От того насколько быстро будут приниматься значимые решения на предприятии, зависит не только эффективность ведения бизнеса, но и скорость документооборота. Так, если будет иметь место длительное согласование вопросов, связанных с заключением нового соглашения с клиентом, либо касающихся отношений с работниками, то в конечном итоге это может повлечь за собой существенную потерю времени и денег.
С помощью системы автоматизации документооборота в некоммерческих предприятиях станет возможным получить всю информацию, необходимую для того, чтобы важные решения были приняты оперативно, а документы были согласованы немедленно.
С электронными документами очень удобно работать, ведь Вы с легкостью сможете получить всю интересующую информацию, касающуюся статуса согласования необходимого документа, что при использовании документов на бумажных носителях практически невозможно. Конечно, можно отправлять документы с помощью электронной почты, но в таком случае обеспечить их централизованное хранение и защиту от копирования довольно проблематично.
Внедрение системы автоматизации документооборота в некоммерческих предприятиях решит такие задачи, как:
- Создание маршрутов, согласно которым будет происходить согласование документов. Процессы создания документа и его согласования настраиваются согласно должности каждого сотрудника предприятия
- Своевременное уведомление сотрудника о тех действиях, которые от него ожидаются. Т. е. система будет напоминать работнику о необходимости согласования, создания документа и др.
- Централизованное хранение всех документов, ведение истории работы с каждым документом
- Сохранение в тайне всей информации, зафиксированной в документах
- Простота интеграции с существующими на предприятии системами и приложениями такими как, например 1С:Предприятие. Синхронизация всех данных этих систем происходит автоматически.
Таким образом, использование системы автоматизации в некоммерческих предприятиях позволит получить следующие преимущества:
- Отсутствие специального обучения сотрудников для работы с автоматизированной системой. Для работы с ней достаточно владение приложениями Microsoft Office
- Одобрение документа осуществляется непосредственно из почтового ящика Вашего клиента. Для этого достаточно одного клика мышью
- Доступ к системе, по желанию руководителя, может быть получен работниками через Интернет, т. е. как с рабочего компьютера, так и с ноутбука, мобильного телефона и др. Все соединения надежно защищены
- Автоматизация большинства функций и отчетов позволит не только снизить нагрузку на сопровождение процессов документооборота, но снизить количество человек, участвующих в нем
- Передача и хранение документов в электронном виде позволит предприятию отказаться от массового копирования документов во всех подразделениях и в результате сэкономить средства на расходе бумаги и картриджей
Итак, в результате внедрения электронного документооборота в некоммерческих предприятиях значительно изменятся принципы работы с документами, повысится эффективность системы управления, и создадутся значительные организационные преимущества.
На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:
- СЭД «Корпоративный документооборот»
- 1С:Корпоративный документооборот
- 1С:Документооборот Корп
- Аналитика: Документооборот
Возможности программ подробно описаны на этом сайте.
Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота
На этом сайте вы можете посмотреть видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования.
Видео-ролики будут полезны различным пользователям, специалистам, консультанатам, рукводителям предприятий и всем, кто интересуется новыми технологиями.
