Использование шаблонов документов

Система электронного документооборота «Корпоративный документооборот» позволяет быстро создавать сложные корпоративные документы с предопределенными данными на основе механизма шаблонов. Шаблоны документов расположены в подсистеме «Администрирование» пункт «Шаблоны документов».

В шаблоне документа можно указать предопределенные значения реквизитов по умолчанию, которые будут использоваться при создании новых корпоративных документов.

шаблоны документов

Форма шаблона документа содержит ряд закладок:

  • Закладка «Значения по умолчанию». На данной закладке содержится набор реквизитов. Значения этих реквизитов используются при создании нового документа.
  • Закладка «Текст документа». На этой закладке можно ввести текст документа который будет скопирован в новый документ при создании его на основании этого шаблона
  • Закладка «Сотрудники». На этой закладке можно ввести список сотрудников. Данный список будет скопирован в список сотрудников документа.
  • Закладка «Шаблоны файлов». На данной закладке можно указать список шаблонов файлов которые будут скопированы на закладку «Файлы» документа.

Существует несколько способов создать документ на основании шаблона. Пользователи могут создать новый документ в подсистеме «Актуальные документы», и выбрать кнопку «Шаблоны» как показано на рисунке ниже.

открыть шаблон

После выбора необходимого шаблона произойдет заполнение документа значениями из данного шаблона. Пользователи могут также создать документ на основании шаблона выбрав нужный шаблон в списке шаблонов и нажав кнопку «Создать документ по шаблону».

создать по шаблону

Шаблоны документов также активно используются в следующих механизмах системы документооборота:

  • Мониторинг файловых каталогов. В настройке мониторинга файловых каталогов можно указать один из шаблонов документов. При этом создаваемые системой документы будут содержать импортированный из каталога файл и иметь значения реквизитов, перенесенных из шаблона.
  • Сканирование файлов. После окончания сканирования будет создан документ, содержащий изображение, полученное с WIA-совместимого сканера и иметь значения реквизитов, перенесенных из шаблона.

Шаблоны документов представляют эффективный механизм, повышающий эффективность работы сотрудников предприятия.

Смотрите также: