Документооборот на базе 1С в библиотеках

На тему информационных технологий можно много и долго говорить. В наше время они просто незаменимы и играют очень важную роль в современном обществе. Именно они позволили автоматизировать многие процессы в различных сферах и направлениях. Одной из таких сфер явилось образование, ведь именно оно требует правильной организации работы библиотек. Все мы знаем о том, что человек, владеющий информацией, владеет миром. Уровень развития общества находится в прямой зависимости от разнообразия и богатства источников в различных учреждениях.

Возможности современной библиотеки во много раз увеличиваются при наличии автоматизированного документооборота. Но также стоит отметить, что просто наличия современных технологий недостаточно, к ним еще нужен научный подход.

Автоматизация документооборота в библиотеках не делается в один день — это долгий поэтапный процесс. Уже сегодня существует огромное количество различных систем автоматизаций, которые разработаны не только отечественными, но и зарубежными производителями. Учитывая, что нужно знать уровень владения системой конечного пользователя и технические возможности оборудования,  внедряться автоматические системы должны только специалистами в этой области. Только они смогут подготовить стратегический план и разработать организацию всего подхода.

Автоматизация документооборота в библиотеках подразумевает осуществление трех этапов:

  • внедрение программы электронного документооборота
  • внедрение программы «электронный каталог библиотеки»
  • создание единого информационного пространства ресурсов библиотек.

Не для кого ни секрет, что автоматизация необходима, чтобы обеспечивать управление, распространение и контроль над документами в компьютерной «паутине».

Формирование дел, прием документации, регистрация, рассылка, хранение документов, справочная работа и многое другое называется документооборотом. Проще говоря, это — движение документации от начального до конечного этапа. Что касается документооборота в библиотеках, то здесь необходимо внедрение электронной системы движения документов от библиотекаря к конечному пользователю. Но важно понимать, что, при этом должен быть организован тщательный контроль за исполнением этого документа.

Автоматизация в библиотеках очень выручает регионы, которые находятся в труднодоступных или слишком удаленных местах. В таких случаях информацию сложно проанализировать и обработать в связи с ее недоступностью. Но благодаря системе электронного обмена данными эта проблема будет решена.

Можно перечислить все плюсы внедрения системы автоматизации документооборота в библиотеках.

  • прежде всего, отчетные данные библиотечной системы будут предоставляться в единой форме
  • все сотрудники библиотек будут непрерывно обеспечиваться необходимой информацией
  • все документы будут обеспечены определенными формами отчетности
  • предоставляется надежная охрана всей документации на сервере
  • происходит мгновенное уведомление об изменениях в законодательствах
  • служебные поручения будут находиться под постоянным контролем
  • на базе веб-портала будут создны условия для ознакомления потенциального потребителя с информационными ресурсами той или иной сферы

Благодаря внедрению такой системы, появляется множество преимуществ:

  • фиксируются выданные поручения, повышается дисциплина и исполнительность сотрудников
  • благодаря перемещению документов в электронном виде повышается скорость документооборота
  • сокращается время для поиска нужных документов
  • невозможно потерять оригинал, когда работа идет по электронным копиям
  • проще оценить работу персонала, т.к. все действия фиксируются в самой системе
  • появляется возможность быстрого обучения, легче взаимозаменять сотрудников
  • повышается уровень культуры в организации

Таким образом, автоматизация документооборота в библиотеках сегодня становится не просто средством оптимизации внутренних процессов, а в условиях современного информационного общества — насущной необходимостью.

На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:

  • СЭД «Наш документооборот 3.0»
  • 1С:Документооборот Корп
  • Аналитика: Документооборот
  • 1С:Корпоративный документооборот

Возможности некоторых программных продуктов подробно описаны на этом сайте.

Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота

На нашем сайте вы можете найти видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования..

Видео-ролики будут полезны рукводителям предприятия, специалистам, консультанатам и всем интересующимся новыми технологиями.

Перейти на страницу видео-роликов