Новая версия 3.2 системы «Корпоративный документооборот»

Вышла новая версия продукта СЭД «Наш документооборот 3.0» — версия 3.2. В новой версии системы расширен функционал и релизованы новые возможности.

Расширены возможности по настройке прав доступа

Подсистема «Управление доступом» версии 3.2 позволяет организовать настройку прав доступа с использованием ролей, профилей доступа и групп доступа. Пользователи системы «Наш документооборот 3.0» могут входить в различные группы доступа, а для объектов системы (например, «корпоративных папок») могут быть установлены различные разрешающие и запрещающие признаки доступа.

настройка прав доступа
Нажмите на картинку для увеличения

Каждому корпоративному документу присваивается гриф доступа, доступ сотрудников может быть ориентирован на доступ по грифам доступа и/или другим видам доступа. В системе возможно ограничение по следующим видам:

  • Организации
  • Корпоративные папки
  • Грифы доступа
  • Виды документов

Система «Наш документооборот 3.0» версии 3.2 содержит ряд предопределенных профилей групп доступа, администраторы предприятий могут создать произвольное количество дополнительных профилей групп доступа.

Подробнее о настройке прав доступа…

Личные папки пользователей

Реализован механизм «Личные папки». Личные папки могут содержать ярлыки (ссылки) на различные объекты базы данных (документы, процессы, задачи). Пользователь может создать свою структуру в личной папке, содержащей нужные ему каталоги и подкаталоги. Создание ярлыков (ссылок) на объекты и размещение их в личных папках возможно из формы документа (а также формы бизнес-процесса, задачи) простым нажатием на пиктограмму в виде стрелки в верхней панели инструментов.

Документы, задачи и бизнес-процессы могут быть помещены в личную папку пользователей из формы «Навигатора», а также из форм списков бизнес-процессов и задач. При помещении объекта в личную папку, сам объект не перемещается, а остается в изначальном месте своего расположения, в личной папке на объект создается ссылка (ярлык). Таким образом, один и тот же объект может быть добавлен в папки различных пользователей, при этом сам объект не перемещается и остается в своем изначальном местоположении, определенном корпоративными правилами.

Подробнее о личных папках…

Подписка на события документооборота

Реализована подписка на события документооборота. Система документооборота «Наш документооборот 3.0» содержит универсальный механизм подписок на события системы. Данный механизм используется для организации процесса уведомления пользователей о произошедших в системе документооборота событиях. Механизм уведомлений запускается автоматически и работает в фоновом, не заметном для пользователей режиме.

Вышла новая версия 3.2 СЭД

Механизм подписки на событие позволяет пользователям создать собственные подписки на различные события документооборота (например, создание нового документа, постановка или выполнение задачи и т.д.). Пользователь может выбрать по каким каналам данных (например, по электронной почте) он будет получать уведомления.

Подробнее о подписках на события…

Отправка и прием документов по электронной почте

Реализована отправка корпоративных документов по электронной почте. Для отправки документов нажмите соответствующую пиктограмму в форме документа или в форме списка документов. В открывшемся окне при необходимости отредактируйте сообщение и список прилагаемых файлов и вышлите сообщение получателям.

Реализована загрузка корпоративных документов из электронной почты. Загрузка возможна в ручном режиме с помощью обработки «Получение эл. почты». После загрузки заголовков писем пользователь может выбрать какие из них он будет импортировать в систему. При импортировании писем в систему происходит их автоматическая привязка к контрагентам и/или контактным лицам контрагентов. Другие реквизиты корпоративных документов заполняются согласно указанном при загрузке шаблону документа.

Подробнее о работе с электронной почтой…

Автоматический мониторинг почтовых ящиков

В системе СЭД «Наш документооборот 3.0» реализован автоматический мониторинг почтовых ящиков. Данный механизм позволяет организовать эффективную интеграцию системы документооборота с различными внешними источниками информации. Одним из примеров может служить автоматическая загрузка входящих писем контрагентов, другим примером может быть интеграция с корпоративным веб-сайтом  или интернет-магазином – уведомления о совершенных заказах могут быть автоматически «затянуты» в систему документооборота через почтовый шлюз.

мониторинг

Учитывая наличие встроенной системы уведомлений, можно организовать подписку ряда пользователей на событие создания нового документа на базе электронного письма, таким образом, система не только автоматически создает корпоративный документ, но и уведомляет нужных пользователей о его появлении, повышая эффективность работы персонала компании.

Подробнее о мониторинге эл. почты…