Примеры автоматизации документооборота и бизнес-процессов

На этой странице приведены некоторые задачи автоматизации предприятия, которые могут быть решены с помощью системы документооборота СЭД «Наш документооборот 3.0». Данные задачи приведены для примера, реальный круг задач, решаемых системой документооборота на каждом конкретном предприятии, может быть значительно шире.

Задача 1. Организовать взаимодействие пользователей с целью подтверждения факта ознакомления с документом предприятия. По окончанию ознакомления пользователь должен сохранить в системе, с привязкой к нормативному документу, скан-копию листа ознакомления. Уведомлять пользователя о необходимости выполнить ознакомление. Предоставлять пользователю права на документ в соответствии с его ролью в процессе.

Решение: В данном случае также рекомендуется воспользоваться возможностями подсистемы «Корпоративные процессы» так как в ней уже есть бизнес-процесс «Ознакомление». В процессе «Ознакомление» как раз существует возможность автоматически создавать задачи для исполнителей, а также рассылать уведомления пользователям по данному процессу. В системе есть ряд других процессов, все они уже загружены в демонстрационную базу данных. Ознакомиться с ними можно и здесь

Задача 2. Организовать автоматический прием, учет и хранение отсканированных документов

Решение: Система СЭД «Корпоративный документооборот» уже содержит средства автоматического импорта данных из файловых каталогов и электронной почты. В случае необходимости получения большого количества отсканированных документов можно организовать автоматический импорт из файлового каталога в который данные документы сохраняются потоковым сканером, факсом или другим устройством. При обнаружении нового файла в таком каталоге система автоматически выполнит его загрузку в базу данных и создаст на его основе корпоративный документ с заполненными по шаблону реквизитами. В документе будут указаны предопределенные данные о его физическом месте хранения, принадлежности к организациям и прочие. Кроме того, система после импорта документа может автоматически инициировать запуск нужного бизнес-процесса, а также выслать уведомления заинтересованным лицам об импорте документа. По аналогии можно организовать импорт сканов документов и из электронной почты, подробнее описано на этой странице сайта

Задача 3. Организовать структурированное хранение документов. Структура предполагает выделение видов документов: Нормативные и Протоколы комитетов (предполагается расширение списка в будущем) и их категорий. При построении структуры документов учитывается номенклатура разделов и управленческая структура предприятия.

Решение: Для организации такого хранения информации можно использовать встроенный механизм «Корпоративные папки». Документы могут быть размещены в этих корпоративных папках, а доступ к ним организован через «Навигатор». В «Навигаторе» существует возможность быстро переключаться между различными режимами отображения информации. Подробное описание и примеры организации хранения документов приведены здесь

Задача 4. Каждый документ хранит в себе перечень файлов. Для каждого файла хранится история его версий, с отметкой об утверждении на комитете. Существует возможность отметить что файл Архивный и скрыть отображение архивных файлов. Список файлов в документе структурирован по типам файлов (исходные файлы, информационные материалы и т.д.).

Решение: При работе с файлами поддерживается ведение версий файлов. Соответственно все изменения в версиях будут автоматически сохраняться. В корпоративном документе можно организовать хранение нескольких файлов, в таком случае становится доступным передача таких документов с файлами по маршрутам бизнес-процессов, установка различных реквизитов и отметок в документах, связанных с прохождением файлов.

Задача 5. Организовать взаимодействие пользователей с целью создания нового или переработки существующего нормативного документа по определенному алгоритму. В ходе разработки используются этапы: Разработка документа, Предварительное согласование, Согласование с участниками, Утверждение. Задать ответственных на этапах работ и срок выполнения. Контролировать превышение срока выполнения. Обеспечивать удобное и продуктивное взаимодействие пользователя с системой при выполнении задачи согласно этапу работ. Уведомлять пользователя о необходимости выполнения работ в процессе. Предоставлять пользователю права на документ в соответствии с его ролью.

Решение: В таком случае необходимо воспользоваться подсистемой «Корпоративные процессы» и создать в ней отдельный вид бизнес-процесса, который будет управлять прохождением указанных выше этапов и назначать ответственных сотрудников. В СЭД «Корпоративный документооборот» существует удобный визуальный редактор бизнес-процессов в котором можно строить бизнес-процессы практически любой сложности (в том числе использовать вложенные бизнес-процессы). Подробнее о проектировании маршрутов бизнес-процессов можно прочитать на этой странице сайта

Задача 6. Организовать интеграцию с бухгалтерской базой данных («1С:Бухгалтерия»)

Решение: Для доступа к электронным документам бухгалтерской базы данных можно использовать уже встроенные механизмы интеграции СЭД «Наш документооборот 3.0». При использовании данного механизма, пользователи получают доступ к документам другой (бухгалтерской) базы данных в основном окне системы документооборота. Пользователям не требуется запуск отдельного сеанса работы с бухгалтерскими данными. Кроме того, документы (а также другие объекты) из бухгалтерской базы могут быть легко подключены к бизнес-процессам в СЭД «Наш документооборот 3.0». Таким образом, становится возможным быстрый запуск документа из бухгалтерской базы на согласование или выполнение других действий в подсистеме «Корпоративные процессы». Пользователи, получившие задачи, с помощью одного клика могут открыть бухгалтерский документ (например, счет на оплату поставщику), при этом выполнять отдельный вход в бухгалтерскую базу не требуется. Подробнее об интеграции
Пример интеграции

Задача 7. Разграничивать доступ пользователей к системе и к документам. Доступ к документам предоставлять на определенную ветку структуры или на конкретный документ.

Решение: Для разграничения прав доступа используется встроенный механизм, который позволяет настраивать профили групп доступа, группы доступа и другие объекты. Существует разделение доступа по корпоративным папкам, проектам, организациям, видам документов, грифам доступа. Подробнее настройке прав доступа

Существует большое множество и других задач, которые может решать система электронного документооборота «Корпоративный документооборот».

Кроме того, система электронного документооборота СЭД «Наш документооборот 3.0» является универсальным решением и имеет полностью открытый программный код с помощью которого функционал программы может быть значительно расширен и изменен.