У любой компании, наступает момент внедрения системы электронного документооборота и описания бизнес-процессов для их упорядочивания и оптимизации.
Очень важную роль в этом процессе играет программное обеспечение, в котором будут отражены описанные процессы и налажена работа сотрудников компании.
К выбору программного продукта мы подошли системно, определили для себя основные контрольные точки для ПО и необходимый функционал.
В первую очередь нам была важна возможность интеграции с другими программными продуктами на базе платформы 1С, которые уже использовались у нас в компании. И возможность относительно просто перетянуть данные из уже используемой самописной базы 1С, в которой согласовывали договоры. Собственно, по этой причине и выбрали ПО на этой же платформе.
Предыстория развития и внедрения СЭД в нашей компании. При первой попытке организовать работу с договорами мы использовали самописную базу 1С на основе конфигурации 1С 8.1 УПП. Через несколько лет использования и постоянного дописывания ее функционала, мы столкнулись с проблемой и ограничениями, которые были заложены в конфигурацию на стадии планирования и подготовки ТЗ.
В частности, мы были ограничены кол-вом кругов согласования документа, сложностью внесения изменений в алгоритм прохождения точек согласования или их добавления ( в этом случае приходилось обращаться к программисту ), невозможность самостоятельно создать БП и маршрут его прохождения, отсутствие мобильного клиента для уведомлений и согласований за пределами офиса.
В итоге, приняли решение сменить решение для СЭД и расширить его функционал. Изучили наиболее распространенные программные продукты в сфере документооборота. Решение от компании Аналитика СЭД “Корпоративный документооборот” нам подошло лучше всех по следующим критериям:
- Простота настройки и администрирования. Можно сделать все своими силами;
- Наглядность при создании бизнес-процессов и легкость их изменения;
- Нужные виды уведомлений и способы их настройки;
- Встроенная и уже работающая подсистема создания и учета заявок в тех. поддержку, будет полезна, если у вас в компании есть соответствующее подразделение;
- Более чем демократичная цена с учетом предложенного функционала;
- Открытый программный код, вы ничем не ограничены при использовании конфигурации, кроме лицензионного соглашения.
Также из плюсов хочу отметить прекрасную тех. поддержку со стороны разработчиков. Реагируют оперативно, вникают в суть задачи и готовы помочь в реализации необходимых изменений и оперативно устраняют найденные недочеты. За это отдельно – 5 баллов.
На фоне общего положительного положительного вектора развития, у программного продукта есть и свои недочеты. Интерфейс пользователя еще требует внимательной проработки и допиливания, на первом этапе для наших сотрудников он был далек от ощущения “user friendly” и потребовал доработки. Мобильный клиент – он есть и это хорошо. С точки зрения функционала и опять же интуитивности его использования – требует улучшения.
Из пожеланий на будущее: хотелось бы иметь площадку для обмена опытом и обсуждения вопросов между пользователями программы, думаю, это дало бы позитивный импульс для развития программного продукта в целом и помогло бы отсеивать наиболее частые и простые вопросы на стадии изучения программы и ее возможностей.
В завершении, хочу пожелать энтузиазма разработчикам в деле развития и улучшения программного продукта, прогрессивных идей и расширения сферы применения и использования СЭД.
Руководитель направления бизнес-моделирования компании ООО «Стайнесс»
Беляев Г.А.
