Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.
Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней. Основные типы:
- Письмо
- Факс
- Электронная почта
- Телефонограмма
- Докладная или служебная записка
- Объяснительная
- Заявление
- Жалоба
В зависимости от объема входящей или исходящей корреспонденции, документооборот в организации осуществляется в электронном или бумажном виде. Существуют многочисленные компьютерные программы по делопроизводству, которые помогают не только систематизировать документы в организации, но и разослать корреспонденцию конкретному адресату, с последующим контролем исполнения. Как входящая, так и исходящая корреспонденция регистрируется в специальных журналах, которые содержат следующие графы:
- Номер(№) документа
- Дата (ч.м.г.) регистрации
- Кому направлен документ (от кого поступил)
- Тип регистрируемого документа
- Описание
На исходящих документах, слева в верхнем углу, ставится номер регистрации и дата. На входящих документах, справа в нижнем углу, ставится номер регистрации, дата и подпись, принявшего документ. Как входящие, так и исходящие документы могут носить информационный характер или определены руководителем для исполнения.
Две программы для успешной авоматизации документооборота
Документы, предназначенные для исполнения, ставятся на контроль и регистрируются в журнале контроля, который содержит следующие графы:
- Номер(№) документа
- Дата (ч.м.г.) регистрации
- Тип регистрируемого документа
- Исполнитель
- Срок исполнения
- Отметка об исполнении
Пример:
1. 22.01.10 Письмо Кравцов 28.01.10 27.01.10
