Сегодня для большинства издательств назрел вопрос, решение которого требует принятия решительных электронных мер. Так как планы макета газеты до сих пор традиционно ведутся на бумаге, а разметка под материалы и рекламу осуществляется только на летучках, то часто возникают проблемы, связанные с необходимостью внести коррективы в уже готовые материалы либо в рекламу.
В связи с этим становится очевидно, что в данный момент для того чтобы усовершенствовать бизнес-процессы издательства и правильно организовать управление документами необходимо внедрение новых информационных технологий. Таких как электронный документооборот для издательств, благодаря которому электронные документы будут обрабатываться и перемещаться через компьютерную сеть организации.
Применения электронного документооборота для издательств решит следующие задачи:
Появится возможность создавать схематичный постраничный макет для действующего выпуска газеты, схематические рекламные модули, а также делать разметки под рубрики (материалы)
- Появится возможность создавать метки на страницах
- У каждого сотрудника будет свободный электронный доступ
Чтобы найти информацию и определить местонахождение поручений и иных документов на стадии их исполнения, улучшить взаимодействия отдельных исполнителей и подразделений во время работы с документами, оперативно доводить информацию до исполнителей, оптимизировать внутренние процессы компании, необходимо внедрять электронный документооборот на базе программных продуктов 1С:Предприятие. Что в итоге, позволит качественнее и более оперативно решать вопросы, посвященные документам.
Среди основных преимуществ электронного документа для издательств перед бумажным необходимо выделить:
1. В случае применения бумажных документов стоимость доставки, надежность и время изменяются в разных сервисах, к тому же диапазон изменений достаточно большой. В электронных документах все вышеперечисленные указатели стремятся к идеальным значениям
2. Поиск документов во время применения бумажных документов – весьма трудоемкая процедура, так как она выполняется по классификаторам вручную. Работая с электронными документами можно получить принципиально новую возможность – технологию контекстного либо содержательного поиска
3. С помощью электронных документов можно создавать интерактивные документы. Используя бумажную среду достаточно непросто внести какие-либо коррективы после того как документы напечатаны. Обратная ситуация наблюдается с электронными документами, которые автор может модернизировать в любой момент
4. В бумажные документы невозможно включить гиперссылки. Благодаря применению в электронных документах гипермедиа и гипертекстовой технологии специалисты, работающие с распределительными и большими документальными базами данных, могут повысить эффективность своей работы. Гиперссылки позволяют просматривать и искать тематически связанные документы
5. Во время создания и обработки электронных документов можно осуществлять параллельную коллективную работу (летучку)
6. Еще одним технологическим преимуществом электронного документооборота для издательств является возможность использования некоторых динамических объектов, к примеру, озвучивание и видео. Применение этой возможности актуально во время протоколирования конференций и совещаний
Следовательно, внедрив электронный документооборот для издательств можно не только повысить конкурентоспособность компании, но и обеспечить более быструю реакцию на изменение конъюнктуры.
На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:
- СЭД «Корпоративный документооборот»
- 1С:Документооборот Корп
- Аналитика: Документооборот
- 1С:Корпоративный документооборот
Возможности некоторых программных продуктов подробно описаны на этом сайте.
Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота
На нашем сайте вы можете найти видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования..
Видео-ролики будут полезны рукводителям предприятия, специалистам, консультанатам и всем интересующимся новыми технологиями.
Перейти на страницу видео-роликов
Смотрите также:
