Нумерация документов

В программе «Корпоративный документооборот» действует автоматическая нумерация всех справочников и документов, при этом документы вида «Корпоративные документы» имеют свою, настраиваемую администратором систему нумерации, а все остальные объекты используют встроенную нумерацию платформы «1С:Предприятие 8.3 / 8.2».

Встроенная нумерация платформы предполагает назначение номера документа  (или кода справочника) в момент записи объекта в базу данных. Возможно ручное редактирование автоматически назначенного номера или кода, при этом, для исключения случайного изменения данных нумерации, перед попыткой изменить номер документа или справочника, система выдает предупреждение.

Нумерация корпоративных документов определяется настройкой видов форматов нумерации, выполненной администратором системы в подсистеме «Администрирование системы», пункт «Нумерация корпоративных документов».

нумерация в документообороте
Нумерация корпоративных документов зависит от определенных форматов нумераторов и от назначения конкретного формата нужным видам документов и организациям.

Назначение нумераторов происходит с помощью специального документа «Назначение нумераторов».

В следующих разделах мы подробно рассмотрим работу с нумераторами корпоративных документов.

Формат нумераторов

Формат нумераторов определяет, в каком виде будет сформирован номер корпоративного документа, в том числе формат нумератора определяет, какие данные будут включены в номер, в каком порядке они будут расположены и какие разделительные символы будут применяться в номере корпоративного документа.

Различные форматы нумераторов системы доступны в экранной форме «Нумерация корпоративных документов», пункт «Формат нумераторов». Выбор пункта «Формат нумераторов» приводит к открытию специального справочника системы как показано на рисунке ниже.

работа с нумераторами

Каждый элемент справочника «Формат нумераторов» содержит наименование формата нумератора и, непосредственно, строку формата, по которой в дальнейшем определяется номер соответствующего корпоративного документа.

Строка формата может быть введена вручную или, что более удобно, составлена интерактивно с помощью данных табличной части элемента справочника. В табличной части элемента справочника «Формат нумераторов» приведены все возможные теги (составные части нумератора), администратор системы может отметить нужные теги в данном нумераторе и нажать кнопку «Сгенерировать нумератор». В табличной части также указывается максимальная длина данных каждого тега.

Ниже приведен список тегов, которые можно использовать в формате нумератора:

  • Номер документа «[No]»
  • Вид документа «[ВД]»
  • Код подразделения «[КП]»
  • Код организации «[КО]»
  • Префикс организации «[ПФ]»
  • Код сотрудника «[КС]»
  • Тип документа «[ТД]»
  • Номенклатура дел «[НД]»
  • Год (две цифры)  «[ГГ]»
  • Год (четыре цифры)  «[ГГГГ]»
  • Номер документа основания «[ДО]»
  • Префикс проекта «[ПР]»
  • Код проекта «[КП]»

На рисунке ниже приведен пример формирования нумератора на основании кода подразделения, кода организации и пятизначного порядкового номера.

нумерация документов

Отмеченные в табличной части теги участвуют в формировании номера документа.

Назначение нумераторов

Для назначения нумераторов конкретным видам корпоративных документов существует специальный документ «Назначение нумераторов».

Документ расположен в подсистеме «Администрирование системы», в пункте «Нумерация документов». Документ «Назначение нумераторов» позволяет назначить указанный в документе формат нумератора (см. предыдущий раздел) конкретным видам корпоративных документов, а также организациям предприятия.На следующем рисунке показан пример назначения нумератора «Номер — код подразделения / код организации» для вида документов «Входящий» трех организаций. В дальнейшем, при создании данного вида корпоративного документа для этих трех организаций, номер документа будет сгенерирован согласно указанного формата.

назначение нумератора

Администраторы системы могут не указывать в списке организаций документа «Назначение нумератора» какие-либо организации, в таком случае назначенный нумератор будет действовать для всех организаций.

В случае, если в документе «Назначение нумератора» не указан вид документа, а указан только список организаций, то назначенный нумератор будет действовать для всех видов документов и для списка указанных организаций.

Важно! Назначенный нумератор начинает действовать с даты, указанной в реквизите «Дата» документа.

В системе может быть создано столько документов «Назначение нумератора», сколько необходимо для описания всех возможных вариантов нумерации корпоративных документов.

Действующие нумераторы

В подсистеме «Администрирование системы» в настройках нумерации можно открыть список действующих нумераторов корпоративных документов. В список действующих нумераторов выводится информация о всех назначенных нумераторах корпоративных документов СЭД «Корпоративный документооборот».

 

номер документа 1с

При необходимости, администраторы программы могут внести изменения в систему нумерации напрямую, через данный список действующих нумераторов.

Смотрите также: