Работа с документами в системе

Основным носителем информации в системе документооборота является корпоративный документ. Пользователи, ранее работавшие с программами на базе «1С», уже знакомы с термином «документ программы». Тем не менее, в программе СЭД «Корпоративный документооборот» документ несколько отличается.

Корпоративный документ в программе является более универсальным носителем информации, чем, например, документ «Счет на оплату»  в программе «1С:Бухгалтерия». Корпоративный документ может нести в себе произвольную информацию о деятельности предприятия, в документе также используется больше количество реквизитов для описания такой информации. К документу может быть приложено большое количество файлов, например, тексты договоров, сканы документов, различные графические, видео и аудио материалы.

На рисунке ниже приведен пример одного из корпоративных документов.

Учет договоров в 1С Такси

Для более удобной работы с корпоративными документами в программе существует возможность определить набор их видов.

В конкретном виде документа можно изменить набор доступных и видимых на экране реквизитов документов, задать их наименования, дополнить вид документа дополнительными реквизитами.

При настройке вида документа также можно настроить и другие параметры, например, привязать к виду документа определенные бизнес-процессы системы и прочее. Ниже приведен пример корпоративного документа с настроенным видом «Приказ». Как видите, он значительно отличается от предыдущего примера документа. В данном документе были переименованы некоторые экранные реквизиты (поля), а также скрыты не используемые закладки и добавлены новые реквизиты.

Работа с документами 1s_document_prikaz.png

Перед началом активного использования системы документооборота рекомендуется определиться с набором видов документов, которые будут использоваться на предприятии.

После установки программы в ней уже имеется несколько предопределенных видов корпоративных документов (входящие, исходящие, внутренние). Предприятие в любой момент может существенно расширить набор видов документов.

Например, часто добавляются отдельные виды документов «Договор», «Приказ», «Служебная записка». Конечно, можно использовать для договора, приказа уже заданный вид документа «Внутренний», но создание более специализированных видов документов позволит предприятию:

  • Более точно определить состав используемых реквизитов для максимального  подробного описания хранимой в документах информации
  • Указать более подходящие наименования элементов в формах документов данных видов
  • Реализовать возможность устанавливать отборы по видам документов в журналах и отчетах системы.

Для настройки набора видов корпоративных документов для вашего предприятия перейдите в подсистему «Администрирование системы». Откройте в  верхней панели подсистемы пункт «Настройки документов» и нажмите на кнопку «Виды документов». Создайте или отредактируйте нужные вашему предприятию виды корпоративных документов.

В СЭД «Корпоративный документооборот» существует несколько вариантов указания принадлежности корпоративного документа. В документе можно указать его принадлежность определенным юридическим лицам, контрагентам, подразделениям, проектам и пользователям. Кроме того в документе можно указать место хранения физической копии документа (помещение, шкаф и т.д.).

Один из основных инструментов доступа к корпоративным документам в системе электронного документооборота «Корпоративный документооборот» является «Навигатор».

Инструмент «Навигатор» располагается в подсистеме «Актуальные документы» (пункт «Навигатор»). В «Навигаторе» можно установить различные отборы и группировки. В левой части формы «Навигатора» есть дерево объектов, по которым можно быстро выполнить отбор документов.

На рисунке ниже показана открытая форма «Навигатора», в которой установлена отбор по всем приказам предприятия.

Поиск документов в 1С

Существуют и другие варианты установки отборов в «Навигаторе», например, можно быстро установить отбор по контрагентам. В таком случае при выборе контрагента в дереве в левой части формы, в списке будут отображены все документы, в которых указан этот контрагент. Аналогично можно установить варианты построения дерева по подразделениям, проектам, пользователям, организациям, корпоративным папкам, местам хранения, номенклатуре дел. Во всех этих вариантах список документов будет быстро отфильтрован по выбранному в дереве значению (например, можно будет быстро получить все документы по проекту модернизации цеха №3).

Корпоративные документы предназначены не только для хранения различной информации предприятия, они также активно используются в бизнес-процессах и задачах. Документы можно присоединять к бизнес-процессам и отправлять их по маршрутам, например, для  согласования, ознакомления, передачи информации и множеству других.

Бизнес-процесс можно создать непосредственно из документа, для этого в верхней панели инструментов документа (если она не скрыта в настройках вида или из-за ограничения прав доступа пользователя) выберите пункт «Бизнес-процессы» и выберите нужный бизнес-процесс для запуска.

На рисунке ниже приведен пример меню «Бизнес-процессы», открытого в форме корпоративного документа.

Запуск процессов из входящего документа

Список доступных для запуска из документа бизнес-процессов определяется в настройках вида документа.
Смотрите также: