Современный работник торгового предприятия вынужден большую часть рабочего времени тратить на выполнение разных операций с документами: подготовку, обработку, а также согласование. При этом процесс работы происходит «по-старинке» в бумажном виде.
Соблюдений традиций, которые образовались еще во времена правления Петра I, провоцирует срывы сроков, отведенных для выполнения заданий, вызывает длительные согласования, приводит к потере важной информации. Лучше всего недостатки при работе с бумажным документооборотом можно увидеть в торговых компаниях, которые имеют территориально-распределенную структуру.
При оценке негативных последствий, которые происходят в результате бумажного документопотока, многие руководители пришли бы в изумление от полученных данных.
К примеру, согласно данным полученным от организаций Xerox и Gartner, использование бумажного документооборота приводит к безрезультативным затратам приблизительно 10% рабочего времени.
Безусловно, дабы минимизировать издержки бумажного документооборота происходит разработка и применение новых технологий и средств работы с документами, которые стали стандартом (Open Office, Microsoft Office). Использование таких пакетов, конечно, позволяет уменьшить время на создание документов, и позволяет передавать их электронным методом. Хотя этот способ не избавляет от главной проблемы — трудоемкость поиска, присутствие нескольких версий, многократное копирование и т.д. Все это привело к развитию отдельного класса программного продукта – системы электронного документооборота для торговых предприятий.
Основное назначение такой системы – это помощь торговым предприятиям во время контроля над процессом быстрого принятия решения. В связи с этим, можно выделить главные преимущества электронного документооборота для торговых предприятий:
- Простота внедрения и последующего обучения сотрудников
- Использование электронного документооборота для торговых предприятий имеет прямое отношение к конкурентным преимуществам перед иными игроками рынка. Происходит повышение скорости и качества обслуживания клиентов в результате налаженного контроля над всеми процессами и увеличения перемещения информационных потоков
- Использование системы оповещения позволяет новой информации в кратчайшие сроки поступать ко всем сотрудникам предприятия. Благодаря возможности в быстром режиме искать необходимую информацию для работы (положений, инструкций, шаблонов документов и т.п.), можно уменьшить сроки для обучения новых сотрудников
- Возможность несанкционированного доступа исключается. Это очень важно, так как компания может понести убытки в результате утечки конфиденциальной информации
- Повышается уровень эффективной работы организаций, рабочих групп, сотрудников и исполнительской дисциплины.
- Качество и скорость принятых решений увеличивается
- Прозрачность и упорядоченность документопотоков приводят к повышению управляемости компании
- Процесс внедрения электронного документооборота для торговых предприятий поддерживает и налаживает корпоративную культуру, приводит к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания
- Формирование единого управленческого пространства, связывающего всех участников деловых процессов независимо от их местонахождения.
Таким образом, после того как будет внедрена система электронного документооборота для торговых предприятий сложность прохождения внутри компании договоров, поступление большого объема исходящей и входящей корреспонденции, которая требует оперативного и качественного разрешения задач станут незначительными проблемами. А потому компания получить возможность сотрудничать одновременно с множеством контрагентов.
На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:
- СЭД «Корпоративный документооборот»
- 1С:Документооборот Корп
- 1С:Корпоративный документооборот
- Аналитика: Документооборот
Возможности некоторых программных продуктов подробно описаны на этом сайте.
Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота
На нашем сайте вы можете найти видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования..
Видео-ролики будут полезны рукводителям предприятия, специалистам, консультанатам и всем интересующимся новыми технологиями.
Перейти на страницу видео-роликов
Смотрите также:
