Ни для кого не является секретом то, что в современном мире без автоматизации документооборота и «безбумажного» делопроизводства никак не обойтись. Для оптимизации взаимодействия всех структур экспортно-импортных предприятий требуется обработка больших объемов корреспонденции и улучшение управления документацией. Поэтому целью автоматизации документооборота в экспортно-импортных предприятиях является перевод всей документации в электронный вид, что, в свою очередь, дает ряд преимуществ.
Внедрение систем автоматизации документооборота в экспортно-импортные предприятия можно выделить следующие преимущества:
- Организация централизованного информационного пространства. В связи с этим, степень взаимодействия сотрудников удаленных офисов значительно повышается
- Контролируется движения документов и работа сотрудников компании, благодаря чему руководство в режиме реального времени видит процесс выполнения всех поручений (например, состояние исполнений договоров на данный момент, выполнение клиентских заказов, ведение приема новых сотрудников и т.д.), а сотрудники имеют возможность видеть заказы и поручения, с которыми они должны работать в этот момент на своем мониторе
- Обеспечивается надежная сохранность корпоративной информации. Она хранится в специализированной системе управления документами. Знания сотрудников объединяются в единую корпоративную систему, в следствии чего, при увольнении одного из сотрудников, пришедший на его место, сможет воспользоваться его знаниями и наработками
- В целом повышается эффективность управления компанией. Это отражение своевременной передачи данных, ускорения передачи всех данных и уменьшения ошибок в принятиях решений
Внедрение документооборота в какое-либо производство легко воплощается в жизнь и не несет за собой больших затрат. Конечно, в таком случае, вам не обойтись без хорошего специалиста в области программирования, который введет в систему основные функции:
- Справочник предприятия. В нем будут храниться различные сведенья о структуризации фирмы, а также о ее сотрудниках. Такая функция позволит облегчить работу отдела кадров, т.к. в базе будут сохранены фотографии и учетные записи
- Улучшение эффективности выполнения поручений. Благодаря электронному виду отдаваемых распоряжений, руководству приходит отчет, что позволяет контролировать их выполнение (система электронного документооборота устанавливается всем сотрудникам)
- Для хранения поручений и распоряжений создается база приказов, откуда вся нормативно — распорядительная информация может передаваться руководству для ознакомления или же сотрудникам для исполнения
- Для удобства всех сотрудников создается база юридических документов. Образцы счетов, договоров и актов создаются специалистами и хранятся в этом отделе
- Подсистема внешних контактов. Благодаря такой базе ведется справочник организаций-контрагентов. В ней создается деловая переписка с партнерами, клиентами, поставщиками, покупателями, общественными организациями, органами власти и управления. Пользователю такой базы предоставляются упрощенная регистрация, выделение документов для каких-либо поручений и групповая рассылка
- Подсистема новостей, которая отличается от остальных тем, что в ней хранятся не только текстовые документы, но и таблицы, графики, видео- и аудиоинформация. В такой базе имеются разделы по всем тематикам, благодаря чему каждый сотрудник имеет возможность получить интересующую его информацию, будь то экономические новости, либо информация о новой продукции
Подведем итог. Основная цель внедрения документооборота в экспортно-импортное производство — оптимизация внутренних и внешних бизнес-процессов организации, сокращение сроков в принятии решений, организация порядка в работе с документами, а также повышение эффективности всей компании.
Только при помощи электронного документооборота осуществится возможность соблюдения всех требований, относящихся к качеству управления; выполнение всех разработанных процедур; повысится эффективность работы сотрудников и поддержка рабочего состояния всего предприятия.
На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:
- СЭД «Корпоративный документооборот»
- 1С:Документооборот Корп
- 1С:Корпоративный документооборот
- Аналитика: Документооборот
Возможности некоторых программных продуктов подробно описаны на этом сайте.
Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота
На нашем сайте вы можете найти видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования..
Видео-ролики будут полезны рукводителям предприятия, специалистам, консультанатам и всем интересующимся новыми технологиями.
Перейти на страницу видео-роликов
Смотрите также:
