалона запчасти для ремонта автомобиля? На множество этих вопросов, ответы дают и отчеты, которые и формируются благодаря автоматизированной системе документооборота в автосервисе.
Помимо этого программа автоматизации документооборота позволяет оценивать полученную информацию со всех сторон и «строить» нестандартные отчёты, отвечающие на различные вопросы по имеющейся информации в единой базе.
Таким образом, автоматизация документооборота в автосервисе предполагает:
- Минимизацию затрат времени от начала приемки автомобиля на ремонт или ТО, и заканчивая его сдачей клиенту
- Осуществление эффективной работы склада, ведение правильного учета всех запчастей, предполагает контроль за реализацией запчастей, комплектующих к ним
- Формирование множества финансовых и других отчетов, отображающих состояние дел в автосервисе как для руководства предприятия, так и для начальников структурных подразделений
- Расчет заработной платы сотрудников в зависимости от их трудовложений, расчет стоимости ремонта.
Именно автоматизация документооборота в автосервисе дает новые возможности по ускорению работы, позволяя опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.
На данный день для решения задач автоматизации документооборота подходят следующие программы:
- Аналитика: Документооборот
- 1С:Корпоративный документооборот
- СЭД «Корпоративный документооборот»
- 1С:Документооборот Корп
Возможности программ подробно описаны на этом сайте.
Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота
На этом сайте вы можете посмотреть видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования.
Видео-ролики будут полезны различным пользователям, специалистам, консультанатам, рукводителям предприятий и всем, кто интересуется новыми технологиями.
