Основные возможности системы автоматизации документооборота и бизнес-процессов

Наш документооборот
Внимание! СЭД "Корпоративный документооборот" заменен на новый продукт СЭД "Наш документооборот" оптимизированный и переписанный "с нуля".

Перейти к описанию СЭД "Наш документооборот"

Описание на этой странице потеряло актуальность.

Система электронного документооборота (СЭД) «Наш документооборот 3.1» позволяет эффективно решать следующие основные задачи:

Автоматизировать управление бизнес-процессы предприятия
Автоматизировать работу с корпоративными документами

Основные конкурентные преимущества системы описаны на этой странице. Тем не менее можно отметить следующие:

Возможность внесения изменений, открытый код программы
Удобные средства визуального проектирования бизнес-процессов
Быстрое внедрение — установил и работай!
Использование платформы «1С:Предприятие 8.3 / 8.2»
Интеграция с «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Управление небольшой фирмой» и другими программами «1С»

В системе «Корпоративный документооборот» все документы, справочники, отчеты созданы с полной поддержкой функционала «управляемых форм», предоставляемых платформой «1С:Предприятие 8.3 / 8.2».

нажмите на картинку для увеличения

Программа электронного документооборота использует все возможности платформы «1С» версии 8.2/8.3, в том числе организацию распределенных кластеров серверов, что позволяет строить надежные и масштабируемые системы для автоматизации документооборота и бизнес-процессов.

Основное окно программы содержит список доступных подсистем и рабочий стол пользователя, на который выводится оперативная информация.

Система поддерживает возможность проектировать собственные бизнес-процессы с помощью визуального редактора. Бизнес-процессы позволяют создавать нужные задачи пользователям и передавать необходимые корпоративные документы.

Основными носителями информации в СЭД «Наш документооборот 3.1» являются корпоративные документы. Внешний вид корпоративного документа зависит от выбранного вида документа. Настройка вида документа производится на пользовательском уровне без необходимости вносить изменения в режиме «Конфигуратор».

Обычно работа с корпоративным документом начинается с его регистрации в системе. Для регистрации документа в системе на закладке «Регистрация» доступны все необходимые реквизиты.

Форма корпоративного документа программ состоит из нескольких закладок:

Закладка «Расположение» описывает текущее расположение корпоративного документа в структуре предприятия.

На закладке «Принадлежность» можно определить принадлежность документа к различным проектам, организациям, подразделениям контрагентам и сотрудникам.

Данная система позволяет привязывать один документ к нескольким однородным объектам (например к двум проектам) сразу

На закладке «Связи с объектами» можно указать произвольное количество связей корпоративного документа с другими объектами системы документооборота

При добавлении в документ ссылки на другой документ (например, вышестоящий), система автоматически добавит и обратную ссылку в указанный документ (в данном случае на нижестоящий).

На закладке «Файлы» можно разместить присоединенные к документу файлы. Файлы могут быть импортированы непосредственно в базу данных или размещаться в специальном сетевом хранилище. В документе возможны различные действия с файлами (сканирование, добавление, удаление, редактирование и т.д.).

СЭД позволяет пользователям вести неограниченное количество видов документов, при этом каждый вид документа может быть индивидуально настроен.

Принадлежность к определенному виду указывается в каждом корпоративном документе.

Документы в системе могут иметь определенный срок хранения по истечению которого система «Корпоративный документооборот» автоматически выполнит одно из следующих действий:

Поместит документ в архив
Пометит документ на удаление
Создаст бизнес-процесс по выбранному шаблону

При наступлении указанной даты, заданные действия выполняются автоматически без участия пользователя. Данная функция позволяет снизить большое количество рутинных операций пользователя и повысить эффективность автоматизации документооборота предприятия.

При настройке вида корпоративного документа можно скрыть не нужные реквизиты экранной формы документа или изменить их наименование для полного соответствия смыслу данного вида документа.

Если существующего набора реквизитов документа не достаточно, то можно, не прибегая к программированию, добавить новые дополнительные реквизиты, а также таблицу для размещения табличных данных. В случае интеграции системы в одну из типовых конфигураций «1С» становится возможным создание дополнительных реквизитов ссылающихся на объекты типовой конфигурации.

Документы можно создать на основании шаблона, выбрав его в списке и нажав кнопку «Создать на основании шаблона» либо выбрать шаблон и заполнить по нему уже созданный корпоративный документ.

СЭД «Наш документооборот 3.1» на базе 1С включает в себя средства для экспорта данных в файлы Microsoft Word и OpenOffice Writer. Данные экспортируются во внешние приложения по технологии DCOM.

Система предоставляет разнообразные источники данных для экспорта, в том числе реквизиты и табличные части документов, константы, системные значения, а также вычисляемые на языке «1С:Предприятие 8.3 / 8.2» функции.

Подробнее о корпоративных документах СЭД «Корпоративный документооборот» здесь

Для доступа ко всем корпоративным документам разработан специализированный инструмент «Навигатор». Инструмент «Навигатор» позволяет удобным способом сгруппировать, отфильтровать и представить пользователю всю необходимую ему информацию о корпоративных документах. В «Навигаторе» содержится множество возможностей по группировке и фильтрации данных.

Подробнее о «Навигаторе»

СЭД «Корпоративный документооборот» включает в себя механизмы автоматизации бизнес-процессов предприятия.

Автоматизация бизнес-процессов позволяет решить следующие задачи:

Повысить качество работы сотрудников. Бизнес-процессы формулируют и реализуют правила выполнения отдельных операций, что позволяет значительно сократить ошибки, связанные с человеческим фактором. Работа с простым списком заданий позволяет сотрудникам сконцентрироваться на выполнении своих непосредственных обязанностей
Повысить эффективность работы предприятия. Использование механизма бизнес-процессов позволяет формализовать деятельность предприятия и возложить обязанности по управлению совместной работой сотрудников на автоматизированную систему, что ведет к более эффективному использованию рабочего времени сотрудников
Реализовать новые возможности. Данные о выполнении задач и ходе бизнес-процессов служат хорошим источником информации для оптимизации деятельности предприятия, выявления узких мест и скрытых ресурсов

Сотрудники, на свой рабочий стол, оперативно получают задачи, которые автоматически генерирует бизнес-процесс. Новые задачи распределяются на рабочем столе согласно их признаку — «Новые задачи», «Задачи в работе» или «Выданные задачи».

В зависимости от параметров бизнес-процесса исполнителю доступен ряд действий и исполнитель может выполнить одну из следующих операций:

Переадресация другому исполнителю – произойдет замена исполнителя в бизнес-процессе
Перепоручение с постановкой на контроль – будет создан новый корпоративный бизнес-процесс в котором текущий исполнитель станет контролером
Отказ от выполнения – произойдет отказ от выполнения поручения (если это разрешено в настройках процесса)

После выполнения заданий всеми пользователями, инициатор процесса получает специальное уведомление о необходимости провести контроль выполнения задания. Форма контроля, как и многие другие формы СЭД «Корпоративный документооборот», доставляются пользователю в упрощенном виде, далее пользователь, по своем усмотрению, может раскрыть форму для просмотра детальных параметров.

Разработчик программы — Компания «Аналитика. Проекты и решения» сама в своей ежедневной деятельности использует данную систему документооборота, что гарантирует эффективность решения, а также оперативную реакцию на все замечания и предложения.

Подробнее о использовании бизнес-процессов в системе можно прочитать здесь

Все страницы раздела «Функциональные возможности»: