В систему документооборота СЭД «Корпоративный документооборот», начиная с релиза 3.7.0.6-150210, добавлены следующие возможности по работе с файлами и корпоративными документами:
1. В системе реализована возможность открытия файла корпоративного документа вместо открытия формы корпоративного документа. При этом происходит открытие основного файла документа, размещенного первым в списке на закладке «Файлы» (в систему также добавлена возможность изменения порядка расположения файлов через контекстное меню списка).
Для включения такой возможности необходимо отметить флажок «Открывать основной файл вместо документа» в нижней части закладки «Файлы» в форме корпоративного документа.
На рисунке ниже показано расположение данного флажка.
нажмите на рисунок для увеличения
В настройке вида документа можно установить такой флажок по умолчанию и он будет действовать для всех новых корпоративных документов соответствующего вида документа.
Для установки флажка в форме настройки вида документа перейдите на закладку «Состав документа», далее на закладку «Файлы документа» и отметьте флажок «Открывать основной (первый) файл вместо документа».
На рисунке ниже показан пример выполнения такой настройки.
В случае, если режим открытия файла вместо формы документа включен и основным файлом назначен шаблон документа (например шаблон на основе файла MS Word), то при каждом открытии будет производиться заполнение данного шаблона текущими значениями корпоративного документа и открытие результирующего документа.
Режим открытия файла вместо формы документа действует при открытии документа из формы списка, а также из реквизитов документов, бизнес-процессов и задач при нажатии на кнопку «лупа». Основной файл открывается в программе, предназначенной для его просмотра, например, графический файл откроется в приложении для его просмотра.
Чтобы открыть форму документа необходимо в «Навигаторе документов» или в форме списка выбрать из контекстного меню пункт «Изменить документ». В таком случае будет открыта обычная форма документа и его можно будет изменить (в том числе выключить флажок «Открывать основной файл вместо документа» на закладке «Файлы»).
2. Реализована возможность создания файла документа на основании шаблона с автоматическим заполнением такого файла и добавлением его в список файлов корпоративного документа. Таким образом, при добавлении на закладке «Файлы» нового файла в корпоративный документ стало доступно четыре варианта действий.
Ниже приводится описание возможных действий для создания файла в базе данных СЭД «Корпоративный документооборот»:
1. Обычное добавление файла с диска осуществляется выбором варианта «Из файла на диске». В таком случае будет открыт диалог выбора файла из файловой системы. После выбора файла он будет добавлен в корпоративный документ и размещен на закладке «Файлы»
2. Добавление с использованием шаблона файла «Из файла по шаблону». Это новый режим добавления. При его использовании пользователю сначала нужно выбрать шаблон файла. Далее система автоматически заполнит его текущими данными корпоративного документа, потом этот файл будет автоматически загружен в документ и добавлен на закладку «Файлы» уже как обычный файл. Такой режим удобен в случае, если нужно изначально создать файл по шаблону и в дальнейшем его редактировать как обычный файл. Например, новый договор сначала создается из шаблона, автоматически сохраняется и далее редактируются как обычный файл
3. Добавление ссылки на шаблон «Добавить шаблон». Данный вариант использовался и ранее. При выборе такого варианта в список файлов документов будет добавлена ссылка на шаблон файла. В отличие от предыдущего варианта при каждом открытии такого файла будет происходить заполнение шаблона текущими данными корпоративного документа. Данный режим не предназначен для последующего редактирования сформированного файл
4. Режим получения файлов со сканера. Для выбора такого режима выберите вариант «Сканированием». Данный вариант доступен, если в настройках пользователя подключен и настроен сканер.
После добавления файла он становится доступным в списке «Файлы» корпоративного документа.
3. В СЭД «Корпоративный документооборот» реализовано автоматическое формирование наименований файлов создаваемых по шаблонам. Такое формирование используется, в частности, при создании файла по шаблону (см. второй пункт предыдущего списка).
После выбора шаблона файла он сохраняется и добавляется в список файлов корпоративного документа с имением, сформированным по заданной строке наименования.
Установить строку для формирования наименования файла можно в форме вида документа на закладке «Состав документа Файлы документа». В нижней части закладки необходимо отметить флажок «Использовать формат наименований для шаблонов» и заполнить строку наименования в текстовом поле с использованием различных тегов и символов.
Варианты заполнения строки наименования можно получить, нажав на ссылку «Подробнее» расположенную рядом с полем.
В строке наименования файла можно использовать теги вида {РеквизитДокумента}, где РеквизитДокумента это имя реквизита корпоративного документа так, как он задан в «Конфигураторе». Например, для получения даты корпоративного документа можно добавить тег {Дата}, для получения типа документа тег {ТипДокумента}, а для получения наименования тег {НаименованиеДокумента}.
Существует возможность получения данных из табличных частей документа, для этого в теге необходимо указать имя такой табличной части, далее в квадратных скобках номер строки (начинается с нуля), далее символ точки и название реквизита табличной части. Например, для получения контрагента из табличной части КонтрагентыДоговоры корпоративного документа можно применить такой тег {КонтрагентыДоговоры[0].Контрагент}
В тегах можно обращаться и к реквизитам реквизитов, для этого нужно использовать символ точки, например для получения ИНН организации, указанной в первой строке табличной части можно использовать такой тег {ОрганизацииПодразделения[0].Организация.ИНН}
На рисунке ниже показан файл, сформированный добавлением из шаблона (при добавлении был выбран вариант «Из файла по шаблону» и указан один из шаблонов), при этом имя такого добавленного файла сформировано автоматически.
Полный набор имен реквизитов корпоративного документа можно посмотреть в «Конфигураторе» в объекте «аДокументооборотКорпоративныйДокумент», а также в соответствующих справочниках (например, для получения реквизитов контрагента посмотрите набор реквизитов справочника «Контрагенты» и т.д.).
В тексте строки могут использоваться не только теги, но и обычные символы, за исключением запрещенных в наименованиях файлов (символы <>*/:?|). В случае, если в данных корпоративного документа используются такие символы и эти данные используются при формировании имени файла, то указанные символы заменяются на символ пробела в имени файла.
