Основной особенностью бюджетных предприятий является источник их финансирования – бюджеты различных уровней (федеральный, региональный, муниципальный). Следовательно, отчет о расходовании выделенных средств, происходит перед государственными органами. В такой ситуации важна точность и своевременность подачи сведений, чтобы все показатели сходились, что называется «копеечка в копеечку». Традиционные ручные процессы обработки информации далеко не всегда удовлетворяют требованиям оперативности и точности.
На выручку придет автоматизация документооборота в бюджетных предприятиях, а компьютеризация рабочих мест позволит повысить эффективность деятельности организации в целом и отдельных сотрудников.
Документационные потоки в бюджетной организации можно разделить на следующие направления: планирование, учет, контроль, анализ выполняемых операций. Благодаря внедрению систем автоматизации у бюджетных организаций появятся следующие возможности:
- Возможность использования неограниченного числа моделей и форм бюджетных перечислений
- Установка ранжированной системы центров финансовой ответственности
- Одновременное использование нескольких уровней планирования и методик бюджетирования.
Кроме того, станет возможным использование таких трудоемких методов планирования, как: итеративный (с нормами расхода и базами нормирования), «сверху вниз» и «снизу вверх». Бюджеты любой сложности смогут автоматически формироваться по произвольному набору столбцов и строк.
Большим плюсом автоматизации документооборота в бюджетных предприятиях считается легкость интеграции с другими тиражными программными продуктами на базе «1С:Предприятие 8», а также простота загрузки и выгрузки сформированных бюджетов в различных форматах, в том числе в MS Excel.
Использование систем автоматизации для предприятий бюджетной сферы позволит:
- Для каждого бюджетного плана вести несколько вариантов
- Утверждать бюджеты с применением маршрутов утверждения
- Проводить регулярный план-фактный анализ на основе автоматически сформированной отчетности
- В холдинговых и многопрофильных предприятиях консолидировать бюджеты в разрезе компаний и филиалов
- Разграничить права доступа к базам данных по различным параметрам: собственно бюджеты, их строки, столбцы, центры финансовой ответственности и так далее.
Системы автоматизации документооборота в бюджетных предприятиях обладают свойствами повышенной конфиденциальности. Содержащиеся в них сведения, блокируются от нежелательного просмотра и случайного изменения (удаления) посредством использования ключей, паролей и уровней доступа сотрудников. Пользователи могут создавать отчеты по необходимым разрезам в неограниченном количестве. В электронных базах данных реализуется функция стандартизации всех подготавливаемых в организации документов, отчетов с помощью общих шаблонов, заложенных в системе. Таким образом, работа с электронной документацией поднимается на новый уровень и отвечает всем требованиям корректности внесения данных.
Ответственными лицами возможен контроль за исполнением документов, внесением в них изменений и дополнений будет вестись непосредственно во время движения электронной копии внутри предприятия.
Подытоживая сказанное выше, следует отметить следующее – внедрение систем автоматизации документооборота в бюджетных предприятиях повысит их эффективность, минимизирует издержки ведения бюджетов, сократит потенциальное число ошибок и увеличит скорость получения информации.
На данный день для решения задач автоматизации документооборота подходят следующие программы:
- Аналитика: Документооборот
- 1С:Корпоративный документооборот
- СЭД «Корпоративный документооборот»
- 1С:Документооборот Корп
Возможности программ подробно описаны на этом сайте.
Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота
На этом сайте вы можете посмотреть видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования.
Видео-ролики будут полезны различным пользователям, специалистам, консультанатам, рукводителям предприятий и всем, кто интересуется новыми технологиями.
