Программа СЭД «Корпоративный документооборот» позволяет проводить эффективную автоматизацию различных бизнес-процессов предприятия.
Бизнес-процесс предприятия обычно представляют собой набор мероприятий и задач, которые направлены на достижение определенных, измеримых результатов.
Если такой набор мероприятий и задач повторяется на более-менее регулярной основе, то имеет смысл формализовать такие действия и выполнить их автоматизацию, в том числе составить графическую схему маршрутов прохождения информации и сигналов управления между сотрудниками компании.
Для пользователей системы документооборота бизнес-процессы представляют собой удобный способ автоматической выдачи в нужные моменты задач, поручений, а также автоматического выполнения различных регламентных операций.
Для работы с бизнес-процессами в СЭД «Корпоративный документооборот» разработана отдельная подсистема «Корпоративные процессы». данной подсистеме можно найти все созданные бизнес-процессы, порожденные ими задачи для пользователей, а также некоторые виды (шаблоны) формализованных бизнес-процессов. Данные виды (шаблоны) бизнес-процессов предназначены для быстрого создания на них основе экземпляров бизнес-процессов.
Основное отличие экземпляров бизнес-процессов от видов бизнес-процессов состоит в том, что вид бизнес-процесса — это некий шаблон, который служит для быстрого создания на его основе однотипных экземпляров бизнес-процессов. В данном шаблоне (виде процесса) проектируется маршрут прохождения процесса, определяются названия и состав выдаваемых пользователям задач, определяется состав переменных (реквизитов) процесса, а также настраивается ряд других параметров. Экземпляр бизнес-процесса — это созданный на основании вида бизнес-процесса объект, имеющих собственный уникальный номер, состав исполнителей и значения переменных (реквизитов).
На основании вида бизнес-процесса можно быстро создавать произвольное количество экземпляров процессов. Например, можно один раз спроектировать вид бизнес-процесса «Согласование» и далее, используя его, быстро создавать на его основании экземпляры для согласования множества различных корпоративных документов. Либо можно один раз спроектировать вид бизнес-процесса для прохождения служебной записки по предприятию и, в дальнейшем, создавать на его основе большое количество экземпляров служебных записок с конкретными фамилиями, текстами записок, датами и другими реквизитами.
Таким образом, непосредственная работа пользователей с бизнес-процессами осуществляется через создание экземпляров бизнес-процессов на основе спроектированных видов бизнес-процессов.
При проектировании видов бизнес-процессов можно использовать как простые, так и сложные маршруты выполнения. Кроме того, в маршруте бизнес-процесса можно указывать деления на различные ветви, в зависимости от условий (например, действий пользователей или значений переменных), а также вызывать другие, вложенные подпроцессы, передавать в них данные и получать их обратно.
Определение видов бизнес-процессов и их маршрутов выполнения производится в справочнике «Виды процессов» подсистемы «Корпоративные процессы». На рисунке ниже показан пример одного из видов бизнес-процессов – процесса ознакомления с документом.
Виды бизнес-процессов можно сохранять во внешние файлы для обмена с другими предприятиями и подразделениями, а так же ведения собственной библиотеки процессов.
Некоторые виды процессов уже включены в поставку продукта СЭД «Корпоративный документооборот». После установки и первого запуска программы можно загрузить их из встроенной библиотеки процессов. Для загрузки перейдите в меню «Библиотека» в верхней командной панели инструментов и выберите пункт «Типовые процессы».
Важной особенностью СЭД «Корпоративный документооборот» является возможность выполнять проектирование бизнес-процессов с помощью встроенного визуального редактора бизнес-процессов. Такое проектирование выполняется «мышью» в обычном, пользовательском режиме (с достаточными правами доступа). При этом не происходит какого-либо вмешательства в структуру и алгоритмы программы в режиме «1С:Конфигуратор». Такое проектирование (без изменения структуры и алгоритмов программы) позволяет избежать привлечения программистов «1С» и существенно облегчает установку обновлений и дальнейшее сопровождение программного продукта, сохраняя его в типовом, не измененном виде.
Тем не менее, проектирование видов бизнес-процессов не такая простая задача, как настройка видов корпоративных документов. Проектирование бизнес-процессов требует достаточно глубокого знания потребностей и возможностей предприятия, его организационной структуры и должностных обязанностей сотрудников.
Обычно с проектированием бизнес-процессов лучше всего справляются внутренние специалисты и группы специалистов предприятия, которые хорошо знают как возможности программного обеспечения, так и существующую организационную структуру предприятия. Возможно привлечение и внешних консультантов по бизнес-процессам, но им может потребоваться значительное время для построения эффективных процессов в незнакомых им предприятиях. Кроме того, для возможной последующей оптимизацией процессов, их придется привлекать снова, теряя не только деньги, но и возможность оперативной коррекции существующих процессов.
Для некоторого ознакомления с возможностями редактора бизнес-процессов СЭД «Корпоративный документооборот» на рисунке ниже приведены примеры видов бизнес-процессов, созданных в других предприятиях, активно использующих СЭД «Корпоративный документооборот» для автоматизации бизнес-процессов и документооборота.
Примечание: на рисунке выше приведен пример из предыдущей версии СЭД «Корпоративный документооборот», в которой еще не было нового, облегченного интерфейса «Такси».
Маршрут вида бизнес-процесса содержит разные типы маршрутных точек, например, точки ветвления маршрута по условиям, точки слияния и разделения, точки изменения документов и прочие. Одним из важных типов маршрутных точек являются точки «Действие». При прохождении маршрутом этих точек происходит непосредственная генерация и выдача задач сотрудникам предприятия. В точках с типом «Действие» можно указать наименование выдаваемой сотруднику задачи, название элементов и кнопок экранной формы задачи, состав её полей.
В разных точках действий, в зависимости от специфики задач, можно настроить разные экранные формы для сотрудников предприятия.
Для добавления точек действия в маршрут бизнес-процесса можно воспользоваться кнопкой «Добавить точку» которая расположена в верхней части формы вида процесса. При настройке точки действия можно указать исполнителей, которые будут получать задачи при прохождении данной точки. При этом можно указать как прямых исполнителей, так и использовать ролевую адресацию, например, указав, что задачу получит сотрудник, который на тот момент будет являться руководителем подразделения «Управление снабжения».
На рисунке выше приведен пример редактирования точки «Уточнить вес оборудования», в которой, в качестве исполнителей, используется основной список исполнителей бизнес-процесса. В этом списке первый исполнитель задан с помощью ролевой адресации, а второй напрямую. Согласно настроек процесса задачи сотрудникам будут формироваться последовательно. Сначала задачу получит сотрудник, указанный первым, а после её выполнения задача будет создана и для второго сотрудника. Другим вариантом является организация параллельной выдачи задач всем сотрудникам точки действия.
Интересной особенностью СЭД «Корпоративный документооборот» является возможность указать требуемые от исполнителя результаты выполнения. В каждой точке действия можно указать ссылку на один из наборов, требуемых от исполнителя результатов. Например, можно указать, что задача будет считаться выполненной только если исполнитель заполнит в ней поле «Текстовый результат» или приложит созданный документ, или заполнит нужное числовое поле и т.д. Если такое действие сотрудником выполнено не будет, то система не примет результат и не даст исполнителю установить отметку о выполнении задачи.
Как только все указанные сотрудники выполнят свои задачи и система примет их результаты, текущая точка действия будет считаться выполненной и процесс пойдет по маршруту дальше.
При проектировании вида бизнес-процесса можно не только определить маршрут его выполнения, но и задать необходимые реквизиты, которые должны быть заполнены в ходе его выполнения, а также определить названия закладок и элементов форм экземпляров процессов и форм задач исполнителей.
Существует несколько вариантов создания и запуска экземпляров бизнес-процессов:
- Создание экземпляра бизнес-процесса из справочника «Виды процессов». Для этого в форме «Виды процессов» (подсистема «Корпоративные процессы») выделите в списке нужный вид бизнес-процесса и в верхней командной панели списка нажмите кнопку «Создать экземпляр процесса». Как вариант, можно в форме «Корпоративные процессы» в той же подсистеме нажать кнопку «Создать» и далее, в открывшейся форме нового экземпляра процесса, в верхнем левом углу выбрать нужный вид бизнес-процесса. В обоих случаях на экране у вас будет новый экземпляр выбранного вида бизнес-процесса. В данном экземпляре можно указать его наименование, список исполнителей, значения реквизитов и прочие параметры
- Создание экземпляра бизнес-процесса из корпоративного документа. В таком варианте создания откройте сначала нужный корпоративный документ и в его верхней панели, в меню «Бизнес-процессы», выберите нужный вид бизнес-процесса. При таком варианте создания будет создан новый экземпляр бизнес-процесса указанного вида, в который автоматически будет добавлен текущий корпоративный документ. Такой режим обычно применяется в процессах, связанных с согласованием документов, ознакомлением сотрудников с ними и прочих, в которых активно участвуют документы
- Автоматическое создание экземпляров бизнес-процессов. Такой вариант обычно не требует прямого участия каких-либо сотрудников. Экземпляры процессов создаются автоматически при наступлении определенных событий. Например, можно указать, что при загрузке нового корпоративного документа из какого-либо источника (например, со сканера или из электронной почты) должен автоматически создаться бизнес-процесс на его согласование. Либо экземпляры бизнес-процессов могут автоматически создаваться с указанной периодичностью для выполнения каких-либо регулярных мероприятий в компании. Например, можно настроить автоматический запуск процесса подготовки квартального отчета после завершения каждого квартала.
В первых двух рассмотренных вариантах на экране пользователя появляется форма нового экземпляра бизнес-процесса, а в третьем варианте происходит полностью автоматическое создание экземпляра процесса и его экранная форма не показывается.
На рисунке ниже приведен пример только что созданного экземпляра вида бизнес-процесса «Поручение сотрудникам».
После создания нового экземпляра мы заполнили его наименование — «Подготовьте отчеты по результатам выставки», перешли на закладку «Основные исполнители» и указали трех исполнителей нашего поручения.
Список исполнителей можно заполнить вручную, а можно указать одну из рабочих групп и список будет заполнен её участниками автоматически. Для каждого исполнителя можно установить свой срок выполнения, при этом планируемый срок можно указать в относительном значении, например, «через 3 часа» (по графику рабочего времени), а можно указать точную дату и время, например, «07.07.2014 в 15:00».
Отправка на исполнение экземпляров бизнес-процессов осуществляется нажатием кнопки «Отправить на исполнение». При настройке видов процессов можно переопределить наименования полей и кнопок формы экземпляра. Например, в виде бизнес-процесса, ориентированном на согласование договоров, можно задать наименование кнопки запуска как «Начать согласование договора» и т.д. Таким образом, в СЭД «Корпоративный документооборот» поддерживается достаточно большие возможности по быстрой настройке и оптимизации видов процессов под специфику выполняемых операций и задач.
После старта бизнес-процесса система начинает автоматически обрабатывать его маршрут. Как мы отмечали ранее, в точках с типом «Действие» создаются задачи для сотрудников предприятия. Экранная форма задач может учитывать специфику спроектированного вида бизнес-процесса и отличаться в разных точках маршрута.
Созданные задачи доступны в подсистеме «Корпоративные процессы» в списке «Задачи исполнителей» или в форме начальной страницы, которую можно открыть, нажав на пиктограмму 
в форме навигации страницы.
В форме начальной страницы пользователя задачи могут быть сгруппированы по различным вариантам.
Например, возможна группировка по инициатору задачи, по дате, по виду бизнес-процесса. В форме начальной страницы задачи также автоматически группируются по состояниям «Новые», «В работе» и «Выполненные», а так же разделяются на полученные и выданные сотрудником задачи.
На рисунке ниже показан пример начальной страницы одного из сотрудников предприятия.
В системе существует два основных варианта форм задач сотрудников: форма задач исполнителей и форма задач, созданных для контролеров бизнес-процессов. Контролеры бизнес-процессов могут назначаться при создании и запуске процессов. В маршруте бизнес-процесса для них указываются специальные точки действия. Основной задачей контролеров является проверка результатов выполнения задач и принятие различных решений по дальнейшему выполнению бизнес-процесса.
На рисунке ниже приведен пример формы исполнителя. В данной форме исполнитель нажал кнопку «Подтвердить выполнение», но при проектировании вида бизнес-процесса «Поручение сотрудникам» в данной точке было указано, что требуется результат в виде текстового отчета. Текстовый отчет исполнитель не указал, соответственно система отказалась принимать выполнение такой задачи.
Контролер бизнес-процесса при получении задачи может просмотреть результаты исполнителей точки действия (определенной на этапе проектирования).
После ознакомления с результатами исполнителей, контролер бизнес-процесса может либо принять результаты исполнителей, либо отклонить их.
На рисунке ниже показан пример формы контролера бизнес-процесса с результатом исполнителя.
В случае, если в контролируемой точке действия было несколько исполнителей, то в форме контроля результатов включается возможность навигации и просмотра результатов каждого исполнителя.
В маршруте бизнес-процесса обычно рядом с точкой контроля ставится точка проверки условия, в которой происходит разделение на две маршрутные ветви в зависимости от того принял ли контролер результаты исполнителей или отклонил.
Смотрите также:
