Наш документооборот
Внимание! СЭД "Корпоративный документооборот" заменен на новый продукт СЭД "Наш документооборот" оптимизированный и переписанный "с нуля".
Описание на этой странице потеряло актуальность.
Система СЭД «Корпоративный документооборот» содержит возможности по управлению ресурсами предприятия. Автоматизация управления ресурсами предоставляет предприятиям возможность получать доступность и текущее состояние всех своих ресурсов. Информация предоставляется с точностью до минуты.
Ресурсы предприятия хранятся в отдельном справочнике системы «Ресурсы предприятия». В качестве ресурсов может выступать как движимое, так и недвижимое имущество предприятия. Например, ресурсами, доступность которых нужно отслеживать являются, автомобили предприятия, комнаты переговоров, презентационное оборудование и любые другие объекты, для которых требуется знать, заняты они на указанную дату или нет. Справочник «Ресурсы предприятия доступен в подсистеме «Администрирование системы».
Фактическое занятие или освобождение ресурсов производится с помощью корпоративных бизнес-процессов. Изменение состояния ресурсов происходит при прохождении процессом точки обработки с установленным типом «Использование ресурсов предприятия».
В данной точке можно указать тип действия – «Захват ресурсов» или «Освобождение ресурсов». В зависимости от указанного типа действия, при прохождении данной маршрутной точки произойдет либо захват (начало использования) ресурсов предприятия, либо освобождение использованных ресурсов.
Существует два варианта для указания состава ресурсов в маршрутной точке корпоративного бизнес-процесса. Вариант указания устанавливается в реквизите «Источник ресурсов». Если в данном ресурсе указано «Список ресурсов», то появляется возможность указать список ресурсов в табличной части формы точки.
Если в качестве источника выбран вариант «Реквизит процесса», то проектировщикам бизнес-процессов необходимо указать один из реквизитов процесса с типом «Ресурс предприятия». Тогда, при прохождении данной точки, в качестве ресурса будет использован ресурс, указанный в реквизите процесса. Такой вариант является более гибким, так как позволяет уточнить ресурс в ходе выполнения процесса, например в задаче пользователя.
В маршрутной точке можно указать дату использования или освобождения ресурса. Дата может быть указана как фиксированная дата, указанная на этапе проектирования или создания экземпляра бизнес-процесса, так и дата, определяемая значением реквизита с датой. В таком случае при проектировании ресурса необходимо указать, в каком ресурсе процесса будет храниться дата использования (или освобождения) ресурса. Значение данного реквизита может быть указано перед запуском экземпляра бизнес-процесса или в одной из задач процесса, сформированной для исполнителя. Так же существует возможность указать в качестве даты ресурса текущую дату прохождения маршрутом этой точки.
Начальное значение реквизитов может быть установлено с помощью специального документа «Инвентаризация ресурсов». Данный документ находится в подсистеме «Актуальные документы» системы документооборота СЭД «Корпоративный документооборот».
В табличной части документа «Инвентаризация ресурсов» указывается список ресурсов предприятия и текущее количество ресурсов по данным базы данных. Пользователь, проводящий инвентаризацию ресурсов, должен заполнить колонку таблицы «Реальное количество» реальным количеством ресурсов предприятия на дату проведения документа. Колонка «Результат инвентаризации» будет рассчитан автоматически. В случае, если выявлена недостача ресурсов, в колонке будет положительное число, если по результатам инвентаризации выявлен излишек ресурсов, то в колонке «Результат инвентаризации» будет отрицательное число. После проведения документа количество ресурсов предприятия будет скорректировано на указанное значение.
С помощью документа «Инвентаризация ресурсов» выполняется и ввод начальных данных о составе и количестве ресурсов предприятия.
Контроль доступности ресурсов предприятия
Контроль ресурсов предприятия может осуществляться автоматически, в маршрутных точках процесса с типом «Условие». В данных точках необходимо указать тип условия «Доступность ресурсов». В таком случае в табличной части маршрутной точки можно будет указать список необходимых для выполнения бизнес-процесса ресурсов предприятия и их необходимое количество.
В маршрутной точке «Условие» с типом «Доступность ресурсов» можно определить дату, на которую проводится контроль ресурсов. Можно указать фиксированную дату, дату, хранящуюся в реквизите процесса, а также использовать текущую дату прохождения точки условия маршрутом корпоративного процесса.
Отчет «Ресурсы предприятия»
Пользователи СЭД «Корпоративный документооборот» могут воспользоваться отчетом «Ресурсы предприятия». Отчет расположен в подсистеме «Отчеты и статистика». В данный отчет выводится информация обо всех ресурсах предприятия. В отчете указывается период контроля ресурса.
В строки отчета выводится информация о свободном остатке ресурсов на начало периода, объеме поступления ресурсов за период, объеме использования ресурсов за тот же период и информация о конечном остатке ресурсов на дату окончания периода отчета.
Диаграмма «Использование ресурсов»
Информацию об использовании ресурсов предприятия можно получить и в диаграмме «Ресурсы предприятия», которая находится в подсистеме «Отчеты и статистика». Диаграмма строится в виде диаграммы Ганта, отрезки диаграммы строятся от даты начала использования ресурса и до даты окончания использования ресурса. Пример диаграммы приведен на рисунке ниже.
Зеленым цветом обозначены ресурсы предприятия, которые уже освобождены, а красным цветом те, которые находятся в использовании.
