Документооборот государственных и муниципальных предприятий на 1С

СЭД «Наш документооборот 3.0» является универсальной системой для автоматизации бизнес-процессов и учета разнообразных документов организаций на базе платформы «1С:Предприятие 8.3 / 8.2». Работа системы электронного документооборота в государственных предприятиях, конечно, имеет некоторые особенности, но кардинально не отличается от использования программы в коммерческих предприятиях.

Особенности использования в государственных (а также муниципальных и других) предприятиях реализуются через настройку базового функционала без внесения изменений в программный код программы.

Для учета потребностей государственных предприятий в базу данных внесены новые записи в справочник видов документов. Добавлены виды документов, связанные с обращениями граждан (на которые предприятие, согласно законодательству РФ, обязано дать ответ). В справочник корпоративных папок организации также добавлены элементы, связанные с отношениями с городской администрацией, хозяйственной деятельностью организации и прочие.

виды документов гос. предприятия 
нажмите на картинку для увеличения

Набор таких элементов определяется потребностями организации, а также глубиной предполагаемой автоматизации документооборота.

На рисунке выше показан пример простого списка видов документов, при внедрении списка видов документов в конкретной организации состав элементов может быть значительно расширен, при этом возможна организация иерархической структуры произвольной сложности.
 
Механизмы обмена документами

СЭД «Наш документооборот 3.0» позволяет организовать обмен документами между различными государственными предприятиями с помощью нескольких встроенных механизмов.

Первый механизм – обмен документами согласно ГОСТ 53898-2010. Данный стандарт описывает базовые требования к обмену документами в специальном формате XML. Этот механизм можно использовать при обмене с другими системами документооборота, поддерживающими ГОСТ 53898-2010, в том числе с системами, реализованными не на базе платформы .

Механизмы выгрузки и загрузки документов находятся в подсистеме «Актуальные документы». Для выгрузки документов в другие базы данных по ГОСТ 53898-2010 необходимо выбрать период выгрузки и, при необходимости, установить фильтр по виду документа. Далее сформировать и выгрузить список документов в файл.

обмен данными по ГОСТ 53898-2010

На рисунке выше приведен пример такой выгрузки. В результате выгрузки был сформирован пакет (zip-файл), содержащий комплект выгружаемых документов в формате XML. Существует возможность указать пароль для формируемого zip-файла, есть также возможность выгрузки в отдельные XML-файлы без упаковывания их в единый zip-архив.

Механизм загрузки документов по ГОСТ 53898-2010 позволяет указать на пакет  (zip-файл) или на один конкретный документ (в формате XML) и выполнить его загрузку в систему документооборота. После загрузки будут сформированы обычные документы в базе данных СЭД «Наш документооборот 3.0».

Второй механизм предназначен для обмена документами с другой базой данных программы СЭД «Наш документооборот 3.0». В отличие от первого способа обмена документами (основанного на требованиях ГОСТ 53898-2010) второй способ позволяет проводить более гибкую настройку обмена документами.

Механизм позволяет передавать пакеты данных по электронной почте (с автоматической проверкой и загрузкой документов из указанного почтового шлюза), а также изменять параметры полученных документов по определенным правилам. Например, переданный из другой базы данных документ изначально имеет вид «Исходящий», а после приема его в текущую базу данных он получит вид «Входящий». Также возможна автоматическая замена состояний документов. Например, все загруженные документы могут автоматически получить статус «Получен» хотя в другой базе данных  они имели статус «Отправлен».

При использовании этого механизма обмена можно взаимно заменять элементы справочника «Контрагенты» и «Организации». Например, в базе данных-источнике в исходящем документе был указан внешний контрагент (элемент  справочника «Контрагенты»), которым в текущей базе данных является собственная организация (элемент справочника «Организации»), соответственно при загрузке в документе будет указана собственная организация, а организация, из которой пришел документ, станет контрагентом в этом входящем документе.

Давайте рассмотрим на небольшом примере выгрузку исходящих документов из муниципальной организации и передачу их областной администрации. В базе данных муниципальной организации в Навигаторе документов мы видим два подготовленных исходящих документа.

передача документов

В передаваемых документах в поле «Контрагент» указана администрация губернатора, а документы имеют статус «Согласован» (такой статус мог быть установлен вручную или автоматически, в результате выполнения одного из бизнес-процессов системы).

документооборот в государственных прдеприятиях

Откроем форму выгрузки документов (форма расположена в подсистеме «Обмен данными»). Для удобства формирования списка выгружаемых документов укажем фильтр по виду документов «Исходящие» и фильтр по состоянию документов «Согласован»,  установим период выгрузки и нажмем кнопку «Заполнить список документов».

обмен данными государственых предприятий

В этом примере будем использовать обмен через файловый каталог. Возможен также обмен через электронную почту, в таком случае нужно будет указать учетную запись для отправки почты и электронный адрес получателя пакета документов.

В результате выгрузки создается zip-файл с выгруженными документами (в том числе прилагаемыми к документам файлами).

Теперь откроем другую базу данных. В нашем примере в ней будет вестись учет администрации губернатора. В данной базе данных администрация является элементом справочника «Организации», а муниципальное образование из которого будем получать документы занесено в справочник «Контрагенты» (т.е. обратная ситуация по сравнению с первой базы данных).

Откроем форму загрузки документов.  Укажем загрузку пакетов из каталога. Можно установить обмен через электронную почту, в таком случае нужно будет указать учетную запись с которой система будет читать письма с пакетами данных и адрес отправителя писем. Работа с почтовыми шлюзами реализована на уровне платформы «1С».

Укажем в форме загрузки данных, что исходящие документы при загрузке будут автоматически получать вид входящих документов, а также изменять свое состояние с «Согласован» на «Новый».

загрузка документов из других баз 1с

После чтения пакетов данных и выполнения загрузки в базе данных будет сформировано два документа. Согласно настроек параметров загрузки, документы имеют состояние «Новый» и вид «Входящий». В загруженных документах на закладке «Принадлежность» контрагентом указано муниципальное учреждение (откуда пришел документ), а организацией администрация области.

виды документов муниципального предприятия

При обмене данными пакеты могут быть зашифрованы с помощью пароля.

На официальном сайте программы размещен видео-ролик демонстрирующий обмен документами между несколькими базами данных.  Посмотреть его можно на этой странице

Работа с обращениями граждан

СЭД «Наш документооборот 3.0» имеет широкие возможности по разработке и настройке бизнес-процессов любой сложности. При этом настройка бизнес-процессов выполняется с помощью удобного визуального редактора бизнес-процессов и не требует обращения к программистам и внесения изменений в программный код программы. Подробнее о настройке бизнес-процессов можно прочитать в отдельном разделе сайта системы: https://xn--90afdtkhdeabaxvge.net/process

В данном разделе мы рассмотрим простой бизнес-процесс работы с обращением гражданина в муниципальное образование. На основе этого процесса можно разработать собственный, более сложный маршрут процесса. В системе также существует возможность включать в маршрут процесса другие подпроцессы. Ограничений на уровень вложенности подпроцессов нет.

Стоит заметить, что для более удобной работы с обращениями граждан в базе данных СЭД «Наш документооборот 3.0» мы создали отдельный вид документа «Обращение граждан». В данном виде документа добавлено два дополнительных реквизита (реквизиты «Отправитель» и признак коллективного обращения). Средства настройки видов документов позволяют не только добавить необходимые дополнительные реквизиты, но и включать в документы таблицу с настраиваемым составом полей и даже переименовать или скрыть поля и закладки формы документа.

1с в муниципальных предприятиях

На рисунке выше показан пример настройки вида документа «Обращение граждан».

Документы с обращениями граждан могут быть получены различными способами, например через автоматическую загрузку с определенного адреса электронной почты или через мониторинг файлового каталога в котором формируются изображения, полученные с автоматического факса организации. И, конечно, их можно ввести в базу данных вручную.

Непосредственная работа с обращением граждан выполняется с помощью отдельного бизнес-процесса «Обработка обращений граждан». Маршрут этого бизнес-процесса достаточно прост, но он может быть существенно переработан и расширен в визуальном редакторе бизнес-процессов СЭД «Наш документооборот 3.0».

На рисунке ниже показан маршрут бизнес-процесса «Обработка обращений граждан».

бизнес-процесс обращение граждан

Согласно маршрута этого бизнес-процесса сначала выдается задача сотруднику организации на проверку поступившего документа и признания его корректным и подлежащим обработке. В своей задаче он определяет, кому попадет этот документ на рецензию. Если документ корректен, то он попадает к рецензенту, который кроме написания текста рецензии назначает исполнителя по документу.

Исполнитель в полученной от системы задаче подготавливает ответ на обращение, далее процесс уведомляет рецензента (внутри системы и/или на электронную почту и/или в систему мгновенных сообщений Jabber) и передает подготовленный ответ (и другие элементы) сотруднику для отправки его гражданину. Более подробно процесс будет рассмотрен в этом разделе немного ниже.

Приведенный процесс предназначен только для демонстрации работы системы и может быть расширен и дополнен при реальной эксплуатации системы. В системе возможно создание сложных, вложенных бизнес-процессов, один из примеров приведен на рисунке ниже.

бизнес-процессы в 1с

Бизнес-процесс «Обработка обращений граждан» может быть запущен автоматически после создания документа соответствующего вида. Можно запустить процесс и вручную, для этого в документе необходимо выбрать пункт меню «Бизнес-процессы Обработка обращений граждан». В примере показан только один вид процесса, но можно реализовать различные виды процессов обработки обращений и выбирать нужный для каждого конкретного случая.

обращение граждан 1с

После запуска процесса на выполнение система начнет обработку его маршрута, выполнение действий с документом и выдачу соответствующих задач пользователям.

Формы задач пользователей могут быть настроены при проектировании бизнес-процесса, в формы можно включить нужные переменные (реквизиты) процесса и, при необходимости, задать нужные названия полей в форме задач. Существует полезная возможность установить требуемые от исполнителей в каждой точке маршрута результаты. Сформированные бизнес-процессом задачи поступают сотрудникам организации на рабочий стол системы (первая подсистема в основном окне программы). В системе также можно настроить различные уведомления, связанные с созданием задачи и отправлять их например, на электронную почту сотрудника.

Первая задача, которая будет создана бизнес-процессом «Обработка обращений граждан» – это задача на первичную обработку нового документа. В этой задаче сотрудник определяет является ли документ корректным (например, текст документа может не читаться либо документ может не подходить по формальным критериям для обработки, быть анонимным и прочее). Если же документ корректный и подлежит обработке в установленном законом порядке, то сотрудник указывает кому попадает данный документ на рецензию, и при необходимости, пишет комментарий к документу.

задача исполнителя

Далее документ попадает к рецензенту. Рецензент в своей задаче видит само обращение гражданина (гиперссылку на него), а также комментарий первичной обработки.

Рецензент прямо в форме своей задачи пишет рецензию и определяет исполнителя по данному обращению.  

рецензия обращения гражданина

После выполнения задачи документ с рецензией попадает указанному исполнителю. Исполнителю необходимо подготовить ответ на обращение. Ответ готовится в виде нового документа. Если исполнитель попытается выполнить задачу без указания ссылки на подготовленный документ с ответом гражданину, то система не примет такую работу и не даст сделать задачу выполненной.

На рисунке ниже показана задача исполнителя с уже созданным и добавленным ответом на обращение.

ответ на обращение гражданина

В маршрут бизнес-процесса после точки подготовки ответа включена точка отправки уведомлений. При прохождении такой маршрутной точки система сфомрирует и отправит уведомление на рабочий стол рецензента о готовности ответа (уведомление также можно отправить на электронную почту, в корпоративный чат, в систему Jabber). На рисунке ниже показан пример поступившего уведомления на рабочем столе рецензента.

уведомление из 1с

Для отправки подготовленного ответа формируется отдельная задача. Сотрудник, получивший такую задачу видит в ней комментарии ответственных сотрудников и ссылку на документ с подготовленным ответом.

После отправки ответа гражданину бизнес-процесс успешно завершается.

В маршрут процесса включена точка установки состояния документа «Обработан». Таким образом документ (обращение гражданина) автоматически изменит свое состояние при успешном завершении процесса.

В системе поддерживается ведение статистики по выполненным процессам, на закладке «Статистика и журнал процесса» в форме бизнес-процесса можно посмотреть сколько времени заняла обработка обращения гражданина, сколько и каких задач было создано сотрудникам.

По отдельному запросу на адрес gos@analitica.ru предприятия могут получить демонстрационные базы данных, в которых реализованы описанные в этом разделе настройки и бизнес-процессы. Для работы с демонстрационными базами данных потребуется платформа «1С:Предприятие 8.3 / 8.2».

Смотрите также: