Зачастую под электронным документооборотом в финансовых компаниях понимает лишь введение системы «Банк-клиент». Однако очевидно, что ее использования явно недостаточно, ведь данная система касается работы только с банковскими учреждениями и подразумевает создание электронных банковских документов, передача их в банковскую организацию, а также проверка их статуса и получение составленных отчетов.
Как правило, для финансовых предприятий этого недостаточно, для них очень важен электронный документооборот в комплексе, т. е. непосредственно от момента получения документов до момента их исполнения.
Система, которая традиционно используется для обмена документами в финансовых компаниях, обладает рядом существенных недостатков:
- о той работе, которую необходимо проделать, исполнителям сообщается недостаточно оперативно, что существенно замедляет сам процесс выполнения поручения
- в ходе исполнения работы часто не поступает актуальная информация, необходимая для правильной оценки этого процесса
- затраты времени и средств, связанные с изготовлением копий документов и их рассылкой
- достаточно длительная процедура согласования и принятия проектов документов
- возникают определенные сложности при поиске необходимых документов.
Применение современных систем электронного документооборота для финансовых компаний поможет избежать всех этих сложностей, а также существенно упростит решение многих проблем, которые, как правило, могут возникнуть при работе с документами. А интегрированность данной системы с легкостью позволит использовать ее в различных отраслевых конфигурациях фирмы 1С.
Помимо всего вышеперечисленного электронный документооборот для финансовых компаний обладает следующими преимуществами:
- Позволяет привести в систему работу с документами
- Способствует оперативности движения документов в организации, а также увеличению эффективности выполнения работниками возложенных на них поручений и улучшению качества принятых решений
- Полностью или частично отпадает необходимость изготовления и отправки бумажных копий документов заинтересованным сотрудникам
- Работа с проектами документов становится более эффективной, т. к. появляется возможность его согласования при помощи компьютера, а также автоматической пересылке документа между уполномоченными лицами
- Способствует улучшению контроля за исполнением работы, что влечет за собой повышение исполнительской дисциплины
- Способствует обеспечению конфиденциальности передаваемой информации
- Помогает в автоматизации работы с обращениями граждан
- Существенно ускоряет и упрощает поиск необходимых документов
- Также способствует процессу автоматизации при составлении отчетов, справок и др.
Таким образом, введение системы электронного документооборота для финансовых компаний поможет в перестройке бизнес-процессов, а также ее организационной структуры, что существенно повысит ее управляемость. Т.к. задачи, которые стоят перед этой системой – это:
- Достичь полной автоматизаций работы с документами по оплате, создать общий финансовый образец для платежей
- Создать систему управленческого учета и контроля расходов и доходов
- Осуществлять своевременный контроль над сроками и другими параметрами платежей
- Проведение реинжиниринга бизнес-процессов компании, касающихся финансирования затрат
- Осуществление формирования планового графика платежей и отчетности, отражающей движение денежных средств.
В результате использования системы электронного документооборота вы существенно повысите эффективность работы финансовой компании в целом.
На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:
- СЭД «Корпоративный документооборот»
- 1С:Корпоративный документооборот
- 1С:Документооборот Корп
- Аналитика: Документооборот
Возможности программ подробно описаны на этом сайте.
Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота
На нашем сайте вы можете найти видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования..
Видео-ролики будут полезны специалистам, консультанатам, рукводителям предприятия и всем интересующимся новыми технологиями.
Перейти на страницу видео-роликов
Смотрите также:
