Внедрение системы электронного документооборота позволяет предприятиям получить структурированное и централизованное хранилище корпоративных документов, упорядочить работу с бизнес-процессами, повысить контроль за работой сотрудников. Тем не менее полностью, на 100 процентов, исключить бумажный документооборот не всегда представляется возможным. Поэтому обработка бумажных документов на рабочих столах (обычных офисных, а не рабочих столах системы «1С:Предприятие 8.3 / 8.2») иногда то же требует принятия некоторых кардинальных мер.
Если вы тот человек, который не в состоянии работать, когда на вашем столе лежать горы документов, то давайте рассмотрим как лучше организовать документооборот. Для этого необходимо всего лишь создать простую систему хранения и обработки документации. Документы должны быть обработаны в так называемой оперативной зоне, а затем переданы на хранение, где вы их легко сможете найти. Если вы все правильно сделаете, то в дальнейшем немного доработав до идеала вы сэкономите время и моральные силы. Обратите внимание на следующие советы:
- Если все не организовать просто, то вы не будете справляться с наплывом и результате получите беспорядок. Все должно быть под рукой и максимально легко находиться. Информация обрабатывается по мере актуальности и архивируется. В один день в неделю выделите время, чтобы еще раз упорядочить все бумаги. Отведите зону на столе для документов поступивших, находящихся в работе и уже просмотренных, но не переданных в архив или дальнейшее делопроизводство.
- Не следует кодировать по цветам. То что не подходит в определенный раздел потеряется где-то посередине или придется начинать новый. Разбивайте по файлам и папкам по тематике.
- Назначьте определенную область в ящике под тематику, то что не подходит переносите в «Разное». Периодически можете подумать как еще можно более специализировано создать разделы. Отдельно создать отдел под то, чем пользуетесь ежедневно и часто. Это будут телефоны, лица, операции и тому подобное. Как известно, регулярно мы пользуемся до восьмидесяти процентов двадцатью процентами вещей.
- Для избавления от ненужного и избежания захламленности держите под рукой уничтожитель бумаг и корзину.
Надеемся эти простые советы позволяет вам сэкономить время на лишнюю чашечку кофе.
© 2013. Статья принадлежит разработчикам программы, перепечатка и копирование разрешается с обязательным указанием прямой ссылки на сайт https://www.документооборот.net
Об основных функциональных возможностях автоматизированной системы документооборота на базе 1С 8 можно узнать здесь
