Автоматизация документооборота на базе 1С в сервисных центрах

Реальность такова, что проблемы, касающиеся автоматизации документооборота обязательно возникнут в любой организации. Причем деятельность, которой она занимается, никакого значения не имеет. Так автоматизация документооборота в сервисных центрах даст возможность подавать, обрабатывать, принимать, а также отслеживать поступающие заявки на ремонт оборудования или поставку запасных частей в реальном времени.

От своего создания до списания в дело либо уничтожения любой документ проходит определенную последовательность стадий в течение некоторого промежутка времени. Применяя систему автоматизации в сервисных центрах можно с легкостью фиксировать процесс прохождения документом этих стадий из одной в другую.

Возможность контролировать эти процессы, принимать своевременные решения, связанные с управлением ими, возникает благодаря автоматизации сервисных служб на базе такого программного продукта, как 1С:Предприятие. Причем его программы могут функционировать и комплексно, и отдельно друг от друга, но круг задач при этом нисколько не сужается. Таким образом, после внедрения системы автоматизации документооборота в сервисных центрах появятся возможности:

1. Увеличения качества и оперативности обслуживания, что возможно за счет:

  • быстрого получения точной информации, касающейся состояния изделий, которые находятся в ремонте
  • оперативного информирования клиентов о том, в какой стадии находится работа с изделием, отданным в ремонт
  • сохранения истории ремонтов изделия, что очень поможет, если клиент обратиться в сервис повторно
  • более точного учета всех затрат, касающихся сервисного обслуживания и себестоимости оказанных услуг
  • предварительного расчета стоимости предстоящего ремонта, исходя из имеющихся норм расхода материалов и труда
  • уменьшения времени и труда сотрудника, связанных с необходимостью подготовки отчетности.

2.  Разделения ответственности за выполняемые операции между персоналом сервиса за счет:

  • разграниченного доступа к данным, в зависимости от функциональных обязанностей сотрудника
  • установления строгого контроля расходования запасных частей
  • установление контроля над последовательностью выполняемых с изделием операций
  • накопления статистики о ремонтах, выполненных определенным сотрудником сервиса

3. Установления прозрачности в отношениях с производителем изделий в случае необходимости гарантийного ремонта за счет накопления соответствующей информации и выставления производителю затрат, связанных с производством гарантийного ремонта.

4. Вести аналитическую отчетность, которая подразумевает:

  • создание оперативных отчетов, например, о произведенных ремонтах, запасных частях, полученных и потраченных денежных средствах и др.
  • возможность настройки аналитических показателей для того, чтобы оценить, насколько эффективна в итоге работа сервиса.

Функциональных возможностей автоматизации документооборота в сервисных центрах также довольно обширны. Это может быть:

  • прием в ремонт изделия, оформление необходимых карточек ремонта, сопроводительных документов
  • возможность отслеживания и управления статусом изделия, находящегося в ремонте
  • учет расходных материалов и запчастей на складе, либо у инженеров сервиса
  • возможность перемещения изделия между местами хранения в сервисе
  • формирование цен на услуги по ремонту в зависимости от типов работ и производителей
  • прием оплаты за изделие и его выдача клиенту
  • возможность расчетов с поставщиком при производстве гарантийных ремонтов
  • наличие истории ремонта определенного изделия.

Таким образом, главным результатом внедрения автоматизации документооборота в сервисных центрах является наведение порядка в работе с документами; оптимизация бизнес-процессов организации посредствам оперативного принятия управленческих решений, а также повышение уровня эффективности работы центра в целом. 

Применение описанной системы станет в руках руководства отличным инструментом управления, так необходимым для развития бизнеса на современном этапе.

На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:

  • СЭД «Наш документооборот 3.0»
  • 1С:Документооборот Корп
  • Аналитика: Документооборот
  • 1С:Корпоративный документооборот

Возможности некоторых программных продуктов подробно описаны на этом сайте.

Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота

На нашем сайте вы можете найти видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования..

Видео-ролики будут полезны рукводителям предприятия, специалистам, консультанатам и всем интересующимся новыми технологиями.

Перейти на страницу видео-роликов

Смотрите также: