Одним из самых распространенных средств организации бизнес-процессов на производстве являются документы. С их помощью происходит фиксация и передача информации между исполнителями. Следовательно, от того, насколько эффективны будут организованы эти бизнес-процессы, и будет зависеть качество и скорость прохождения документов от одного сотрудника к другому. Поэтому одной из главных задач в работе ИТ-специалистов сегодня является внедрение систем автоматизации документооборота в производстве.
Функции, выполняемые данной системой, довольно обширны. А именно:
- Возможность получения точной информации о движении электронных документов, что позволит осуществлять контроль над ходом всего процесса делопроизводства и исполнителями. С помощью системы фиксируются все изменения, которые вносились в документы.
- Облегчение поиска документа, уменьшение количества времени, которое затрачивается на этот поиск. Полностью исключена вероятность потери документа.
- Упорядочение работы с документами. Существенно сокращается время передачи документов посредствам электронной почты либо локальной сети организации. Все перечисленное в итоге способствует увеличению производительности труда каждого сотрудника.
- Использование систем автоматизации документооборота способствует оперативному и правильному принятию решений руководством.
С помощью электронной системы документооборота решаются следующие задачи:
- Формирование в организации единого информационного пространства
- Сохранение знаний и опыта каждого сотрудника
- Ведение учета рабочего времени сотрудников
- Распределение рабочего времени сотрудников по клиентам и в зависимости от вида работ
- Осуществление управления отношений с каждым клиентом
- Обеспечение оперативного решения спорных вопросов, возникающих при работе с клиентом
- Взаимодействие всех подразделений организации между собой
- Сокращение затрат рабочего времени, связанных с поиском информации
- Обеспечение сохранности документов и их защита
- Разработка и внедрение внутренних стандартов, действующих в организации
- Повышение конкурентоспособности организации на рынке
- Поддержание качества услуг, предоставляемых организацией, на высоком уровне
Для того чтобы указанные задачи были решены в полном объеме, автоматизация документооборота в производстве осуществляется такие процессы, как:
- Ведение картотеки документов
- Ведение архива, где документы хранятся в течение всего их цикла, начиная с регистрации и заканчивая уничтожением
- Формирование процесса разработки документов и их согласования
- Доступ к документам в зависимости от статуса сотрудника, его функциональных обязанностей
- Контроль над исполнением документов и поручений
- Ведение учета рабочего времени, его распределение на проекты
- Наличие ряда общекорпоративных справочников
Таким образом, использование в работе предприятия системы автоматизации документооборота позволит перейти на новый для него, более высокий уровень управления производственными бизнес-процессами.
На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:
- СЭД «Корпоративный документооборот»
- 1С:Корпоративный документооборот
- 1С:Документооборот Корп
- Аналитика: Документооборот
Возможности программ подробно описаны на этом сайте.
Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота
На этом сайте вы можете посмотреть видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования.
Видео-ролики будут полезны различным пользователям, специалистам, консультанатам, рукводителям предприятий и всем, кто интересуется новыми технологиями.
