Программы автоматизации документооборота позволяют упростить работу с документами и задачами сотрудникам предприятия, а руководству предприятия получить полный контроль над работой различных отделов и персонала предприятия. Применение программ (систем) документооборота позволяет также автоматизировать большинство рутинных операций сотрудников предприятия.
Сейчас практически на любом предприятии обычно есть множество операций, выполнение которых отнимает значительное рабочее время. Что бы повысить результативность и качество работы сотрудников мы рекомендуем применять специальные программы. Применение компьютерных программ документооборота позволяет не только значительно повысить качество работы персонала, но и снизить затраты времени на поиск и обработку информации.
Немаловажным преимуществом использования программ автоматизации документооборота является возможность быстрого поиска информации. В нашем веке предприятия работают с большими объемами информации, поэтому быстрый, точный поиск нужных документов является важной функцией программы электронного документооборота.
Если не использовать такие программы, то поиск данных часто занимает больше времени, чем их повторное создание. Применение программ наоборот позволяет сотруднику компании практически мгновенно получить нужную и актуальную информацию из корпоративной базы данных.
Кроме поиска и обработки информации программы электронного документооборота обычно включают в себя и подсистему автоматизации бизнес-процессов.
Программа электронного документооборота позволяет быстро и эффективно передавать различные электронные документы и отчеты по заранее спроектированным маршрутам бизнес-процессов. Программа документооборота с подсистемой бизнес-процессов имеет все средства для того, чтобы в нужный момент доставить нужному сотруднику нужный электронный документ.
При разработке бизнес-процессов можно указать не только точки выдачи задач исполнителям и контролерам, но и точки ветвления маршрута в зависимости от различных условий. Например, можно спроектировать бизнес-процесс так, что бы документ автоматически попадал в нужные отделы предприятия в зависимости от того, какая информация в нем содержится.
Руководителям отделов предприятия использование программы документооборота позволяет эффективно распределять нагрузку между сотрудниками и быстро получать информацию о состоянии дел у подчиненных сотрудников. Руководство компании получает полную картину выполняющихся работ, а также информацию о не выполненных в срок задачах сотрудников.
Современные программы (или системы) документооборота в своем составе имеют приложения (так называемые «мобильные клиенты»), работающие на смартфонах и планшетах с операционными системами Android и iOS. Использование мобильных клиентов значительно упрощает работу персонала и позволяет быстро получать информацию о новых документах и задачах. Многие мобильные клиенты также позволяют создавать задачи, редактировать документы и выполнять многие другие функции.
Управление предприятием с помощью специализированных программ документооборота значительно повышает управляемость предприятия, позволяет экономить средства компании и успешно конкурировать на любых рынках.
Спасибо за внимание! Теперь вы знаете что такое программа документооборота.
Кстати, одной из современных и эффективных программ автоматизации документооборота является система СЭД «Корпоративный документооборот». Более подробно о ней можно почитать здесь
Вы также можете посмотреть видео с примерами работы программ документооборота здесь
