«1С:Документооборот» — новое решение для автоматизации оборота документов и взаимодействия работников предприятия. С помощью данного программного обеспечения можно осуществить автоматизацию всех этапов обработки внутренних и официальных документов как коммерческих, так и государственных предприятий, причем, независимо от типа документооборота – бумажного или электронного.
Программа «1С:Документооборот», созданная компанией «1С», предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами. Данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ.
Программа может применяться на любом предприятии, независимо от его отраслевой направленности. Она одинаково хорошо подойдет для применения как в коммерческой фирме с малым количеством пользователей, так и в большом государственном предприятии.
Программный продукт является «детищем» программы «1С: Архив 3», уже много лет применяемой в большом количестве организаций.
Новые возможности
Программное обеспечение создается на базе программы «1С: Предприятие 8.2». Более качественная организация электронного документооборота обусловлена обновленными возможностями платформы в области соединения учета ресурсов и координации движения документов.
Имеющиеся функциональные возможности — наличие разнообразных технологий обработки документов, независимость от применяемой системы управления базами данных, масштабируемость – доказывают, что стоит на одну ступень выше по сравнению с предшествующими версиями.
Программа позволяет использовать разнообразные способы обработки документов с разграничением прав доступа к ним, применяя новейшие методики управления документооборотом, в том числе сложившиеся в России.
С помощью программы «1С Документооборот» можно:
- осуществлять работу с помощью веб-браузеров
- уменьшить время, необходимое на поиск нужной информации, а также общее время коллективного ведения документооборота.
- улучшить качество документации путем устранения большинства спорных ситуаций и упорядочивания работы с документами
- обеспечить сохранность версий и отсутствие повторения информации при работе нескольких лиц с одним документом
- наладить работу пользователей с документами.
Обработка документации
В программе можно обрабатывать любые типы документов, на каждый из которых заводится учетно-регистрационная карточка, содержащая реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30-2003, ГСДОУ и традиций делопроизводства, принятых в российской практике.
Хранение и доступ к документации 1С
Для организации хранения документов применяется структура папок с возможностью ограничения доступа к ним.
Структура папок может быть создана на основе организационной структуры учреждения либо по видам документации. Для каждой папки можно установить разграничение доступа, то есть, какой пользователь, что может осуществлять – читать, добавлять, редактировать или удалять информацию — из этой папки.
Регистрация корреспонденции 1С:Документооборот
В программе можно производить регистрацию входящих и исходящих документов предприятия. При этом номер документа генерируется программой самостоятельно по определенным правилам.
Регистрация корреспонденции осуществляется по требованиям ГОСТ, типовых инструкций и традиций делопроизводства, сложившихся в отечественной практике.
Регистрация корреспонденции включает в себя этапы:
- рассмотрение документа и постановка на контроль, производится автоматически
- постановка исполнителей в известность
- контроль соблюдения сроков документа
- создание отчетности по поступлению/исполнению документа, по документам с истекшим сроком исполнения.
Обработка документов со сканера в 1С:Предприятие 8.3 / 8.2
Программа позволяет загружать любые документы с внешнего сканера. Единственное условие – поддержка сканером интерфейса TWAIN.
Электронная почта
Программа позволяет отправлять с помощью электронной почты любой документ из базы. Кроме того, есть возможность загрузки входящей и внутренней корреспонденции прямо из электронного почтового ящика.
Просмотр, редактирование и контроль версий 8.2
Просмотр и редактирование документации программы осуществляется с помощью приложений, установленных на компьютерах пользователей.
Работа с документацией производится на «рабочем столе», где пользователю показывается перечень документов, находящихся в стадии редактирования, а также перечень текущих задач, требующих выполнения. Пользователь может самостоятельно добавить или удалить раздел, а также поменять местами его элементы.
Пользователь программы «1С:Документооборот» может как просматривать, так и редактировать документы. Одновременная работа с одним и тем же документом невозможна, так как программой предусмотрена блокировка уже использующегося файла.
После сохранения вновь отредактированного файла создается новая его версия, где указывается, кто, когда и во сколько ее создал.
В карточке документа перечисляется список версий, пользователь вправе удалить лишние и поменять текущую версию, кроме того, при необходимости он может сравнить версии файлов часто используемых форматов — doc, trf, html, txt, odt.
