Документооборот в транспортных компаниях на базе 1С

Транспортные предприятия сегодня представляют собой уникальную площадку для внедрения средств автоматизации. Большинство технологических процессов в транспортной сфере достаточно регламентированы и легко осваивают компьютерные решения. Так, в навигационных и диспетчерских системах прочно обосновались GPS – приемники. Роль «сторожа» успешно выполняют автомобильные системы сигнализации. Бортовые компьютеры облегчают работу водителей на дальних маршрутах следования. И даже оплата проезда в общественном транспорте в ряде регионов уже осуществляется с помощью электронных средств.

Важным элементом автоматизации транспортных предприятий является система электронного документооборота. При ее использовании предприятие получает ощутимый эффект экономии в производственной и управленческой сферах. За счет чего же происходит высвобождение потенциала сотрудников?Безусловно, в каждой отрасли есть ряд специфических особенностей, которые подлежат изучению, и к требованиям которых впоследствии должны быть адаптированы модули системы автоматизации документооборота.

Для автотранспортного предприятия такими существенными элементами являются основные технологические процессы:

  • Планирование и распределение  объема работ
  • Учет перемещения и состояния подвижного состава (собственно транспорта) предприятия
  • Учет и анализ расхода горюче-смазочных материалов (бензин, дизельное топливо, технические масла) и запасных частей
  • Учет занятости водителей.

В каждом структурном подразделении создается значительный объем нормативной, регламентирующей и отчетной документации, которая потом курсирует внутри всей организации. Руководители подразделений стремятся аккумулировать у себя всю проходящую через них информацию. Зачастую это приводит к неоправданному дублированию документов, увеличению времени на их копирование, расстановку, поиск.  

Выполнение некоторых трудоемких процессов вручную чревато появлением ошибок, которые могут иметь серьезные последствия. Например, большой концентрации внимания требует заполнение и учет путевых листов. По ним позже производится расчет потребленного топлива и заработной платы водителей.

Главным преимуществом автоматизации документооборота в транспортных предприятиях является как раз однократный ввод информации, и ее последующее многократное использование. Рутинный процесс упрощается, и количество ошибок сводится практически к нулю.
Автоматизация документооборота в таких предприятиях сможет решить такие насущные задачи, как:

  • Создать единую базу данных предприятия (электронный архив)
  • Организовать обмен информацией (документами) между филиалами предприятия, отделами и конкретными сотрудниками
  • Выстроить систему контроля исполнения документов и прозрачности их движения
  • Обеспечить сохранность и безопасность документов в системе, устранить возможность потери документа и сократить время его поиска.

При условии успешного внедрения системы автоматизации документооборота и выработки у персонала навыков работы в ней на транспортном предприятии может быть автоматизировано до 95 % всех типовых технологических процессов. И, как следствие этого, повышается эффективность труда и качество обслуживания клиентов.

Транспортным компаниям внедрение автоматизированного оборота документов сократит логистические затраты, т.к. информация в системе всегда будет поддерживаться в актуальном состоянии. Поступивший заказ будет обрабатываться автоматически по заданным заранее тарифам и формулам. Каждый сотрудник, получив доступ к базе сможет обмениваться сообщениями и координировать действия с коллегами.

В автоматизированной системе документооборота представлены разнообразные поисковые возможности. В сформированной базе данных в течение нескольких секунд можно будет найти информацию о клиенте, состоянии транспортного средства, занятости водителей. Кроме того, в системе реализованы широкие информативные возможности.

Операторы смогут своевременно принимать сведения о новом заказе, получать оповещения об истечении сроков оплаты или погашении задолженности клиентом. Система автоматически сможет сформировать счета на оплату в соответствии с требованиями, предъявляемыми к бухгалтерским документам. Движение финансов будет отражаться по каждому отдельному заказу за обозначенный период времени. Аналитические отчеты и статистические сводки, сформированные в системе, можно легко будет перевести в формат MS Office или Open Office

Таким образом, благодаря автоматизации документооборота в транспортных предприятиях форма отражения информации станет унифицирована, контроль за работой водителей и транспортных средств будет вестись в режиме реального времени, а сами сотрудники предприятия получат надежный инструмент решения производственных задач.

На данный день для решения задач автоматизации документооборота подходят следующие программы:

  • Аналитика: Документооборот
  • 1С:Корпоративный документооборот
  • СЭД «Наш документооборот 3.0»
  • 1С:Документооборот Корп

Возможности программ подробно описаны на этом сайте.

Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота

На этом сайте вы можете посмотреть видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования.

Видео-ролики будут полезны различным пользователям, специалистам, консультанатам, рукводителям предприятий и всем, кто интересуется новыми технологиями.

Перейти на к просмотру видео-роликов