Сценарий ролика «Проектирование бизнес-процесса»

На странице приведен текст учебного видеоролика «Проектирование бизнес-процессов»

Система «Корпоративный документооборот» позволяет создавать произвольные бизнес-процессы любой сложности. На экране представлены некоторые виды процессов, поставляемые вместе с системой, обратите внимание на то, что в процессах можно использовать другие процессы, вызывая их как подпроцессы.

Проход по видам процессов в справочнике.

В этом примере мы рассмотрим проектирование нового вида бизнес-процесса для регулирования работ сотрудников с запросом нового клиента на расчет строительной спецификации.

Все запросы на расчет строительной спецификации должны находится в корпоративных документах с видом «Запрос спецификации». Таких видов корпоративных документов у нас пока нет.

Поэтому сначала создадим новый вид документа «Запрос спецификации».

Переключение в подсистему «Администрирование системы»

Создадим новый вид, настроим внешний вид документов данного вида, отключим ряд не нужных в нашем случае закладок в формах документов. Можно провести настройки и других элементов для документов данного вида, но это не входит в нашу сегодняшнюю задачу.

Итак, мы подготовили нужный вид документа, теперь займемся проектирование бизнес-процесса.

Переключение в подсистему «Корпоративные документы»

Для проектирования бизнес-процессов используется удобный визуальный редактор.

Давайте спроектируем новый вид бизнес-процесса с помощью визуального редактора.

Создадим новый вид бизнес-процесса. Наименование «Обработка запроса спецификации».

Новый вид процесса уже содержит некоторые элементы, будем использовать их. Каждый процесс обязательно должен содержать как минимум одну точку старта и как минимум одну точку завершения.

В нашем процессе будет три точки действия, т.е. точки, при прохождении которых пользователи будут получать задания.

В первой точке будут выдаваться задания исполнителям на расчет спецификации по полученному документу «Запрос спецификации». При этом нам будет достаточно, что бы хотя бы один из исполнителей рассчитал спецификацию.

Далее процесс пойдет к руководителю отдела продаж, он или она должна будут установить дату возможной отгрузки и утвердить полученную смету, после этого она попадает в группу контроля качества и если она пройдет аудит, то исходный документ получит статус «Обработан» и на этом мы наш пример закончим. В реальной работе данный бизнес-процесс может быть значительно усложнен для учета всех особенностей работы предприятия. Кроме того он может быть включен в другой, более общий бизнес-процесс.

Первая точка действия у нас уже есть. Давайте отредактируем её.

Установим наименование «Расчет спецификации», установим текст задания «Рассчитайте спецификацию по прилагаемой заявке», установим список исполнителей, можем установить конкретных сотрудников (установим Задорожную, Деменьтева), но  лучше зададим исполнителей по рабочей группе «Менеджеры отдела продаж», а состав этой группы мы можем изменять в любое время без изменения самого вида бизнес-процесса.

Поскольку нам достаточно одного расчета спецификации, то установим переключатель «Критерий выполнения действия» в значение «Когда выполнил минимум один исполнитель».

Сохраним данные и закроем форму.

Теперь создадим вторую точку действия для руководителя отдела продаж.

Перетащим мышью в нужное место наше второе действие. Соединим его стрелками с первым действием. Отредактируем его параметры.

Установим наименование «Обработка спецификации», установим текст «Проверьте расчет спецификации по прилагаемому запросу спецификации». В качестве исполнителя укажем руководителя отдела продаж. Обратите внимание на то, что мы используем ролевую адресацию, т.е. мы на этапе проектирования не знаем, кто конкретно является руководителем отдела продаж. Более того, нам не требуется знать, кто является руководителем отдела продажи и на момент запуска процесса на выполнение. Система сама определит, кто выполняет данную роль только в момент непосредственной выдачи этой задачи. Если же сотрудник находится в отпуске или командировке, то задача будет выдана его заместителю, согласно таблице действующих заместителей.
От руководителю отдела продаж в нашем бизнес-процессе также будет требоваться определить дату возможной поставки. Дата будет храниться в дополнительном реквизите процесса «Дата возможной поставки». Для этого вернемся в наш вид процесса…

Переход в вид процесса

Перейдем на закладку «Реквизиты процесса» и добавим новый реквизит «Дата возможной поставки», установим тип реквизита «Дата». Обратите внимание, что мы можем создать реквизит любого типа (например, числового, ссылки на корпоративный или любой другой документ, на другой процесс или элемент справочника), кроме того, мы можем сами создать некие дополнительные типы реквизитов и установить им произвольный набор нужных значений.

Вернемся в нашу точку действия

Открытие точки руководителя продаж

Перейдем на закладку «Форма задач» и укажем использование в форме нашего реквизита. Установим флажок «Обязательный». Мы также можем изменить наименование элементов формы задачи, что бы исполнителю было проще освоить и ориентироваться в задачах.

Переименуем кнопку «Выполнить» в «Подтвердить обработку сметы», остальные элементы оставим без изменения.

От руководителя отдела продаж будет требоваться ответ по утверждению схемы. Т.е. она должна иметь возможность утвердить либо отклонить подготовленную схему. Система «Корпоративный документооборот» поддерживает возможность задания требуемых от исполнителей результатов. Перейдем на закладку «Исполнители» и настроим требуемый от исполнителя отчет. Создадим новый элемент в справочнике, назовем его «Утверждение сметы», включим в нем флажок «Текстовый результат» и булевый флажок, переименуем его название в «Смета утверждена», а текстовый результат в «Замечания к смете». Оставим тип контроля результата в значении «Требуются все результаты».

Закончим редактирование точки и сохраним данные точки.

Теперь создадим третью точку для контроля качества. Добавим новую точку действия в схему.
Укажем наименование «Контроль качества», укажем текст «Проконтролируйте передаваемую клиенту информацию».

Установим вид требуемого отчета «Согласование документа».
В качестве исполнителей будет использоваться группа «Служба контроля качества».

Точки действия или выдачи заданий для нашего бизнес-процесса созданы. Теперь перейдем к условиям.

Система поддерживает различные типы условий и точек выбора. В нашем примере потребуется самая простая точка – точка контроля результатов.

Перенесем элемент условия и соединим его стрелками с нужными элементами.

В данном условии мы будем проверять, утверждена ли схема руководителем отдела продаж. Для этого откроем точку условия.

Установим наименование «Смета утверждена?». Установим тип «Результаты исполнителей». Теперь нам нужно указать точку, результаты которой будут анализироваться. Укажем её.

В табличной части указываются требуемые от исполнителей результаты. В данной точке условия мы будем проверять согласована ли смета руководителем отдела продаж. Для этого мы будем сравнивать этот результат с требуемым булевым значением «Да».

Сохраним данные и закроем форму.

Теперь добавим условие для проверки прошла ли наша смета контроль качества. Добавим новую точку условия и отредактируем её данные.

Установим наименование «Контроль пройден?» и тип контроля «Результаты исполнителей». Будем проверять требуемые результаты на совпадение со значением «Да». Мы можем установить флажок «Достаточно одного исполнителя» в таком случае если хотя бы один из исполнителей (контролеров) данной точки решил, что контроль пройден, то смета будет утверждена. Но в нашем примере мы включить флажок не будем и будем требовать что бы все контролеры утвердили смету.

Система «Корпоративный документооборот» позволяет проводить различную обработку данных при прохождении бизнес-процесса. Для этого служит точка «Обработка». Дайте добавим такие точки обработки для автоматического изменения состояния нашего «Запроса спецификации». Добавим элемент «Обработка» в схему, установим тип обработки «Обработка списка документов». В нашем случае при прохождении точки маршрутом бизнес-процесса мы будем устанавливать состояние в значение «Обработан».
Закончим настройку точки обработки и вернемся в нашу схему.

Создадим еще одну точку обработки в которой будем устанавливать начальное значение состояния «Запроса спецификации». Добавим элемент обработки в схему, укажем, что будет устанавливаться состояние «Принят в работу».

Добавим еще одну точку обработки которая будет использоваться при не согласовании сметы. В ней будет устанавливаться состояние «Отложен».

Удалим все лишние элементы, которые нам не понадобились в нашем примере.
Соединим стрелками все элементы схемы.

Теперь маршрут нашего бизнес-процесса готов.

Вид бизнес-процесса кроме собственно схемы маршрута имеет еще ряд настроек. Мы можем указать основной текст процесса,  список основных исполнителей, установить начальные данные реквизитов, выполнить настройки форм для экземпляра процесса. Но в нашем примере мы оставим всё как есть, сохраним и закроем вид процесса.

Наш новый вид процесса появился в списке. Стоит заметить, что мы спроектировали достаточно простой вид бизнес-процесса, в котором используются далеко не все возможности системы «Корпоративный документооборот» по проектированию процессов. В нем нет точек разделения и слияния ветвей маршрутов, нет точек выбора из множественных вариантов, а также запуска подпроцессов установки и контроля за доступными ресурсами, а также настройки таймеров срабатывания. Такие элементы вы можете найти в других видах бизнес-процессов находящихся в демонстрационной базе данных или на сайте в библиотеке процессов.

Создание экземпляров бизнес-процесса

Ранее мы спроектировали вид бизнес-процесса, но сам по себе вид бизнес-процесс не выполняет ни каких действий, он служит неким шаблоном для создания и запуска экземпляров корпоративных процессов.

Существует несколько способов создания и запуска экземпляра бизнес-процесса. Мы можем просто нажать на кнопку «Создать экземпляр процесса» в форме списка видов процессов, или создать бизнес-процесс просто нажав на соответствующий пункт меню.

Но в нашем примере мы обрабатываем корпоративный документ «Запрос спецификации». Поэтому проще будет создавать экземпляр процесса непосредственно из него, в таком случае ссылка на документ будет добавлена автоматически.

Перейдем в подсистему «Актуальные документы»

Откроем «Навигатор», прейдем в папку вида документа «Запрос спецификации».
Создадим новый документ «Запрос спецификации». Наименование «Запрос спецификации на изделие ПГТ-5». Содержание «Просим предоставить спецификацию, стоимость и возможную дату отгрузки ПГТ-5».

Теперь прямо из документа перейдем в меню «Бизнес-процессы». Состав доступных для данного вида документа процессов можно настроить. Выберем наш бизнес процесс «Обработка запроса спецификации».

Создан новый экземпляр спроектированного ранее процесса «Обработка запроса спецификации».
Параметры экземпляра процесса заполнены согласно спроектированного ранее вида. При необходимости мы можем изменить все параметры экземпляра процесса, в том числе и его маршрутную схему. В нашем примере мы сохраним установленные по умолчанию значения. Отправим экземпляр процесса на исполнение.

Процесс запущен. Вернемся к его маршрутной схеме. Мы видим, что после запуска процесса система «Корпоративный документооборот» изменила цвета элементов. Серым цветом выделены уже выполненные элементы (пока это только элемент «Старт»), элементы которые находятся в стадии выполнения выделены ярким желтым цветом. Если открыть закладку исполнителей, мы увидим текущее состояние задач, выданных по этому бизнес-процессу.  Закроем нашу бизнес-процесс.

Мы видим, что в первой точке создано три задачи, по одной для каждого сотрудника входящего в рабочую группу «Менеджеры отдела продаж». Давайте теперь откроем систему документооборота СЭД «Докуметооборот Проф» от лица одного из менеджеров.

Открытие второго сеанса от Задорожной

На рабочем столе менеджера мы видим, что сотруднику поступила новая задача «Расчет спецификации». Давайте откроем её.

В форме задачи мы видим ряд параметров, в том числе текст задания, а также прямую ссылку на наш документ «Запрос спецификации на изделие ПГТ-5». Можем открыть его, просто кликнув по гиперссылке. Давайте выполним эту задачу. Укажем текстовый результат:
«Стоимость выполнения изделия по данной спецификации составляет 99 тыс. рублей». Если сотрудник не готов сразу выполнить задачу, то он может указать промежуточный процент выполнения, при необходимости текст результата и сохранить задачу без выполнения. В таком случае задача будет сохранена в папке «Задачи в работе». Если задача выполнена полностью мы можем нажать кнопку «Подтвердить выполнение». Задача выполнена.

Вернемся в сеанс инициатора бизнес-процесса.

Возврат в первый сеанс

Давайте посмотрим состояние задач в нашем бизнес-процессе. Перейдем на закладку исполнителей – мы видим, что задачи других пользователей исчезли, так как были отменены, потому что при проектировании вида процесса мы включили для данного действия флажок «Критерий выполнения действия равно Когда выполнил минимум один исполнитель».

Посмотрим схему бизнес-процесса, мы видим, что первое действие «Расчет спецификации» было выполнено и процесс перешел дальше ко второму действию «Обработка спецификации», задачу в этой точке должен быть получить сотрудник, выполняющий роль руководителя отдела продаж. На момент выдачи задания (с учетом действующих исполнителей) данную роль выполнял сотрудник предприятия, он и получил задачу «Обработка спецификации».

Давайте откроем сеанс руководителя отдела продаж.

Открытие сеанса руководителя отдела продаж

На рабочем столе руководителя появилась задача «Обработка спецификации», откроем её. В данной задаче мы видим ссылку на документ «Запрос спецификации», а также реквизит «Дата возможной поставки». Установим дату «30.04.2011». Подтвердим согласование сметы. Вернемся в первый сеанс

Возврат в первый сеанс

Снова посмотрим на схему нашего бизнес-процесса. Мы видим, что процесс успешно прошел проверку в условии «Смета утверждена». Мы также можем посмотреть журнал выполнения процесса, где фиксируются все события его выполнения. Перейдем на закладку «Статистика и журнал». На этой же закладке есть статистика по выполнению экземпляра бизнес-процесса.

Вернемся на закладку исполнителей. Мы видим, что задача руководителя стала выполненной и появились новые задачи для контроля качества составления сметы.

Откроем сеанс от имени первого контролера. Откроем задачу контроля. Выберем вариант «Согласовано», нажжем «Подтвердить выполнение», система не признала задачу выполненной, так как при проектировании бизнес-процесса мы указали, что исполнитель данной задачи (т.е. контролер) должен ввести в качестве результата и текстовый комментарий. Давайте напишем «Замечаний нет, смета корректная».
Второй контролер также зашел в базу данных и одобрил выполнение.

Вернемся к нашему бизнес-процессу. Посмотрим закладку исполнителей. Мы видим, что все задачи выполнены. Посмотрим закладку схемы процесса. Мы также видим, что процесс прошел весь маршрут и успешно завершен.
Поскольку после успешного одобрения контролерами у нас была запроектирована точка обработки данных. В данной точке мы устанавливали состояние документов как «Обработано». Давайте посмотрим наш документ.

Перейдем в подсистему «Актуальные документы». Откроем «Навигатор».
Найдем наш документ. Давайте сформируем дерево документов по состояниям.

Мы видим, что наш документ по результатам выполнения бизнес-процесса «Обработка запросов спецификаций» автоматически получил статус «Обработан». Можем открыть документ и также проверить реквизит «Состояние». Документ успешно обработан.

В данном примере мы с вами спроектировали новый вид бизнес-процесса «Обработка запросов спецификаций» и отправили на обработку новый запрос клиента. Бизнес-процесс выдал необходимые задания сотрудникам нашего предприятия и обработал результаты их выполнения. По результатам обработки бизнес-процесс автоматически изменил состояние документа на нужное.

При необходимости, вы можете создать более сложные бизнес-процессы в системы «Корпоративный документооборот». Вы также можете включать созданные процессы в другие бизнес-процессы как подпроцессы и передавать между ними данные.

Найти созданный бизнес-процесс вы можете в демонстрационной базе данных.

Перейти к загрузке демо-версии продукта