Торговля – одна из наиболее динамичных сфер предпринимательства. Ежедневно в любой торговой организации заключаются сотни сделок различного масштаба. Каждая сделка должна иметь соответствующее документальное подтверждение: чеки, товарные накладные, акты приема и отгрузки товаров, договоры с поставщиками и покупателями.
Таким образом, в магазинах, на оптовых базах, складах и в других торговых структурах накапливается внушительный объем документов, подлежащих учету и обработке. В больших массивах достаточно сложно обеспечить сохранность бумажных носителей, их доступное размещение и быстрый поиск отдельных листов. Традиционная работа с документами трудоемка и кропотлива.
Вполне закономерным выглядит тот факт, что именно в сфере торговли активно внедряются технологии автоматизированного документооборота. Грамотно спроектированная электронная система становится основой для бухгалтерского и налогового учета, а также служит инструментом анализа деятельности организации и подбора решений по ее дальнейшему развитию.
При разработке программного обеспечения учитываются специфические черты и запросы торговых предприятий: разнообразие документов, высокая скорость их прохождения внутри организации, наличие большого числа контрагентов.
Как правило, автоматизации подвергаются все этапы торговли: заказ, прием, учет, хранение, отгрузка товаров, заключение договоров с клиентами, сроки поставки, форма, размер и период оплаты. Тем самым, управление организацией становится абсолютно прозрачным. На каждой стадии производственного процесса можно проследить движение товаров и внести корректировки в общую базу данных. Любой документ в системе доходит до руководителя, как последней контролирующей инстанции, в окончательном варианте после согласования финансовыми и юридическими службами.
Не стоит думать, что автоматизация документооборота в торговле – это забота только крупных торговых предприятий, имеющих разветвленную филиальную систему. Реалии экономической ситуации в России заставляют переходить на электронные документы представителей малого и среднего бизнеса. Это обусловлено, как внутренними потребностями развития, так и требованиями иностранных партнеров, с которыми все чаще сотрудничают наши соотечественники.
Несомненные плюсы автоматизация документооборота в торговле уже оценили многие руководители. Документ, однажды введенный в систему, не потеряется внезапно и не потребует большого количества времени на его розыск. Документ также не будет неделями «бродить» по внутренним службам организации: доступ к нему обеспечен в режиме реального времени, то есть в течение нескольких минут. Связь между структурными подразделениями, даже территориально удаленными друг от друга, осуществляется по электронным каналам практически мгновенно. Базы данных торговой организации могут легко объединяться и дополнять друг друга. Но главным достоинством автоматизации документооборота можно считать конфиденциальность, высокий уровень защищенности информации от нежелательного просмотра.
По оценкам специалистов, после внедрения системы автоматизации документооборота в торговле потери рабочего времени сокращаются примерно на 30 %. Прежде всего, снижаются трудозатраты сотрудников, связанные с согласованием договоров и обслуживанием клиентов в отделах продаж. Формализация бизнес-процессов увеличивает эффективность взаимодействия с клиентами. Кроме того, исполнение всех внутренних приказов становится доступным для контроля в любой момент времени.
В целом, внедрение системы автоматизации документооборота в торговле улучшает процессы обслуживание клиентов и распределения полномочий внутри компании.
Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота
На этом сайте вы можете посмотреть видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования.
Видео-ролики будут полезны различным пользователям, специалистам, консультанатам, рукводителям предприятий и всем, кто интересуется новыми технологиями.
