СЭД «Корпоративный документооборот» является универсальной системой для автоматизации бизнес-процессов и учета разнообразных документов организаций на базе платформы «1С:Предприятие 8.3 / 8.2». Работа системы электронного документооборота в государственных предприятиях, конечно, имеет некоторые особенности, но кардинально не отличается от использования программы в коммерческих предприятиях.
Особенности использования в государственных (а также муниципальных и других) предприятиях реализуются через настройку базового функционала без внесения изменений в программный код программы.
Для учета потребностей государственных предприятий в базу данных внесены новые записи в справочник видов документов. Добавлены виды документов, связанные с обращениями граждан (на которые предприятие, согласно законодательству РФ, обязано дать ответ). В справочник корпоративных папок организации также добавлены элементы, связанные с отношениями с городской администрацией, хозяйственной деятельностью организации и прочие.
нажмите на картинку для увеличения
Набор таких элементов определяется потребностями организации, а также глубиной предполагаемой автоматизации документооборота.
На рисунке выше показан пример простого списка видов документов, при внедрении списка видов документов в конкретной организации состав элементов может быть значительно расширен, при этом возможна организация иерархической структуры произвольной сложности.
Механизмы обмена документами
СЭД «Корпоративный документооборот» позволяет организовать обмен документами между различными государственными предприятиями с помощью нескольких встроенных механизмов.
Первый механизм – обмен документами согласно ГОСТ 53898-2010. Данный стандарт описывает базовые требования к обмену документами в специальном формате XML. Этот механизм можно использовать при обмене с другими системами документооборота, поддерживающими ГОСТ 53898-2010, в том числе с системами, реализованными не на базе платформы .
Механизмы выгрузки и загрузки документов находятся в подсистеме «Актуальные документы». Для выгрузки документов в другие базы данных по ГОСТ 53898-2010 необходимо выбрать период выгрузки и, при необходимости, установить фильтр по виду документа. Далее сформировать и выгрузить список документов в файл.
На рисунке выше приведен пример такой выгрузки. В результате выгрузки был сформирован пакет (zip-файл), содержащий комплект выгружаемых документов в формате XML. Существует возможность указать пароль для формируемого zip-файла, есть также возможность выгрузки в отдельные XML-файлы без упаковывания их в единый zip-архив.
Механизм загрузки документов по ГОСТ 53898-2010 позволяет указать на пакет (zip-файл) или на один конкретный документ (в формате XML) и выполнить его загрузку в систему документооборота. После загрузки будут сформированы обычные документы в базе данных СЭД «Корпоративный документооборот».
Второй механизм предназначен для обмена документами с другой базой данных программы СЭД «Корпоративный документооборот». В отличие от первого способа обмена документами (основанного на требованиях ГОСТ 53898-2010) второй способ позволяет проводить более гибкую настройку обмена документами.
Механизм позволяет передавать пакеты данных по электронной почте (с автоматической проверкой и загрузкой документов из указанного почтового шлюза), а также изменять параметры полученных документов по определенным правилам. Например, переданный из другой базы данных документ изначально имеет вид «Исходящий», а после приема его в текущую базу данных он получит вид «Входящий». Также возможна автоматическая замена состояний документов. Например, все загруженные документы могут автоматически получить статус «Получен» хотя в другой базе данных они имели статус «Отправлен».
При использовании этого механизма обмена можно взаимно заменять элементы справочника «Контрагенты» и «Организации». Например, в базе данных-источнике в исходящем документе был указан внешний контрагент (элемент справочника «Контрагенты»), которым в текущей базе данных является собственная организация (элемент справочника «Организации»), соответственно при загрузке в документе будет указана собственная организация, а организация, из которой пришел документ, станет контрагентом в этом входящем документе.
Давайте рассмотрим на небольшом примере выгрузку исходящих документов из муниципальной организации и передачу их областной администрации. В базе данных муниципальной организации в Навигаторе документов мы видим два подготовленных исходящих документа.
В передаваемых документах в поле «Контрагент» указана администрация губернатора, а документы имеют статус «Согласован» (такой статус мог быть установлен вручную или автоматически, в результате выполнения одного из бизнес-процессов системы).
Откроем форму выгрузки документов (форма расположена в подсистеме «Обмен данными»). Для удобства формирования списка выгружаемых документов укажем фильтр по виду документов «Исходящие» и фильтр по состоянию документов «Согласован», установим период выгрузки и нажмем кнопку «Заполнить список документов».
В этом примере будем использовать обмен через файловый каталог. Возможен также обмен через электронную почту, в таком случае нужно будет указать учетную запись для отправки почты и электронный адрес получателя пакета документов.
В результате выгрузки создается zip-файл с выгруженными документами (в том числе прилагаемыми к документам файлами).
Теперь откроем другую базу данных. В нашем примере в ней будет вестись учет администрации губернатора. В данной базе данных администрация является элементом справочника «Организации», а муниципальное образование из которого будем получать документы занесено в справочник «Контрагенты» (т.е. обратная ситуация по сравнению с первой базы данных).
Откроем форму загрузки документов. Укажем загрузку пакетов из каталога. Можно установить обмен через электронную почту, в таком случае нужно будет указать учетную запись с которой система будет читать письма с пакетами данных и адрес отправителя писем. Работа с почтовыми шлюзами реализована на уровне платформы «1С».
Укажем в форме загрузки данных, что исходящие документы при загрузке будут автоматически получать вид входящих документов, а также изменять свое состояние с «Согласован» на «Новый».
После чтения пакетов данных и выполнения загрузки в базе данных будет сформировано два документа. Согласно настроек параметров загрузки, документы имеют состояние «Новый» и вид «Входящий». В загруженных документах на закладке «Принадлежность» контрагентом указано муниципальное учреждение (откуда пришел документ), а организацией администрация области.
При обмене данными пакеты могут быть зашифрованы с помощью пароля.
На официальном сайте программы размещен видео-ролик демонстрирующий обмен документами между несколькими базами данных. Посмотреть его можно на этой странице
Работа с обращениями граждан
СЭД «Корпоративный документооборот» имеет широкие возможности по разработке и настройке бизнес-процессов любой сложности. При этом настройка бизнес-процессов выполняется с помощью удобного визуального редактора бизнес-процессов и не требует обращения к программистам и внесения изменений в программный код программы. Подробнее о настройке бизнес-процессов можно прочитать в отдельном разделе сайта системы: https://xn--90afdtkhdeabaxvge.net/process
В данном разделе мы рассмотрим простой бизнес-процесс работы с обращением гражданина в муниципальное образование. На основе этого процесса можно разработать собственный, более сложный маршрут процесса. В системе также существует возможность включать в маршрут процесса другие подпроцессы. Ограничений на уровень вложенности подпроцессов нет.
Стоит заметить, что для более удобной работы с обращениями граждан в базе данных СЭД «Корпоративный документооборот» мы создали отдельный вид документа «Обращение граждан». В данном виде документа добавлено два дополнительных реквизита (реквизиты «Отправитель» и признак коллективного обращения). Средства настройки видов документов позволяют не только добавить необходимые дополнительные реквизиты, но и включать в документы таблицу с настраиваемым составом полей и даже переименовать или скрыть поля и закладки формы документа.
На рисунке выше показан пример настройки вида документа «Обращение граждан».
Документы с обращениями граждан могут быть получены различными способами, например через автоматическую загрузку с определенного адреса электронной почты или через мониторинг файлового каталога в котором формируются изображения, полученные с автоматического факса организации. И, конечно, их можно ввести в базу данных вручную.
Непосредственная работа с обращением граждан выполняется с помощью отдельного бизнес-процесса «Обработка обращений граждан». Маршрут этого бизнес-процесса достаточно прост, но он может быть существенно переработан и расширен в визуальном редакторе бизнес-процессов СЭД «Корпоративный документооборот».
На рисунке ниже показан маршрут бизнес-процесса «Обработка обращений граждан».
Согласно маршрута этого бизнес-процесса сначала выдается задача сотруднику организации на проверку поступившего документа и признания его корректным и подлежащим обработке. В своей задаче он определяет, кому попадет этот документ на рецензию. Если документ корректен, то он попадает к рецензенту, который кроме написания текста рецензии назначает исполнителя по документу.
Исполнитель в полученной от системы задаче подготавливает ответ на обращение, далее процесс уведомляет рецензента (внутри системы и/или на электронную почту и/или в систему мгновенных сообщений Jabber) и передает подготовленный ответ (и другие элементы) сотруднику для отправки его гражданину. Более подробно процесс будет рассмотрен в этом разделе немного ниже.
Приведенный процесс предназначен только для демонстрации работы системы и может быть расширен и дополнен при реальной эксплуатации системы. В системе возможно создание сложных, вложенных бизнес-процессов, один из примеров приведен на рисунке ниже.
Бизнес-процесс «Обработка обращений граждан» может быть запущен автоматически после создания документа соответствующего вида. Можно запустить процесс и вручную, для этого в документе необходимо выбрать пункт меню «Бизнес-процессы Обработка обращений граждан». В примере показан только один вид процесса, но можно реализовать различные виды процессов обработки обращений и выбирать нужный для каждого конкретного случая.
После запуска процесса на выполнение система начнет обработку его маршрута, выполнение действий с документом и выдачу соответствующих задач пользователям.
Формы задач пользователей могут быть настроены при проектировании бизнес-процесса, в формы можно включить нужные переменные (реквизиты) процесса и, при необходимости, задать нужные названия полей в форме задач. Существует полезная возможность установить требуемые от исполнителей в каждой точке маршрута результаты. Сформированные бизнес-процессом задачи поступают сотрудникам организации на рабочий стол системы (первая подсистема в основном окне программы). В системе также можно настроить различные уведомления, связанные с созданием задачи и отправлять их например, на электронную почту сотрудника.
Первая задача, которая будет создана бизнес-процессом «Обработка обращений граждан» – это задача на первичную обработку нового документа. В этой задаче сотрудник определяет является ли документ корректным (например, текст документа может не читаться либо документ может не подходить по формальным критериям для обработки, быть анонимным и прочее). Если же документ корректный и подлежит обработке в установленном законом порядке, то сотрудник указывает кому попадает данный документ на рецензию, и при необходимости, пишет комментарий к документу.
Далее документ попадает к рецензенту. Рецензент в своей задаче видит само обращение гражданина (гиперссылку на него), а также комментарий первичной обработки.
Рецензент прямо в форме своей задачи пишет рецензию и определяет исполнителя по данному обращению.
После выполнения задачи документ с рецензией попадает указанному исполнителю. Исполнителю необходимо подготовить ответ на обращение. Ответ готовится в виде нового документа. Если исполнитель попытается выполнить задачу без указания ссылки на подготовленный документ с ответом гражданину, то система не примет такую работу и не даст сделать задачу выполненной.
На рисунке ниже показана задача исполнителя с уже созданным и добавленным ответом на обращение.
В маршрут бизнес-процесса после точки подготовки ответа включена точка отправки уведомлений. При прохождении такой маршрутной точки система сфомрирует и отправит уведомление на рабочий стол рецензента о готовности ответа (уведомление также можно отправить на электронную почту, в корпоративный чат, в систему Jabber). На рисунке ниже показан пример поступившего уведомления на рабочем столе рецензента.
Для отправки подготовленного ответа формируется отдельная задача. Сотрудник, получивший такую задачу видит в ней комментарии ответственных сотрудников и ссылку на документ с подготовленным ответом.
После отправки ответа гражданину бизнес-процесс успешно завершается.
В маршрут процесса включена точка установки состояния документа «Обработан». Таким образом документ (обращение гражданина) автоматически изменит свое состояние при успешном завершении процесса.
В системе поддерживается ведение статистики по выполненным процессам, на закладке «Статистика и журнал процесса» в форме бизнес-процесса можно посмотреть сколько времени заняла обработка обращения гражданина, сколько и каких задач было создано сотрудникам.
По отдельному запросу на адрес gos@analitica.ru предприятия могут получить демонстрационные базы данных, в которых реализованы описанные в этом разделе настройки и бизнес-процессы. Для работы с демонстрационными базами данных потребуется платформа «1С:Предприятие 8.3 / 8.2».
Смотрите также:
