Реальность такова, что проблемы, касающиеся автоматизации документооборота обязательно возникнут в любой организации. Причем деятельность, которой она занимается, никакого значения не имеет. Так автоматизация документооборота в сервисных центрах даст возможность подавать, обрабатывать, принимать, а также отслеживать поступающие заявки на ремонт оборудования или поставку запасных частей в реальном времени.
От своего создания до списания в дело либо уничтожения любой документ проходит определенную последовательность стадий в течение некоторого промежутка времени. Применяя систему автоматизации в сервисных центрах можно с легкостью фиксировать процесс прохождения документом этих стадий из одной в другую.
Возможность контролировать эти процессы, принимать своевременные решения, связанные с управлением ими, возникает благодаря автоматизации сервисных служб на базе такого программного продукта, как 1С:Предприятие. Причем его программы могут функционировать и комплексно, и отдельно друг от друга, но круг задач при этом нисколько не сужается. Таким образом, после внедрения системы автоматизации документооборота в сервисных центрах появятся возможности:
1. Увеличения качества и оперативности обслуживания, что возможно за счет:
- быстрого получения точной информации, касающейся состояния изделий, которые находятся в ремонте
- оперативного информирования клиентов о том, в какой стадии находится работа с изделием, отданным в ремонт
- сохранения истории ремонтов изделия, что очень поможет, если клиент обратиться в сервис повторно
- более точного учета всех затрат, касающихся сервисного обслуживания и себестоимости оказанных услуг
- предварительного расчета стоимости предстоящего ремонта, исходя из имеющихся норм расхода материалов и труда
- уменьшения времени и труда сотрудника, связанных с необходимостью подготовки отчетности.
2. Разделения ответственности за выполняемые операции между персоналом сервиса за счет:
- разграниченного доступа к данным, в зависимости от функциональных обязанностей сотрудника
- установления строгого контроля расходования запасных частей
- установление контроля над последовательностью выполняемых с изделием операций
- накопления статистики о ремонтах, выполненных определенным сотрудником сервиса
3. Установления прозрачности в отношениях с производителем изделий в случае необходимости гарантийного ремонта за счет накопления соответствующей информации и выставления производителю затрат, связанных с производством гарантийного ремонта.
4. Вести аналитическую отчетность, которая подразумевает:
- создание оперативных отчетов, например, о произведенных ремонтах, запасных частях, полученных и потраченных денежных средствах и др.
- возможность настройки аналитических показателей для того, чтобы оценить, насколько эффективна в итоге работа сервиса.
Функциональных возможностей автоматизации документооборота в сервисных центрах также довольно обширны. Это может быть:
- прием в ремонт изделия, оформление необходимых карточек ремонта, сопроводительных документов
- возможность отслеживания и управления статусом изделия, находящегося в ремонте
- учет расходных материалов и запчастей на складе, либо у инженеров сервиса
- возможность перемещения изделия между местами хранения в сервисе
- формирование цен на услуги по ремонту в зависимости от типов работ и производителей
- прием оплаты за изделие и его выдача клиенту
- возможность расчетов с поставщиком при производстве гарантийных ремонтов
- наличие истории ремонта определенного изделия.
Таким образом, главным результатом внедрения автоматизации документооборота в сервисных центрах является наведение порядка в работе с документами; оптимизация бизнес-процессов организации посредствам оперативного принятия управленческих решений, а также повышение уровня эффективности работы центра в целом.
Применение описанной системы станет в руках руководства отличным инструментом управления, так необходимым для развития бизнеса на современном этапе.
На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:
- СЭД «Корпоративный документооборот»
- 1С:Документооборот Корп
- Аналитика: Документооборот
- 1С:Корпоративный документооборот
Возможности некоторых программных продуктов подробно описаны на этом сайте.
Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота
На нашем сайте вы можете найти видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования..
Видео-ролики будут полезны рукводителям предприятия, специалистам, консультанатам и всем интересующимся новыми технологиями.
Перейти на страницу видео-роликов
Смотрите также:
