Несомненно, хорошо организованная работа с документами на предприятии просто необходима, ведь документы являются основным источником информации. Следует отметить, что весь объемы документов предприятия можно разделить на внутренние и внешние. Внутренний документооборот – это обмен документами, которые касаются внутренних дел организации и предназначаются для сотрудников.
Внешний документооборот подразумевает обмен документами с другими юридическими или физическими лицами.
Для передачи информации, сотрудники организации используют несколько разновидностей документов. Количество этих разновидностей прямо пропорционально размерам организации, количеству ее обособленных структурных подразделений. Однако традиционно самыми распространенными являются документы в бумажной форме.
Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом с каждым годом становится все более актуальным, все больше российских предприятий начинают внедрять у себя системы электронного документооборота, позволяя уже на собственном опыте оценить все преимущества новой технологии работы с документами.
Использование электронного документооборота для металлургов позволит:
- Существенно сократить процедуру согласования, ускорив тем самым выполнение поставленных задач, а также существенно ограничить объем бумажных документов.
- Использовать электронные документы единого образца для всех подразделений металлургической компании. Использование электронного оборота для металлургов влечет за собой структуризацию и улучшение заводского управления. Этому способствует существенное уменьшение того времени, что обычно тратится на поиск документа, а также ускорение процесса согласования и принятия решения. То же можно сказать о доведении утвержденного документа до сведения исполнителей: это происходит в буквальном смысле за минуты. Поэтому и реализация металлургом поставленной задачи начнется более оперативно.
Основное преимущество системы электронного документооборота для металлургов – оперативность. Так, каждый из сотрудников металлургического предприятия, который имеет доступ к компьютеру, получает необходимый документ в максимально короткие сроки. Так как после подписания документ незамедлительно рассылается на места.
Работа с системой электронного документооборота очень проста, любой необходимый документ найдется очень быстро, что позволит экономить рабочее время металлургов. А использование электронных документов существенно снизит расходы не только бумаги, но и средств предприятия.
Таким образом, применение электронного документооборота для металлургов способствует улучшению качества работы специалистов, деятельность которых тесно связана с созданием или использованием документов. А также сделает весь документооборот, касающийся организационных и распорядительных моментов предприятия более эффективным.
Из вышеперечисленных преимуществ, понятно, что электронный документооборот для металлургов понятие не столько технологическое, сколько организационное. Т.к. от эффективности документопотока на предприятии зависит эффективность его деятельности. Именно электронный документооборот способен радикально уменьшить издержки в отрасли и придать ей дополнительную динамику отрасли в целом.
На данный день для решения задач автоматизации документооборота подходят следующие программы:
- Аналитика: Документооборот
- 1С:Корпоративный документооборот
- СЭД «Корпоративный документооборот»
- 1С:Документооборот Корп
Возможности программ подробно описаны на этом сайте.
Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота
На нашем сайте вы можете найти видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования..
Видео-ролики будут полезны специалистам, консультанатам, рукводителям предприятия и всем интересующимся новыми технологиями.
Перейти на страницу видео-роликов
Смотрите также:
