Программа СЭД «Наш документооборот» включает в себя средства быстрого импорта данных о контрагентах из произвольных файлов MS Excel или из текстовых файлов.
Вы можете загрузить базу данных ваших контрагентов для ведения документооборота с ними либо загрузить различные потенциальные лиды для обработки их вашими менеджерами. Например, вы можете загрузить список холодных лидов для почтовой рассылки с помощью печати конвертов или печати наклеек на конверты.
Загрузить контрагентов в СЭД «Наш документооборот» можно в подсистеме «Настройки», далее в верхней панели меню «Сервис» и далее пункт «Загрузка контрагентов».
Загрузка контрагентов выполняется в специальной форме загрузки, содержащей различные параметры.
В форме загрузки можно выбрать один из следующих источников контрагентов:
- Текстовый файл
- Файл MS Excel
- Демонстрационные данные
Демонстрационные данные можно загрузить для обучения сотрудников или демонстрации работы программы.
После выбора источника контрагентов необходимо выбрать в какую папку справочника «Контрагенты» они будут загружены. Вы можете использовать уже существующую папку или создать новую.
Перед загрузкой контрагентов в базу данных СЭД «Наш документооборот» желательно выбрать источник информации о них. Источник выбирается из стандартного справочника «Источники информации».
При выборе типа файл MS Excel нужно будет указать с какой строки будет выполняется загрузка. Часто первая строка файла MS Excel содержит заголовки колонок и, в таком случае, нужно указать, что данные идут со второй строки.
Дополнительно можно ограничить количество импортируемых строк. Например, сначала можно протестировать загрузку на небольшом количестве строк файла.
Настройка расположения данных в файле MS Excel выбирается в таблице настройки (см. рисунок выше). Вы можете указать, какие колонки будут использоваться при загрузке и какие данные являются обязательными. Если данных в обязательных колонках файла нет (например, отмечен флажок ФИО, а в файле нет данных о ФИО), то такая строка файла будет проигнорирована и не загружена в базу данных. Перед загрузкой из файла необходимо привести его набор колонок в вид, соответствующий выполненной настройки загрузки в СЭД «Наш документооборот».
Флажок «Обновлять контрагента, если он найден в базе» позволяет выполнить обновление существующего контрагента данными из файла. Если такой флажок включен, то сначала производится поиск по ИНН, если ИНН нет или контрагент не найден, то производится поиск по наименованию предприятия. Загрузка из текстового файла аналогична загрузке из файла MS Excel. Текстовый файл должен быть в формате UTF-8, а поля данных должны быть разделены символом «;».
Смотрите также:
