Сегодня отлаженное делопроизводство и документооборота на предприятиях любой сферы деятельности стали неотъемлемой частью эффективной работы. А потому слова «конкурентоспособный» и «эффективный» стали синонимами.
Внедрение систем автоматизации документооборота в кадровых агентства, как и в других предприятиях сферы услуг, позволяет сделать работу консультантов более эффективной. Это происходит в первую очередь за счет того, что уменьшается продолжительность времени, затрачиваемого на выполнение некоторых операций. Например, поиска и форматирования резюме, размещения его на сайте кадрового агентства, отправка работодателю и др.
Посредствам системы автоматизации документооборота происходит формализация процессов в агентстве, разработка одинаковых для консультантов стандартов качества, а также информирование руководителя о текущем состоянии любого из проектов. Все это в итоге способствует повышению управляемости бизнеса и всех бизнес-процессов.
- Вопросы, которые сегодня актуальны для кадрового агентства — это:
- Ведение клиентской базы, истории взаимодействия с клиентами, планирование такого взаимодействия в будущем
- Введение в должность нового сотрудника либо замена сотрудника
- Огромное количество работы, связанной с резюме каждого кандидата
- Планирование объемов работы для каждого консультанта, объективная оценка их деятельности
- Объективное отношение к работе кадрового агентства
- Неудобство работы с бумажными документами.
Благодаря внедрению систем в кадровых агентствах все эти задачи могут быть с легкостью решены.
Автоматизированная система помогает также в организации работы агентства, у которого имеются филиалы. В течение нескольких минут в центральный офис поступает вся необходимая информация по каждому из филиалов.
Существенным преимуществом описываемой системы является защита данных, которые перемещаются по каналам связи зашифрованными. Также каждый электронный документ удостоверяется электронной подписью, идентифицирующей его автора. Несмотря на то, что база данных одинакова для всех сотрудников, каждый из них может видеть лишь те документы, которые нужны ему для работы.
Помимо перечисленных возможностей внедрение систем автоматизации в кадровых агентствах позволит:
1) Вести информацию о клиенте и историю взаимодействия с ним в электронном виде.
Все это безусловно поможет в дальнейшем для планирования нового сотрудничества. В системе можно предусмотреть возможность календарного планирования, что позволяет помнить о звонке или запланированной встрече. Существенно упрощает работу с документами встроенная система, позволяющая генерировать документы по шаблонам. С ее помощью договоры, акты, заявки и иные документы создаются автоматически, также в них подставляются и необходимые реквизиты. Предусмотрена возможность отдельного формата документов для каждого клиента.
2) Вводить нового сотрудника в должность без лишних сложностей.
При внедрении системы автоматизации документооборота процесс введения сотрудника в должность существенно упрощается, т. к. все сведения, связанные с деятельностью агентства, фиксируются в системе, в том числе и ситуация, которая складывается на месте работы.
Сотрудник получает доступ к необходимым данным, а также возможность совершения действий в системе на основе своих должностных полномочий. Вся информация, касающаяся вакансий, кандидатов, собеседований и др. находится на рабочем месте консультанта. Поэтому, если возникает необходимость передать дела другому сотруднику, то такая передача осуществляется сменой сотрудника на должности.
3) Осуществлять ежедневную работу с вакансиями и резюме.
Системой автоматизации документооборота предлагается несколько средств, позволяющих уменьшить объемы работы, связанной с классификацией резюме. Во-первых, можно переложить на кандидатов часть такой работы. При заполнении резюме ими может быть использована специальная веб-форма, данные которой попадают затем в систему. Во-вторых, упрощенный поиск кандидатов на определенную вакансию. Он может происходить либо по полям в резюме, либо по тем файлам, которые в него вложены. Вы сможете сохранить свой запрос и использовать его при поиске в будущем.
Помимо этого посредствам системы на специализированных сайтах происходит автоматическая публикация о вакансиях, что существенно экономит время сотрудника.
Таким образом, очевидны преимущества автоматизации документооборота в кадровых агентствах перед бумажным. Автоматизированная система делает их доступнее, лучше обеспечивает сохранность. Также с ее помощью можно следить за статусом выставленных счетов, подписания, получения или отправки бумажных документов.
Одной из дополнительных возможностей данной системы является контроль над своевременным исполнением сотрудниками своих обязанностей. Так, если истек срок, отведенный для работы с документом, автоматизированная система оповещает соответствующего сотрудника об этом. Если сообщение игнорируется, то оно направляется руководителю.
Таким образом, внедрение системы автоматизации документооборота – это необходимое условие для перехода на более качественный уровень управления бизнес-процессами швейного производства.
На данный день для решения задач автоматизации документооборота подходят следующие программы:
- Аналитика: Документооборот
- 1С:Корпоративный документооборот
- СЭД «Корпоративный документооборот»
- 1С:Документооборот Корп
Возможности программ подробно описаны на этом сайте.
Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота
На этом сайте вы можете посмотреть видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования.
Видео-ролики будут полезны различным пользователям, специалистам, консультанатам, рукводителям предприятий и всем, кто интересуется новыми технологиями.
