Обмен корпоративными документами

В системе документооборота СЭД «Корпоративный документооборот» реализован обмен корпоративными документами между различными базами данных. Потребность в автоматизации обмена документами часто встречается в предприятиях, где существует несколько распределенных информационных баз данных и территориальных подразделений.

При передаче документов из одной базы в другую можно включить режим, когда в вид документа будет автоматически заменен на нужный. Например, документ с видом «Исходящий» при импорте в другую базу данных автоматически станет документом с видом «Входящий».

Кроме того, возможна автоматическая замена и контрагентов и организаций. При включении такого режим обмена, в загружаемых документах контрагентом будет автоматически установлена организация-отправитель, а организацией-получателем будет являться текущая организация, хотя в исходном документе контрагентом была как раз организация получатель. Т.е. они меняются местами.

Рассмотрим автоматизацию обмена корпоративными документами на примере. Механизм обмена документами находится в подсистеме «Обмен данными». Пункт «Обмен корпоративными документами». В форме обмена есть две три закладки «Выгрузка документов», «Загрузка документов» и «Настройки».Обмен корпоративными документами

На рисунке выше показан пример экспорта (выгрузки) данных. Пользователи могут сформировать список корпоративных документов вручную (нажав на «Подбор документов») или заполнить его автоматически с учетом выбранных фильтров по дате документа, его виду и статусу.

Существует два варианта передачи данных:

  • Передача посредством выгрузки в файловый каталог обмена. В таком случае в каталоге будет сформирован архивированный файл, содержащий данные выгрузки. В настройках экспорта можно указать пароль для создания архивированного файла, защищенного паролем.
  • Передача посредством почтового шлюза. При использовании такого варианта данные будут автоматически отправлены на указанный адрес электронной почты. В принимающей базе данных нужно будет указать аналогичный почтовый шлюз для автоматического получения данных.

Загрузка данных производится на закладке «Загрузка данных». Загрузка также может быть осуществлена через каталог обмена или через почтовый шлюз. При загрузке (импорте) данных можно указать автоматическую замену контрагентов и организаций (поиск производится по ИНН и КПП). Например, в документе базы данных «А», принадлежащей организации ЗАО «Холдинг» контрагентом (получателем) была указан ООО «Автоматизация». При загрузке в базу данных «Б» документ автоматически изменит принадлежность контрагента и новый документ будет принадлежать организации ООО «Автоматизация», а контрагентом (отправителем) будет являться ЗАО «Холдинг».

Кроме того, можно настроить и замену видов документов, например документ в базе данных был вида «Исходящий», после загрузки в базу данных «Б», он получит вид «Входящий». Можно использовать и другие варианты, например в базе «А» он был вида «Жалоба», а в базе данных «Б», автоматически становится «Служебной запиской».

После загрузки документов существует возможность автоматически установить им нужный статус, например, установить у всех загруженных документов статус «Получен» или «На контроле».

Загрузка корпоративных документов

На рисунке ниже показаны две различные базы данных СЭД «Корпоративный документооборот» после обмена данными. Мы видим, что документы были успешно переданы из первой базы данных во вторую.

Преобразование документов при загрузке в другой базе

В карточке корпоративного документа после загрузки видны изменения, которые были сделаны согласно настройкам импорта, документ автоматически изменил свой вид, в нем изменился контрагент, организация и состояние.

Подробно ознакомиться с процедурой обмена корпоративными документами можно в этом видео-ролике:

В СЭД «Корпоративный документооборот» существуют и другие способы обмена данными с внешними получателям. Например, каждый корпоративный документ можно отправить как обычное письмо, в котором текстом письма будет являться содержание документа, а файлы документа будут приложены к письму. Такая отправка отличается от рассмотренной выше тем, что она предназначена для получения и просмотра в обычной почтовой программе, а не для автоматической загрузки в систему документооборота.

Смотрите также: