Управление и учет проектов в системе документооборота

Система документооборота СЭД «Корпоративный документооборот» (построенная на базе платформы «1С:Предприятие 8.3 / 8.2») содержит средства для ведения проектного документооборота.

Ведение проектной деятельности в системе опирается на возможности визуального проектирования бизнес-процессов, а также на другие механизмы. Система позволяет:

  • Вести учет корпоративных документов в разрезе проектов, при этом один и тот же документ может быть привязан к нескольким проектам сразу
  • Разграничивать доступ к документам в разрезе проектов
  • Выполнять бизнес-процессы в разрезе проектов, при этом один и тот же бизнес-процесс, а также задачи исполнителей могут быть привязаны сразу к нескольким проектам

Дополнительным механизмом поддержки проектной деятельности в системе документооборота является возможность оперировать документами и справочниками из других баз данных на основе «1С:Предприятие 8.1» и «1С:Предприятие 8.3 / 8.2». Подробнее о такой интеграции

Работа с бизнес-процессами проектов

Для включения возможности использования проектов в бизнес-процессах системы документооборота необходимо включить флажок «Использовать проекты в бизнес-процессах» в настройках параметров системы.

Ведение проектной деятельности projects_business_process_1_small.jpg
нажмите на рисунок для увеличения

В каждом экземпляре бизнес-процесса, а так же в виде (шаблоне) бизнес-процесса находится список проектов. В данный список можно включить один или несколько проектов, с которыми связан данный процесс. На рисунке ниже показан пример экземпляра бизнес-процесса, привязанного к двум проектами.

Ведение проектной деятельности proekt_1c_1_small.jpg

Проектировщики бизнес-процессов могут указать список проектов непосредственно в виде бизнес-процесса. Тогда все экземпляры бизнес-процессов, запускаемые на основании этого вида, будут автоматически содержать ссылки на указанные проекты.

Система поддерживает быстрый поиск и отбор данных в разрезе выбранного проекта. Пользователи могут указать нужный проект в следующих формах списков:

  • Список экземпляров бизнес-процессов
  • Список видов бизнес-процессов
  • Список задач исполнителей

Пример быстрой фильтрации (отбора) бизнес-процессов по выбранному проекту показан ниже:

Ведение проектной деятельности proekt_business_process_1_small.jpg

Пользователи системы документооборота могут найти экземпляры бизнес-процессов, корпоративные документы, а также задачи исполнителей через форму проекта.

Ведение проектной деятельности business_process_proekt_1_small.jpg

В форме проекта есть отдельные закладки для экземпляров бизнес-процессов, задач исполнителей и документов. При необходимости можно включить просмотр завершенных бизнес-процессов, отметив соответствующий флажок.

В вышеуказанные списки документов, задач и бизнес-процессов выводятся данные согласно прав доступа текущего пользователя системы. Описание прав доступа приведено в следующем разделе.

Настройка прав доступа к проектам

Права доступа могут быть назначены для каждого проекта индивидуально. В справочнике «Проекты» можно выбрать нужный проект и нажать кнопку «Права доступа». В открывшемся окне системы можно указать список пользователей и индивидуальные права доступа для выбранного проекта.

Ведение проектной деятельности proekt_prava_dostupa_1_small.jpg

Каждому пользователю можно назначить индивидуальные права на чтение, добавление, изменение и удаление.

Работа с документами проектов

Для работы с проектной документацией и прочими документами, связанными с проектами можно использовать корпоративные документы системы «Корпоративный документооборот». 

В каждом корпоративном документе системы можно указать один или несколько связанных с ним проектов. Для этого на закладке «Принадлежность» (наименование закладки может быть изменено) пользователи могут указать список проектов, к которым привязан данный документ.

Ведение проектной деятельности document_proekta_1c_1_small.jpg

На рисунке выше показан корпоративный документ с выбранным проектом.

Для создания, редактирования и управления документами в СЭД «Корпоративный документооборот» есть специальный механизм — «Навигатор«.

В «Навигаторе» существует множество вариантов выбора группировок и сортировок. Для работы с проектными документами в «Навигаторе» можно установить отображение папок по проектам. В таком случае выбор проекта в левой части формы «Навигатора» приводит к автоматическому отбору всех корпоративных документов (к которым у текущего пользователя системы есть доступ), связанных с выбранным проектом.

Ведение проектной деятельности navigator_documentov_proekti_1_small.jpg

Дополнительно документы в форме могут быть сгруппированы по состояниям документов, по типам и видам документов, а также по дате создания. Кроме того можно создать закладки в форме «Навигатора». Подробнее о работе с «Навигатором» можно прочитать здесь

СЭД «Корпоративный документооборот» содержит средства поиска документов по реквизитам, одним из таких реквизитов является проект. На рисунке ниже показан поиск, в котором указан один из проектов.

Ведение проектной деятельности poisk_proektnih_documentov_1s_small.jpg

Система поддерживает и полнотекстовый поиск по проектам, механизм полнотекстового поиска предоставляется платформой «1С:Предприятие 8.3 / 8.2».

Данные в разрезе проектов можно получить из отчетов. Пример отчета по исполнительской дисциплине приведен ниже.

отчет по проекту 1с

СЭД «Корпоративный документооборот» имеет открытый и документированный программный код, что позволяет расширять функционал продукта для учета всех требований предприятия. Кроме того, для предприятий часто действует акция по бесплатной дополнительной настройке. Проверить её наличие можно здесь

Смотрите также: