Система документооборота

Системы управления документооборотом являются средством создания, хранения и управления различными документами организации. Системы документооборота также содержат методы и инструменты для управления жизненным циклом корпоративных документов. Часто системы документооборота включают в себя и средства управления бизнес-процессами предприятия.

система документооборота

В международной терминологии применяется аббревиатура ECM (Enterprise Content Management). Ассоциация по вопросам информации и управления изображением AIIM International за последнее десятилетие несколько раз уточняла терминологию. Несколько лет назад было дано такое определение системы документооборота —

Система документооборота — это система содержащая стратегию, методы и инструменты, используемые для захвата, хранения, управления и доставки документов, а также неструктурируемого контента, связанные с организационными процессами предприятия.
Управление документами и контентом предприятия включает управление информацией внутри предприятия вне зависимости от того является ли эта информация электронным файлом, бумажным документом и т.д. Работа с документами и контентом также подразумевает преобразование данных между различными цифровыми и традиционными формами, в том числе бумагой, микрофильмами и прочими носителями информации предприятия.

Система документооборота является также общим термином, охватывающим управление документами, управление веб-контентом, поиск, управление записями, управление цифровыми активами, импорт и сканирование изображений и других мультимедиа файлов. Кроме того, системы документооборота позволяют управлять потоками информации с помощью автоматизации бизнес-процессов предприятия.

Системы документооборота реализуются в трех основных вариантах: программное обеспечение, установленное на оборудовании организации, программное обеспечение, поставляемое как услуга SaaS или в гибридном варианте. Система документооборота стремится сделать управление корпоративной информацией эффективнее путем упрощения хранения, управления версиями, маршрутизации бизнес-процессов  и удержания внимания ответственных исполнителей на нужной информации.

Выгоды предприятия при внедрении системы документооборота включают в себя повышение эффективности работы, улучшение контроля за работой сотрудников и сокращение общих расходов на поддержание инфраструктуры управления данными и архивом. Например, многие предприятия уже перешли на хранение копий старых документов в системах электронного документооборота, хотя ранее хранили их в больших документохранилищах и складах. При использовании старой системы хранения, предоставление копии документа по запросу клиента или сотрудника может занять несколько дней, так как сотрудники предприятия должны были обратиться в архив и найти запрошенный документ. После проверки нужно было документ отсканировать и переслать клиенту. При использовании системы документооборота сотрудник предприятия просто делает запрос в систему по номеру или названию документа и документ появляется на его рабочем месте практически мгновенно. Информация предоставляется заказчику практически немедленно иногда даже до окончания телефонного разговора с ним.

Сегодня Российские предприятия могут развернуть единую, гибкую систему документооборота для управления информацией во всех подразделениях включая подразделения, занимающиеся обслуживанием клиентов, IT,  ведением бухучета, управлением кадрами и прочими функциональными подразделениями.

Принятию решения о внедрении системы документооборота способствуют различные факторы, наиболее часто ими являются:

  • Необходимость повышения эффективности работы
  • Улучшение контроля информации
  • Уменьшение общей стоимости управления информацией

Для сотрудников предприятия немаловажным фактором является упрощение поиска информации по ключевым словам или тегам, а также возможность полнотекстового поиска по базе данных. Такие возможности позволяют сотруднику не вставая со своего рабочего места найти информацию буквально за считанные секунды, а не часы или даже дни.

Бизнес-процессы в системе документооборота

Для эффективного направления деятельности сотрудников предприятия на достижение определенных целей, системы документооборота могут управлять заранее установленными последовательностями задач, действий и работ. Такие предопределенные последовательности действий называются бизнес-процессами. Бизнес-процессы предприятия могут быть как очень простыми, так и очень сложными, все зависит от того какие действия выполняют сотрудники организации, от каких факторов они зависят, какие условия на накладываются и прочее.

В некоторых случаях последовательность действий и задач определяется системой документооборота полностью автоматически, в других случаях в маршрутах бизнес-процессов могут использоваться точки принятия решений специальными сотрудниками предприятий. В системах документооборота обычно используются комбинированные способы управления, когда на некоторых этапах система документооборота сама решает, кому передать задачу или информацию, а на некоторых этапах решение принимает определенный при запуске бизнес-процесса сотрудник.

В некоторых случаях бизнес-процессы в системе автоматизации документооборота могут выполнять роль вспомогательных и фоновых действий, например, фонового контроля потока входящей информации, импорта и обработки поступивших данных и другие.

Некоторый средне–статистический бизнес-процесс включает в себя следующие функции:

  • Визуальную схему маршрута прохождения информации и задач на предприятии
  • Точки обработки данных, например изменения документов, записи сообщений и прочее
  • Точки разветвления маршрута на параллельные ветви, а также точки слияния маршрута
  • Механизмы напоминания и уведомления о событиях системы для пользователей
  • Механизмы делегирования, переадресации и замены исполнителей

Кроме того с подсистемой бизнес-процессов часто сильно связан комплект отчетов, визуализирующих текущее состояние процессов, а также статистические отчеты.

Одной из современных систем документооборота является СЭД «Наш документооборот 3.0».
Более подробно о ней можно прочитать здесь

Для ознакомления с системой документооборота можно посмотреть видео-ролики