Автоматизация документооборота на предприятиях ТЭК

Топливно-энергетический комплекс сегодня является самой политически и экономически важной отраслью. Кроме того, что именно она снабжает энергетическими ресурсами все нашу страну, начиная от квартир и заканчивая оборонной отраслью, она является очень чувствительной к таким внешним факторам, как политическая стабильность, динамика цен на энергоносители и общее состояние инфраструктуры на предприятии в целом.

Управление внутрикорпоративным документооборотом, товарными и финансовыми потоками на предприятиях ТЭК сегодня невозможно без внедрения эффективной системы автоматизации документооборота.

Многие крупные компании в энергетической промышленности выходят на мировые рынки, и это требует от них ужесточения требований к учету документов и отчетности. Внедрение систем автоматизации документооборота в топливно-энергетическом комплексе позволит им не только существенно сократить свои издержки, но и в итоге повысить доходы и почувствовать уверенности в этой постоянно изменяющейся бизнес — среде.

Современные решения в области автоматизации документооборота позволяют топливно-энергетическим компаниям повысить управляемость и решить следующие задачи:

  • Снижение затрат времени на поиск информации
  • Создание единой системы управления документацией. К примеру, если возникнет необходимость изменить форму заполнения заявки, то достаточно будет всего лишь внести изменения в шаблон, который хранится в системе. При этом сотрудники будут видеть уже обновленный документ
  • Коллективное участие. С помощью систем автоматизации документооборота возможно наладить коллективную работу над документами таких специалистов, которые находятся в разных офисах или в разных городах. Так же станет возможным вставлять примечания и комментарии в документ, оставляя его при этом без изменений
  • Возможность интеграции с другими информационными системами, осуществляющими не только бухгалтерский учет (1С:Предприятие), но и управление производством
  • Конфиденциальность. Очень важно, что можно подписать документ с помощью электронной подписи и зашифровать его. Это обеспечивает дополнительную безопасность хранения документов, позволит определить его автора и установить подлинность
  • Документальная маршрутизация. Сотрудник, который принимает участие в разработке документа, должен знать, кому следующему стоит передать документ на утверждение. Благодаря налаженной системе автоматизация документооборота, документ будет передаваться сам по автоматически настроенному маршруту

Этот список можно перечислять очень долго, однако уже сейчас можно сделать вывод, что после успешного внедрения автоматизации документооборота в топливно-энергетическом комплексе можно будет получить:

1. Технологические преимущества:

  • оперативность принятия решений
  • снижение количество аварийных ситуаций
  • облегчение работы персонала
  • создание перспективной основы для привлечения молодых кадров

2. Экономический эффект:

  • сокращение количества обслуживающего персонала, примерно на 40-50%
  • снижение эксплуатационных расходов от 20 до70% за счет ресурсосбережения

Таким образом, только благодаря автоматизации документооборота в топливно-энергетическом комплексе можно будет с легкостью управлять огромным массивом информации, накопленной за годы в разных базах данных и распределенной по разветвленным компьютерным сетям.

На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:

  • СЭД «Наш документооборот 3.0»
  • 1С:Корпоративный документооборот
  • 1С:Документооборот Корп
  • Аналитика: Документооборот

Возможности программ подробно описаны на этом сайте.

Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота

На этом сайте вы можете посмотреть видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования.

Видео-ролики будут полезны различным пользователям, специалистам, консультанатам, рукводителям предприятий и всем, кто интересуется новыми технологиями.

Перейти на к просмотру видео-роликов